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Hallo ihr Lieben,

das neue Jahr hat begonnen und nun möchte ich doch noch mal - obwohl ich eigentlich aufgegeben habe - versuchen die Arbeit zwischen meiner Chefin und mir zu verbessern. Ich habe noch keine Ahnung wie, da ich ihr inhaltlich nicht helfen kann.

Ich möchte zum Beispiel, dass sie ihre Zeitzettel, die sie täglich ausfüllen sollte, auch gleich ausfüllt, und nicht immer hinterherhinkt. Leider trägt sie sehr selten Sachen in den Kalender ein und durch die E-Mail Flut kann ich mich zwecks nicht genug Zeit nicht immer durchwühlen..

Jetzt hat sie auch endlich mal ihr Zimmer etwas aufgeräumt.. ich möchte natürlich, dass das so bleibt und sich nicht mehr so viel Müll ansammelt. Aber auch hier fehlt mir eine Idee. Post kommt nur so sporadisch noch aus Papier, das meiste läuft in E-Mails.

Auch ihr E-Mail Fach quillt über, aber das möchte ich mal demnächst mit ihr besprechen, ob ich das nicht verschieben kann...

Also, wenn jemand eine Idee hat - immer her damit :)

LG

Emily

Du hast also weder einen Überblick über die Post noch über ihre Termine. Ist das so richtig? Darf ich fragen, warum Du keine Zeit dafür hast, ihre Mails zu checken und die Termine einzutragen? Dazu musst Du natürlich wissen, an welchen Terminen sie teilnimmt, also wirst Du Dich inhaltlich einarbeiten müssen. Und erst dann kannst Du auch ihre Mails verschieben. Hast Du so viel andere Arbeiten, die Du erledigen musst? Liegt da Dein Zeitproblem?

Damit ihr Zimmer ordentlich bleibt oder wird, musst Du ihr Ordnungsmittel zur Verfügung stellen. Farbliche Hüllen oder Körbe oder sonstwas. Wir arbeiten da selbstverständlich mit, aber die Chefs kennen die Systeme meistens nicht.

Und den Zeitzettel (was immer das ist) würde ich ihr jeden Morgen zusammen mit einer Tasse Kaffee überreichen .

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Gruß Sternchen

Ich habe noch andere chefs, daher keine Zeit. die Mails kommen auch im minutentakt zu den diversen mandaten.

kaffee koch ich ihr sicher nicht, aber den zettel könnte ich ihr jeden tag auf den schreibtisch legen.

das habe ich schon mal gemacht, aber sie hat es unter ihrem chaos begraben. egal, neuer versuch :)

körbe und folien werden von ihr konsequent ignoriert, hab ich schon versucht.

ich hatte an eine tägliche mappe gedacht, aber außer dem zeitzettel (da muss sie eintragen wieviel sie gearbeitet hat an welchem mandat), fällt mir nichts ein, was da noch rein kann. Wiedervorlagen hat sie nicht, post kommt erst im laufe des vormittags.

lg emily

Warum die kategorische Ablehnung, Kaffee zu machen? Ist doch keine Raketenwissenschaft und lange dauert es auch nicht. Und MIT Kaffee ignoriert sie den Zettel vielleicht nicht mehr ...

Will SIE denn was ändern oder findet sie's ok, wie's jetzt läuft (oder nicht läuft ...)?

Wenn sie nicht will, kannst Du ändern was Du willst - sie wird es ignorieren. Das ist auch ihr gutes Recht, dafür ist sie Chefin. Du bist dafür da, dass sie sich wohlfühlt und ihre Arbeit so machen kann, wie sie es für richtig hält.

Wenn sie will, solltest Du herausfinden, WAS GENAU sie stört und dort ansetzen.

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Zauberhafte Grüße
Marada
Wir Frauen sind Engel. Aber wenn man uns die Flügel bricht, dann brauchen wir einen Besen, um fliegen zu können.

sie möchte, dass ich mehr assistiere. mehr hat sie nicht gesagt. aber ich finde es halt schwierig so ohne informationen

es ist nicht üblich bei uns, dass die sekretärinnen kaffee für die chefs machen. außerdem kommt sie ja eh immer erst 1 1/2 h später als ich, also da wäre der kaffee schon kalt ;)

bei uns machen sich alle chefs selber kaffee.

ich werde sie montag mal fragen, ob ich ihre inbox sortieren darf.. sie hat über 1000 e-mails drin, schon alle 647 ungelesene..

