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Hi Mädels,

bisher läuft es halbwegs gut. Neuer Chef hat noch nie ne Sekki gehabt, und das merke ich jetzt extrem. D. h. ich habe noch mehr Leerlauf, den ich mit einem Online-Englischkurs fülle.
Mein Ex-Chef hat in seine Mails und in seinen Kalender überhaupt nicht reingeschaut.
Da wir meist Mails mit großen Anhängen haben, habe ich die ausgedruckt, damit er sich handschriftlich was vermerken kann und die Unterlagen für die nächste Sitzung mitnehmen kann.
Dem neuen Chef musst ich schon heute morgen auf die Finger hauen. ICH bin für seine Termine zuständig und nehme diese auch an. Schließlich muss ich ja wissen, wann die stattfinden, und wann ich ihm was dazu hinlegen muss. Ist schon blöd, wenn man morgens über einen Termin am gleichen Tag stolpert und erst noch alles zusammen suchen muss.
Dass er seine Mails selber machen möchte, kann ich ja noch verstehen. Er soll sie aber so lange in seinem Mailfach stehen lassen, bis ich sie auch gelesen habe. Heute finde ich zwei wichtige Infos, die ich auch benötigt habe, verschoben in irgendeinem Notesordner. D. h. auch wiederrum, dass ich nicht einfach nach betreffender Person im Maileingang suchen kann, sondern alle 20 Ordner durchklicken muss, um so ein Mail zu finden.
Die meisten Antworten auf Mails schreibt er selber, und ich sitze da und langweile mich.
Demnächst bekommt er seinen Blackberry, dann wird es hoffentlich nicht noch schlimmer.

Wie ist da bei euch geregelt? Wer macht was, und wie bekommt ihr Infos?

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Interpunktion und Orthographie dieses Posts sind frei erfunden.
Eine Übereinstimmung mit aktuellen oder ehemaligen Regeln wäre rein zufällig und ist nicht beabsichtigt.

Einigt Euch doch darauf, dass Du die Mails in die Ordner packst, das ist ja nichts anderes als Ablage, die macht er ja wohl auch nicht selbst?!

Ansonsten nimm ihm so viel ab wie möglich, bis er irgendwann merkt, dass eine Sekki ihn durchaus unterstützt. Das könnte aber ein langwieriger Prozeß werden.

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Liebe Grüße
Sternchen

Termine mache meist ich - aber ab und an auch mein Chef wenn er gerade mit einem Kunden spricht. Dann vergisst er oft es mir zu sagen bzw. die entsprechenden Räume zu buchen. Also gehe ich immer wieder mal seinen Kalender durchforsten. Die Wiedervorlage bereite ich ihm jeden Tag auf und auch die Mappen für Termine an diesem Tag.

Ich denke ihr müsstet mal ein grundsätzliches Gespräch abhalten, damit du ihm sagen kannst was du ihm alles abnehmen kannst als seine Assistentin. Und je eher desto besser. Viel Glück Biene

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen

Mein Chef und die meisten anderen Leute haben gelernt, dass nur eine Person seinen Kalender führt. Er! Die meisten Leute fragen mich nur, ob ich irgendwo eine Lücke sehe, in die sie sich reineinladen können. Als wir mehrmals gleichzeitig Meetings eingetragen hatten, haben wir uns geeinigt, dass er seinen Kalender selbst verwurstet. Insbesondere wenn er oft unterwegs ist und da Meeting ausmacht. Das macht absolut Sinn.

Bei Dir sehe ich wirklich das Problem, dass er Frischling in dieser Situation ist. Da hilft nur drüber reden!

Es ist unterschiedlich gewesen, was die Terminplanung angeht. Mal hat er eingetragen, mal ich. Da ich seinen Kalender und den des Besprechungsraumes parallel laufen habe, habe ich gleich gesehen, ob der Raum reserviert war.

Mails habe ich grundsätzlich nie gesehen, außer er hat sie mir weitergeleitet. D.h. auch die Ablage in seinem OL hat er selber gemacht.

