Ab welchem Punkt der Unterstützung ist bei euch Ende?

Ich habe auf meiner neuen Arbeitsstelle einen echten Kandidaten...

Nett ist er, keine Frage, aber schluderig, im gewissen Sinne. Er hat Belege im Wert von über 1000 Euro "verschlampt". Diese Reisekostenabrechnung liegt hier bei mir, seit ich am 6. Mai bei dieser Firma angefangen habe und ich habe diese Belege nicht, sondern nur die Zusammenfassung von ihm, die er immer wochenweise für seine Reisen schreibt (in diesem Punkt ist er sehr detailliert). Ich habe fast die Befürchtung, er will mir und/oder meiner Vorgängerin das in die Schuhe schieben, aber da kann ich für meinen Teil ganz klar "nein" sagen... ich habe die Belege nie gesehen.

Des weiteren war er im Februar 2011 (ja genau, 2011!!) im Rahmen einer Konferenz im Hotel essen... allein, auf Dienstreise... naja, die Firmen-Reiseordnung und eigentlich auch die allgemeine besagt ja, dass man genau dafür die Tagespauschalen bekommt. Nein, der Herr ist der festen Überzeugung, er muss diesen Betrag komplett erstattet bekommen. Ich habe noch einmal mit unserer Reisekostenstelle gesprochen, die schaut sich den Beleg noch einmal an, fürchtet aber, dass sie mir dazu nichts anderes sagen kann, als auch schon am Telefon. HIER ist meiner Meinung nach Ende für mich, sobald ich ihm die Information gegeben habe, dass das nicht erstattet wird. Ist es meine Aufgabe, mich mit den nächsthöheren Hierarchien "anzulegen"??

Was mich bei ihm aufregt: von der Anfrage einer Reise bis zur letztendlichen Buchung bekomme ich mindestens! 10 unterschiedliche weitere Reisepläne vom Reisebüro... ich weiß also erstens nie, welchen ich zur Genehmigung weiterleiten soll (weil: manchmal macht er das und manchmal eben nicht) und zweitens versteh ich das ganze Reisebuchungssystem hier nicht ... ich verstehe hier in der Firma sowieso einiges noch nicht... eine echte Herausforderung, hier hinter alle Kulissen zu blicken vor allen Dingen: wahrscheinlich brauche ich bis Ende Dezember, bis ich hier zu 100 % effektiv arbeiten kann, zurzeit verbringe ich noch viel zu viel Zeit damit, irgendetwas zu suchen (für mich ist die Intranetseite total kompliziert zusammengebaut)... naja und im Januar kommt die Stelleninhaberin wieder *ggg*

Egal ob sie viel zu tun haben oder nicht, ich werde mir jetzt immer mal wieder jemanden von den Fachleuten rauspicken, der mir die für meine Aufgaben wichtigen Leute und Funktionen nennen kann. Konnte mir meine Vorgängerin nicht geben, weil sie selbst fast nicht eingearbeitet worden ist. Ist aber auch egal *aufstampf* ich will die Sachen jetzt wissen!!

Du gehts schon richtig an die Dinge heran. Mit den verschluderten Belegen hast du nichts zu tun. Mit der Info, dass seine Spesen nicht so, wie er es gerne hätte erstattet werden, bist du auch aus der Nummer raus. Da muss er sich schon mal selbst mit seinen Vorgesetzten auseinandersetzen. Da kannst du nicht vermitteln.

Ist es meine Aufgabe, mich mit den nächsthöheren Hierarchien "anzulegen"??

Sicher nicht. Wenn du die Entscheidung mitgeteilt hast, ist dein Job beendet. Da würde ich auch nicht mehr mit mir reden lassen. Ist nicht dein Problem.

Das wäre mir auch alles zu undurchsichtig und mir scheint auch, dass er versucht die Situation auszunutzen. Darauf würde ich mich nicht einlassen, möge er noch so nett und charmant sein. Ich würde ihn ganz freundlich an seinen Chef verweisen.