Das mit dem Kaffee plus Zeitzettel dachte ich als Ritual, Marada hat das schon richtig verstanden.

Wonach willst Du die Inbox denn sortieren?

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Gruß Sternchen

die mandatssachen verschieben in die elektronische ablage und für alles andere n ordner "privat" oder halt für die entsprechenden newsletter etc. entsprechende unterordner...

also:

1. Zeitzettel hinlegen
2. Inbox sortieren nach abspreche

Ich glaube, so wird das nix, Emily.

Bei dir vermisse ich den Willen, dich auf sie einzustellen. Du kannst sie dir nicht zurechtbiegen, das erzeugt nur Abwehr. Ohne ein Gespräch, in dem ihr zusammen entwickelt, wie du ihr assistieren kannst und willst, sehe ich da schwarz.

Kann es sein, dass du mit dem Job als Assistenz generell Schwierigkeiten hast? Oder damit, dass sie eine Frau ist?

Sorry, wenn das etwas hart klingt, aber so stellt es sich für mich dar.

So wie ich das sehe, habt ihr (noch) kein System. Ihr solltet Euch Zeit nehmen abzuklären,, was sie konkret möchte. Du sollst assistieren - und was sollst du da machen? Für mich bedeutet Assistenz, dass ich ich den Kleinkram von meinem Chef fernhalte, damit er den Kopf frei hat für seine Aufgaben. Ob ich da Kaffee aufsetze, einen Mietwagen buche, eine Reise plane, eine Monatspräsentation erstelle, oder die Papierberge strukturiere und ablege, ist mir ziemlich schnuppe. Alles was den Tag meines Chefs einfacher macht, gehört zu 'Assistenz'.

Habt ihr schon mal wirklich detailliert in Ruhe gesprochen?

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Helmine
Stromausfall ist die Gelegenheit mit Ihrem Fön zu baden. (Rainald Grebe)

Wie arbeiten denn die anderen Chefs?
Mir scheint, dass ihr dringend ein Gespräch führen solltet, wo ihr eure Arbeitsweise miteinander abstimmt.
Sie erzählt dir, was sie sich unter Assistenz vorstellt und du gehst darauf ein, bestätigst und zeigst ggf. auf, wo die Zusammenarbeit noch optimaler gestaltet werden könnte. Wobei ihr offensichtlich ganz am Anfang steht. Da fängt man erst mit den Basics an und baut dann weiter aus.
Außerdem solltest du mit ihr ein Ordnungssystem abstimmen. Schlage Lösungen vor und erörtere mit ihr, welche Vorgehensweise sie für sich praktikabel findet.

Wichtig ist, dass du ihr die Abläufe nicht vorzugeben versuchst, sondern dass ihr sie gemeinsam entwickelt habt.
Ideal ist es natürlich, wenn Chefs den Eindruck haben, sie haben das bestimmt.

Suche mit ihr aktiv das Gespräch und bleib dran. Wie ist sonst euer Umgang miteinander?
Wir haben zwar auch unsere Probleme miteinander, haben aber trotzdem einen lockeren Umgang miteinander im Büroalltag gefunden. Da kann man vieles angenehm auf humorvolle Art regeln.

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_ K ä f e r

Da muss man einfach zu Anwalts Liebling werden!

Ich habe auch mal eine chaotische Anwältin zur Chefin gehabt, natürlich neben all den anderen Göttern und derer gab es viele ...



Das fand ich übrigens auch extrem schwer, weil der Anwalt die die Akte in seinem Büro behielt und ich nur das entsprechende Anschreiben auf den Tisch bekam - ohne Vorlauf, ohne Erklärung, nickes!

Ich habe dann darum gebeten, dass man mir das zusammen mit der Akte gibt, denn nur so kann man sich in die Materie einarbeiten, die Mandate kennenlernen und einen Überblick bekommen.

