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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 10:04 
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Moin moin :-) diese Themen hatten wir bestimmt schon zur Genüge :-) aber ich finde keinen Fred und habe auch gerade nicht die Zeit...

Ich soll mit einer Kollegin einen Lieferantentag Anfang September organisieren, habe ich vorgestern so nebenbei erfahren *ggg* nun gut, packen wir es an, zumal wir bis dahin überschneidend 3 Wochen wegen Urlaubs nicht da sind.

Was ich bis jetzt schon so weit geregelt habe:
- Werksleiter hält Begrüßungsrede
- Caterer ist vorgewarnt, Buffet ist mit Veranstalter zu 85% geklärt
- Deko in den Räumen (versch. Ausführungen unseres Produkts) und wo ich sie zusammensammeln kann
- die gewünschten Räume für diese Veranstaltung müssen wir noch "leer räumen", die sind alle gebucht an diesem Tag, wie soll es anders sein :roll: bei uns herrscht chronischer Meetingraum-Mangel
- gewünschte Geschenke an die Lieferanten

weitere Maßnahmen:
- Namen der Besucher in Erfahrung bringen
- Namensschilder vorbereiten
- Liste der Namen am Empfang und der Pforte hinterlegen
- Namensschilder im Vorraum austeilen (Tisch mit 1 Banner je Seite oder 1 Banner vorn), wer gibt aus
- Ausschilderung im Gebäude
- Parkplätze
- Presse? (generell: Rolle der Marketingabteilung)
- Werkstour gewünscht?
- Kleiderordnung Mitarbeiter
- Aushang

außerdem habe ich mir ein paar Checklisten ausgedruckt, mal sehen, was ich dort noch finde.

habt ihr weitere Ideen? :-) einfach mal brainstormen

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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 10:14 
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werden Fotos gemacht?
welche Kollegen müssen an dem Tag dabei sein (Urlaubszeit)?
gibts Info-Mappen? Inhalt, Zuständigkeit


Zuletzt geändert von Hannah am Fr 18. Jul 2014, 10:24, insgesamt 1-mal geändert.

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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 10:20 
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Wer schreibt die Einladungen? Wer erstellt die Einladungsliste? Persönliche Einladungen? Vertreter erlaubt? Wer kommuniziert das?
Fotograf?
Interne Teilnehmer?

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Liebe Grüße
Kiki


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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 11:32 
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den Raum schon für den Tag vorher anmieten - dann könnt ihr entspannt aufbauen

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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 11:46 
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Da brauchen sie ja erst noch einen :-)

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen Bild (Quarkschneggle)


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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 13:11 
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Hier ungeordnet meine Gedanken dazu:

- Infrastruktur in den Räumen checken (Verteilersteckdosen, PCs/Notebooks vor Ort, LAN-Kabel, Monitor-Kabel, Flipcharts mit Blöcken und Stiften, Ersatzbatterien für PC-Mäuse :roll:, Adapterstecker für Elektrogeräte)
- Testlauf der Infrastruktur vor Beginn der Veranstaltung
- ggf. WLAN-Zugänge für die Besucher
- Info wg. buchbaren Hotels in der Nähe (Zimmerkontingent?)
- Kleiderordnung für Werkstour (Sicherheitsschuhe, Besuchermäntel, Uhren-/Gürtelschutz etc.) - je nachdem, ob das bei Euch gilt oder nicht
- Raumreinigung vorher/nachher (inkl. WCs in der Nähe)
- Schreibblöcke, Kugelschreiber vor Ort, USB-Sticks zum Mitgeben
- Gibt's ein Extra-Service für VIP-Gäste? Wenn ja, wer ist dafür zuständig? Transfers?
- Catering: Sind vegetarische, glutenfreie etc. Speisen eingeplant?
- Fahrbare Garderoben, Schirmständer

LG


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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 13:26 
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taxiunternehmer vor Ort informieren

Falls man weiß, ob einer der Gäste schwerbehindert ist - entsprechend reagieren

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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 14:08 
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Genial, danke!! Das steht natürlich auf den schlauen Ratgebern nicht alles drín! Ich wusste doch, dass ich mich auf euch verlassen kann.

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BeitragVerfasst: Fr 18. Jul 2014, 16:50 
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Noch was:

Vorträge, die gehalten werden und dann im Sammelskript stehen sollen, früh genug übermitteln lassen.


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BeitragVerfasst: Mo 21. Jul 2014, 07:25 
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ja - und überlegen: Bringen die Vortragenden eigene Laptops mit? Das kann manchmal Komplikationen geben (nicht alle Kabel sind gleich usw.)

Gibt es Mitarbeiter, die sich um die Vortragenden kümmern?

Ersatzbatterien für Beamer, Pointer usw.

ausreichend Wasser und Gläser für die Vortragenden

Tischaufsteller mit Namen? ausreichend Mikros?

Beim Catering: ich hatte beim letzten Workshop vorausgesetzt, dass das Geschirr auf- und wieder abgebaut wird. Leider hatten die Mitarbeiter keine Zeit - die machen das sonst IMMER. Da ich das nicht ausdrücklich bestellt hatte (hab ich in den letzten 30 Jahre noch nie gemacht) durften wir das selber übernehmen...passiert einem nur genau EIN Mal - war total ärgerlich. Evtl. musst du auch den Service, dass zwischendurch (Steh)tische abgeräumt werden, dazu buchen
Unbedingt das Kleingedruckte lesen.....Lieferung BIS zur 1. Tür? oder Lieferung bis in den Veranstaltungsraum?

Habt Ihr Aussteller? Dann extra Tische reservieren (außer sie bringen selber welche mit). Plan machen, wer kommt wohin und für ausreichend Strom sorgen.

Nach dem letzten Chaos, als wir genau unseren Workshop hatten, als dieses Wahnsinns Unwetter über uns hereingebrochen ist, hab ich mir sämtliche Notruf-Nr. notiert und mir von allen MobilNrn geben lassen. Vom Hausmeister/Taxifahrer/Aufzugnotdienst/Wachdienst/Catering usw.

Erst kam der Caterer nicht - logisch, wie sollte er die Bäume umfahren? Dann kam er mit kaltem Kaffee. Umgedreht neuen Kaffee geholt. Er kam - aber der Aufzug streikte...und, im Kleingedruckten steht: Anlieferung BIS zur ersten Tür. Unsere Veranstaltung war im 5. Stockwerk

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