Warum schaut sich die Reisekostenstelle den Beleg überhaupt noch mal an? Es gibt klare Regeln. Wer steht denn über der Reisekostenstelle? Wenn es so was gibt: Dann gehört das durchaus dazu - warum nicht? Wenn du die gleiche Antwort bekommst - alles klar (du kannst doch sagen: Hein Blöd bettelt, dass ich bei Ihnen nachfrage). Wenn die höhere Stelle einknickt....gibst du das an die Reisekostenstelle weiter.

Lass dir doch genau diese Regeln schriftlich geben und halt es ihm unter die Nase.
Sag ihm: ICH HABE DIE ANWEISUNG (von der Reisekostenstelle) so und so vorzugehen. D.h. du akzeptierst genau EINE Dienstreisegenehmigung und die gibst du umgehend an die Reisekostenstelle. Alle anderen Reisepläne heftest du hintendran - immer schön chronologisch mit Eingangsstempel. Wichtig: Mach dir persönliche Kopien
Nach der Reise gibts die Abrechnung und Ende. Hat er nicht alle Belege - ab mit den Unterlagen in SEIN Postfach. Weg von deinem Schreibtisch, dann kann er nicht sagen: Frau Knutschi hats noch nicht erledigt. Mach dir um so Dösköppe keine Gedanken. Der hat keinen Bock seine Sachen zu erledigen und benutzt dich.
Wenn du unsicher bist, geh persönlich zur Reisekostenstelle - lass dir die Vorgänge erklären, notier das. Unsere Reisekostenstelle macht so einiges, was man eigentlich nicht macht (nachträglich Dienstreisen genehmigen: hach - hier drücken wir mal ein Auge zu) - das ist das schlimmste was einem passieren kann. Ich schreibe auf die Abrechnungen unserer MA immer: Rücksprache ausschließlich mit Frau Britta. Der Typ ist länger in der Firma und kennt die Wege, es könnte also sein dass er dich einfach mal übergeht und du ärgerst dich schwarz.
Ausserdem musst du ja gleich am Anfang zeigen, wie du arbeitest. Andere Kollegen werden das genau beobachten.

Und das du hinter manche Dinge nicht sofort gucken kannst - kannst du ja abstellen. Fragen, Fragen, Fragen und hinterfragen. ich weiß - will man nicht, aber du machst dir das Leben sonst unnötig schwer. Gibt es vielleicht eine Kollegin mit der du Mittags essen gehen kannst oder mal den Kaffee zwischendurch - vielleicht kann dir da jemand mit Alltagsinfos helfen.

Das mit den Spesen ist genau so wie du sagst: Dafür gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, also die Tagespauschale. Die reicht nicht wirklich dafür, sich zu verpflegen, wenn man unterwegs ist, aber sie ist auch nur dafür da, den Mehraufwand abzufangen zwischen heimisch geschmiertem Butterbrot und z. B. McDonalds unterwegs. Wenn er davon essen gehen will und noch was drauflegt - sein Problem.
Aber sicher ist es nicht deine Aufgabe, da hinterherzusocken. Irgendwer muss ihm doch diesen Beleg abzeichnen, wenn er ihn einreicht? Bekommt er eine Unterschrift vom Vorgesetzten, bist du aus der Nummer raus. Bekommt er keine - genauso.

Ist es meine Aufgabe, mich mit den nächsthöheren Hierarchien "anzulegen"??

Sicher nicht. Wenn du die Entscheidung mitgeteilt hast, ist dein Job beendet. Da würde ich auch nicht mehr mit mir reden lassen. Ist nicht dein Problem.

. Ich würde ihn ganz freundlich an seinen Chef verweisen.

genauso

du bist neu - da wird auch noch gerne "getestet" wie weit kann man gehen

Es gibt ja - wie Du selbst schon sagst - ganz feste Regularien, die ich an Deiner Stelle unbedingt einhalten würde.

