Aktennotiz oder nur eine normale Notiz?

Guten Morgen,
Ich papp manches Mal einen PostIt auf Unterlagen - kurze Notiz dazu, Datum, Kürzel

wo ist denn da der Unterschied? Muss ich, wenn ich eine Aktennotiz belegen will, was beachten?

Ich meine nein.

Das sagt Tante Wiki: Die Aktennotiz ist eine besondere Art des Kurzprotokolls. Hier werden Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein können, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann nur für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht oder zur Information an verschiedene Personen gerichtet sein.

Werden der Aktennotiz Meinungen und Eindrücke hinzugefügt, bezeichnet man sie auch als Aktenvermerk.

Der Hintergrund deiner Frage ist mir nicht klar. Eine Aktennotiz erstellt man doch, wenn man z. B. eine Besprechung (persönlich oder telefonisch) dokumentieren will oder einfach einen Sachverhalt für andere nachvollziehbar festhalten möchte, die den Vorgang mitbearbeiten.
Ein Post-it tut's also im Prinzip auch, aber ein Blatt Papier, das man dazuheften kann, ist natürlich haltbarer. Und beim Template sind Felder vorgegeben, so dass man nichts vergisst. (Oft fehlt z. B. ein Datum oder man muss den Namen aus irgendwelchen Krakeln erraten.)

Ich sehe den Unterschied darin, dass die Aktennotiz einen offiziellen Charakter hat, weil sie auch an andere Stellen weiterverteilt werden kann.
Dein Post-it verstehe ich als persönliche Info, die nur für dich gedacht ist. Zumindest formal.