Wie das künftig wird weiß ich nicht. Der jetzige GF ist selten da, macht vieles selber. Unser Job steht und fällt mit der Einstellung des Chefs zu diesem Job. Bei meinem letzten AG waren die ersten Jahre super, weil Chef mich alles machen ließ. Sein Nachfolger war genauso nett, aber er hat die interessanten Projekte selber gemacht, wodurch der Job lange nicht mehr so abwechslungsreich war.

Wie die anderen schreiben: reden, reden und wieder reden .

aber ein Sekretariatstag besteht doch aus mehr als Termine vereinbaren?

Bei meiner alten Stelle als VS-Sekki habe ich da bestimmt 6 Stunden pro Tag mit verbracht. Manchmal auch 10

Termine vereinbaren hieß aber auch, die Räume, das Catering, Flüge, Hotels, etc. Da hing ja eine Menge Verwaltungskram dran.

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Liebe Grüße
Sternchen

Britta,

genau deshalb muss ich den Überblick über die Mails haben. Dann kann ich reagieren, solange er in Terminen steckt.
Aus was besteht denn euer Tag, würde mich mal so interessieren.

Reden tun wir ja. Habe ihm heute morgen schon gesagt, dass er die Finger vom Kalender lassen muss, sonst bekommt er Ärger.

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Ich hoffe, Du hast ihm nicht nur Prügel angedroht, sondern ihm auch erklärt, warum das so laufen sollte

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Liebe Grüße
Sternchen

Sternchen,

na klar habe ich das. Da wir aber per Du sind und uns schon einige Jahre kennen, darf ich ihm Haue androhen.

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Eine Übereinstimmung mit aktuellen oder ehemaligen Regeln wäre rein zufällig und ist nicht beabsichtigt.

Du kannst doch bei Dir die Ansicht seiner Mailbox auf "Alle Dokumente" stellen - dann kann er verschieben, was er will, Du siehst alles. Auch seine Antworten können ja für Dich wichtig sein, und sei es nur, um besser zu verstehen, wie er tickt.

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Liebe Grüße
Marada
Wir Frauen sind Engel. Aber wenn man uns die Flügel bricht, dann brauchen wir einen Besen, um fliegen zu können.

Welche Version? Wo stellt man das ein? An seinem PC?!

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Liebe Grüße
Sternchen

ich hab eine automatische Weiterleitung (kopie an mich) und da bleibt dann alles so lange BIS ICH DAS bei mir LÖSCHE


Termine mache meist ich - wir haben beide Zugriff auf seinen Outlookkalender

Marada,

der Tipp ist gut. Mit der Funktion habe ich noch nicht gearbeitet. Arbeitest du auch mit Lotus Notes?

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Eine Übereinstimmung mit aktuellen oder ehemaligen Regeln wäre rein zufällig und ist nicht beabsichtigt.

Termine machen wir beide, aber 90 % mache ich.
Mails lese ich eigentlich nur, wenn ich mal Luft habe Ansonsten kümmere ich mich nur bei Abwesenheit drum.
Schreiben kann meine Chefin auch selbst.

Trotzdem bleibt noch genug anderer Kram für mich übrig. Organisation von Reisen und Meetings, Papierkram, den Chefin nicht will (und von dem sie teilweise nicht mal was ahnt), PC-Verwaltung für die anderen 50 Peoples der Abteilung, Präsentationen, diverse Themen, die ich in ihrem Namen selbst bearbeite etc. Und zu diesem ganzen Kram hab ich viel mehr Lust, als wenn ich nur für sie tippen würde.

Soll ich dir was sagen, Biene? Sei froh, dass dein neuer Chef das alles kann. Warum soll er dir Mailantworten vorgeben, damit du sie einklimperst? Er ist gewohnt, das mal eben nebenbei zu erledigen. Ist doch klasse, das geht viel schneller! Und dir bleibt Zeit für das Wesentliche.