So kannst du nachher auch nach Andeutungen wie "da war doch der Soundso, bei dem das auch so war" entweder die Aktennummer parat haben oder den Namen oder sonstige hilfreiche Info und nur dann kann die Arbeit auch "auf Zuruf" funktionieren.

Du wirst jedenfalls nicht um ein Gespräch mit deiner Chefin herumkommen, in dem ihr sowas klärt.

Schlag ihr vor, das System einen Monat lang auszuprobieren (in dem sie nicht ständig ausser Haus oder auf Reisen oder in Urlaub ist) und sich danach wieder mit dir zusammenzusetzen, um zu sehen, was gut läuft und was einer Verbesserung bedarf.

Noch ein Tip: Wenn du Sätze mit "Sie müssen doch zugeben, dass (eine gute Organisation nicht schadet/es jetzt besser organisisert ist/es jetzt besser läuft/die Kommunikations wesentlich besser ist/...) ..." oder "Sie wissen doch sicher auch, dass (nur gute Organisation zur Entlastung führt/ ...)..." einleitest, dann hast du eigentlich schon die halbe Miete. Welcher Chef gibt schon zu, dass er irgendetwas nicht weiss?

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Caro

Zum Glück sind Sie Ingenieur! Bei Ihrem Taktgefühl wären Sie ein lausiger Psychiater ... (Kirk zu Scottie in "Treffen der Generationen")

Natürlich komm ich in die Hölle...sogar mit V.I.P.-Bändchen und Freigetränk!

Äh - im Prinzip ja, aber Vorsicht mit dieser Formulierung. Es gibt Chefs, die reagieren auf das Wort "müssen" sehr allergisch mit "ich muss gar nichts" - und schon liegt das Kind im Brunnen ...

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Zauberhafte Grüße
Marada
Wir Frauen sind Engel. Aber wenn man uns die Flügel bricht, dann brauchen wir einen Besen, um fliegen zu können.

Ich kann eigentlich auch nur zustimmen - ihr müsst sprechen und zwar dringend. Frag sie wie sie sich die Hilfe von dir vorstellt und dann könnt ihr besprechen wie ihr das auf die Reihe bekommt. Alles andere hilft nichts.
Ich finde immer sehr witzig, dass mein Chef alle anderen nach Kaffee fragt und mich praktisch nie (keine Ahnung warum, ich hol ihn ja gerne einen, stört mich nicht) - er holt ihn sich meist selbst oder schickt eben die anderen.

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)

Ich weiss, Marada, aber ich gehe auch davon aus, dass Emily weiss, wem sie ein "müssen" unterschieben kann und wem nicht.

Es waren ja nur Formulierungsbeispiele ... ein bisschen Phantasie und Kenntnis der cheflichen Gepflogenheiten und Vorlieben gehört immer dazu!

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Caro

Zum Glück sind Sie Ingenieur! Bei Ihrem Taktgefühl wären Sie ein lausiger Psychiater ... (Kirk zu Scottie in "Treffen der Generationen")

Natürlich komm ich in die Hölle...sogar mit V.I.P.-Bändchen und Freigetränk!

Vielleicht liegt genau hier (darf ) die Lösung . Mich würde es stören, wenn meine Assistentin mich fragt, ob sie dieses und jenes machen darf. Viel besser fände ich es, wenn sie es so bringt: "In Ihrem PE sind so viel Emails. Ich sichte die jetzt und sortiere sie so gut ich kann."

Ich würde mir von meiner Mitarbeiterin Eigeninitiative wünschen. Vielleicht kannst du eure Abläufe hinterfragen und gezielt mit Lösungvorschlägen kommen. Um bei den Emails zu bleiben:

"Ich sichte zuerst den PE, sortiere so weit wie möglich. Wenn der PE dann aufgeräumt ist, mache ich das jeden Morgen mit den Mails vom Vortag." Oder so ähnlich.

Doch letztendlich kannst du dir noch so viele Gedanken machen, wenn sich deine Chefin nicht helfen lässt, dann kämpfst du gegen Windmühlen. Es gibt Chefs, die wünschen sich nichts mehr als Entlastung und können nicht delegieren und loslassen.