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Hallo ihr Lieben,

über einen längeren Zeitraum war ich hier als "Fischli73" registriert. Da ich in den letzten Monaten hier nicht aktiv war, wurde mein Konto wohl deaktiviert. Also habe ich mich nun unter meinem neuen Nickname "Fischli1973" wieder angemeldet.


Bei mir in der Firma findet im September für drei Wochen eine Veranstaltung mit ca. 40 ausländischen Experten statt. Ich organisiere diese Veranstaltung und habe bereits mit den ersten Vorbereitungen begonnen.

Ich möchte, dass sich unsere Besucher wohl und geborgen fühlen. Schließlich sind sie drei Wochen von Familie und Kindern getrennt. Zudem kommt ein enormes Arbeitspensum auf die Besucher zu.

Habt Ihr Tipps und Anregungen, wie ich den Besuchern den Aufenthalt so angenehm wie möglich machen kann?

Folgendes plane ich bereits:

- Begrüßung am Flughafen mit einem kleinen "Lunchbeutel" (Müsliriegel, Apfel, Wasser, Saft)
- Bustransfer ab Flughafen ins Hotel
- Informationsmappe mit Infos über Hotel, Stadt, Umgebung, Ärzte, Krankenhaus, Restaurants)
- Bustransfer am ersten Arbeitstag in die Firma. Erst abends auf dem Firmengelände Übernahme der Mietwagen
- die Mietwagen werden bei Bedarf kostenlos für die Experten aufgetankt
- Kaffee, Kekse, Kaltgetränke, Obst, Kuchen stehen den Besuchern täglich zur Verfügung
- ein Social Day am ersten Wochenende ist geplant (in Hamburg)

Große Gastgeschenke wollen wir nicht machen. Wir wollen immer mal wieder Kleinigkeiten verteilen. Wenn es regnet, bekommen alle einen Schirm. Am Anfang bekommen alle ein T-Shirt. Wenn es mal etwas kälter sein sollte, bekommen alle eine Jacke, usw.

Was gibt es noch für Annehmlichkeiten, die dafür sorgen, dass sich unsere Besucher wohl fühlen?

Vielen Dank für eure Tipps.

Gruß
Fischli1973

ist der Weg so weit??

Ich würde auf alle Fälle einen (oder zwei) Ansprechpartner benennen, der für die Besucher da ist und Auskünfte erteilen kann, der sie bei Problemen berät.

Tipps für gemeinsame Get Togethers würd eich geben, aber nicht jeden Abend verplanen. Manche Leute sind dann auch gerne mal wieder alleine.

Hallo Fischli,

der Mappe würde ich auch noch Sportmöglichkeiten (aktiv, passiv) und einen Veranstaltungskalender beifügen - in 3 Wochen ist da sicher einiges geboten.
Vorschläge für Wochenendgestaltung (da werden vmtl. ja keine Sitzungen stattfinden) evtl auch sponsored by Firma (Busfahrt nach xxx wenn sich genügend Interessierte finden).
Sind hauptsächlich Männer dabei? Dann vielleicht mal eine Brauereiführung mit Verkostung.

Für die (langen, einsamen) Abende könntest Du Vorschläge machen welche Möglichkeiten sich für Abendgestaltung bieten (ohne Zwang dahinter, aber 'wir-sind-immer-gerne-bereit-Ihnen-zu-helfen')

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Dagmar

I haven't lost my mind; it's backed up on tape somewhere!

Hallo Yoshi,

auch wenn wir noch nicht genau wissen, woher die Experten kommen, zeigt die Erfahrung, dass meistens Teilnehmer aus Asien und Südamerika dabei sind.

Nach einem Langstreckenflug über diverse Zeitzonen freue ich mich immer auf etwas zu Trinken und ein wenig frisches Obst. Daher die Idee mit dem Lunchbeutel.

Als Ansprechaprtner stehen meine Kollegin und ich den Besuchern zur Verfügung.

Am Ankunftstag wird es ein gemeinsames Treffen der 12 Dolmetscher und der Experten geben. Ansonsten wird es keine weiteren Programminhalte unterhalb der Woche geben. Es sieht so aus, dass alle ab 5.45 Uhr frühstücken, dann zur Anlage fahren. Arbeitsbeginn ist 7.00 Uhr. Bis ca. 17.00 Uhr werden die Experten auf der Anlage sein. Dann wieder Rückfahrt ins Hotel, Abendessen und Berichte schreiben.

Am ersten Wochenende planen wir einen Social Day in Hamburg.

Gruß
Fischli

bei dem straffen Zeitplan habe die sicher kein übermächtiges Verlangen nach abentlicher Unterhaltung

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Dagmar

I haven't lost my mind; it's backed up on tape somewhere!

Hallo Dagmar,

die Besucher und die Dolmetscher sind in einem Sporthotel untergebracht. Es gibt dort die Möglichkeit, bis 24.00 Uhr ins Fitnesscenter zu gehen oder den Welnessberich zu nutzen. Für unsere Besucher kostenlos.

In der Woche arbeiten alle meistens bis ca. 22.00/23.00 Uhr (nach dem Abendessen im Hotel werden dann noch die Berichte geschrieben). Das haben die Erfahrungen der letzten Jahre gezeigt.

Bis auf den einen Social Day gleich am ersten Wochenende stehen die anderen Wochenentage zur freien Verfügung. Einen Veranstaltungskalender in die Info-Mappe zu packen ist daher eine gute Idee. Vielleicht möchte der ein oder andere doch mal ins Theater oder ins Kino.

Der Social Day wird in hamburg stattfinden. Da stelle ich mit Folgendes vor:
fahrt nach Hamburg, Stadtrundfahrt. Anslchließend ein paar Stunden zur freien Verfügung. Abendessen in einem typischen Hamburger Restaurant. Anschließend Musical "König der Löwen".

Habt Ihr noch andere Ideen für den Social Day?

Viele Grüße
Fischli

Ich erinnere mich, dass ein asiatischer Gast darum bat, ihm einen Reiskocher zu besorgen. Okay, das konnten wir nicht, aber auf Wunsch habe ich bei längeren Aufenthalten schon dafür gesorgt, dass z. B. ein Wasserkocher und Teebeutel auf dem Zimmer waren (das habe ich bei meiner USA-Reise sehr geschätzt).

Ggf. in einem Fragebogen vorab nach den Wünschen fragen, z. B. Wasserkocher oder täglich frisches Obst etc.

Mich persönlich würdest du mit einem Musicalbesuch bestrafen .

Hallo Ellen,

ich finde das auf meinen USA-Reisen auch immer sehr praktisch, dass Kaffeepulver und Schokolade im Zimmer sind und nur darauf warten, zubereitet zu werden.

Mit dem Reiskocher sehe ich bei uns auch schwarz. Da wird uns mit Sicherheit das Hotel einen Strich durch die Rechnung machen. Aber die Gäste können jeden Abend am hoteleigenen Buffet teilnehmen. Auch wenn unser Reis mit Sicherheit ein wneig anders ist als vor Ort in Asien. Aber es ist vielleicht erst einmal eine Alternative.

Nach dem Abendessen steht den Gästen udn Dolmetschern ein großer Besprechugnsraum zur Verfügung, um die Berichte zu schreiben. Dort stehen dann wieder Kaltgetränke zur Verfügung.

Ich sammel ja noch die Ideen für einen Socail Day. Von daher bin ich immer itneressiert, was andere für Ideen haben. Was würdest Du mit so vielen Gästen machen?

Viele Grüße
Fischli

In HH finde ich auch eine Hafenrundfahrt sehr spannend (vor allem, wenn man Glück hat und einer der großen Pötte im Trockendock liegt).
Das Hamburg Dungeon könnte ich mir für Männer vorstellen.
Musical ist zwar toll, aber für Männer evtl nicht so ganz geeignet.
Über die Reeperbahn schleppen könnte zu Teilnehmerverlust führen

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Dagmar

I haven't lost my mind; it's backed up on tape somewhere!

Dungeon finde ich für ausländische Besucher schwierig zwecks Sprachschwierigkeiten und 40 Personen ist eine große Truppe. Auch fand ich das nicht ganz so toll, besonders für den Preis.
Aber Hafenrundfahrt, die ist immer wieder interessant, obwohl ich mehr die Fähre nach Finkenwerder dafür missbrauche . Ist eine günstige Alternative, keiner erzählt einem die Ohren voll und man kann zwischendurch aussteigen, z. B. Fischmarkt (ist vielleicht auch ein Tipp für Leute, die gerne mal allein unterwegs sind).

Reeperbahn ist nicht - schließlich brauchen wir die Besucher noch. Die Verluste sind da einfach zu hoch. Wer mag, kann nachmittags darüber schlendern.

Ich würde auch eine Hafenrundfahrt dem Musical vorziehen. Das ist nun wirklich nicht jedermanns Geschmack. Vielleicht bietet sich am Wochenende sogar ein Ausflug "aufs Land" an. Damit die Gäste das "Land" kennenlernen können. Weltstädte sind ja mittlerweile so international, dass man die Unterschiede nicht unbedingt sofort sieht. Das Landleben macht aber Unterschiede sehr deutlich.

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"To do is to be." - Nietzsche
"To be is to do." - Kant
"Do-be-do-be-do." - Sinatra

Zu Hamburg und Männern fällt mir noch das Miniaturwunderland ein.

Hallo,

vielen Dank für eure Ideen.

@Susi: Das Miniaturwunderland hab eich mal in meine Liste aufgneommen. Ist eine prima Idee.


Gruß
Fischli

Miniaturwunderland: möglichst Karten im Voraus besorgen und früh hingehen, sonst wirklich lange Warteschlangen