Ich würde die Situation meinem Vorgesetzten schildern, ganz sachlich, und mir die Vorgehensweise absegnen lassen.
Und ihn natürlich wie von den anderen beschrieben, nett und freundlich an seinen Chef verweisen. Der will wahrscheinlich mal schauen, wie weit er gehen kann.

Die ganzen anderen Dinge, die Du beschreibst, darüber würde ich mir eine detaillierte Liste machen, die ich bei Gelegenheit auspacken kann. Gerade beim Thema Intranet kann man ganz viel machen. Vielleicht sind sie irgendwann froh, wenn sie Dich haben, damit Du Deine Ideen einbringen kannst.

Liebe Knutschi, ich rate Dir noch - so ganz persönlich - häng Dich gefühlsmäßig nicht so arg rein in den Job. Ich meine - eine gewisse Empathie ist schon angebracht, aber ich habe das Gefühl, Du gibst nicht nur alles, sondern Dich ganz mit Haut und Haaren. Ich hoffe, Du verstehst das richtig...

Ich sehe das wie die anderen - du hast Vorgaben und wenn du nicht sicher bist frag nach - was die sagen gilt. lass die eine Vorlage oder was es da gibt zukommen damit du was in der Hand hast. ... und ja - ich denke auch der testet mal an was er alles machen kann und was nicht. Halt rechtzeitig die Finger drauf und lass dir nichts gefallen.

Und für alles andere Fragen, Fragen, Fragen - lieber einmal zu viel.

Das kriegst du schon hin Kleene!

Danke für den Zuspruch... ich hatte heute die Gelegenheit mit der eigentlichen Stelleninhaberin über den besagten Herrn zu sprechen und meine Vorgängerin hatte die glorreiche Idee mal beim Reisebüro anzufragen, ob die 1000-Dollar Reise vielleicht schon abgerechnet ist.... tadaaaa, das war sie... *Haarerauf*

Anyway... ich lerne weiter fleißig und heute hat es sogar richtig Spaß gemacht.

Sugar: mach Dir keine Sorgen, ich lasse auch schonmal den Stift pünktlich fallen :) mein "Problem" ist, dass ich über die Zeitarbeit angestellt bin und eigentlich in der Firma bleiben möchte. Die Kollegen sind nett und ich fahre 15 Minuten mit dem Auto, das ist fast unschlagbar :) die Stelleninhaberin kommt ab 2014 halbtags wieder... mal schauen, wie meine Chancen stehen!

Bei uns rechnet die Abrechnungsstelle korrekt nach RKO und innerbetrieblichen Vorgaben ab - was nicht korrekt ist kommt mit Vermerk wieder zurück. Dann kann Kollege motzen wie er will . Wir haben auch Spezialisten in den Disziplinen ich-stelle-die-Abrechnung-zusammen und den-Beleg-finde-ich-nicht-mehr, wenn die das Geld nicht brauchen ...

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Was mich bei ihm aufregt: von der Anfrage einer Reise bis zur letztendlichen Buchung bekomme ich mindestens! 10 unterschiedliche weitere Reisepläne vom Reisebüro... ich weiß also erstens nie, welchen ich zur Genehmigung weiterleiten soll (weil: manchmal macht er das und manchmal eben nicht) und zweitens versteh ich das ganze Reisebuchungssystem hier nicht ... ich verstehe hier in der Firma sowieso einiges noch nicht... eine echte Herausforderung, hier hinter alle Kulissen zu blicken

hallo Knutschi,

so ganz habe ich nicht verstanden, wie bei Euch das Procedere ist. Wer beauftragt das Reisebüro, der Reisende oder Du oder geht das über ein System?

In meiner jetzigen Firma gibt es eine SAP-Reiseprogramm mit einem elektronischen Workflow und da hat der Reisende keinen Zugriff drauf, das geht alles über die Reisebeauftragten und nur die haben Kontakt zum Reisebüro.

Generell würde ich keine Extrawürste braten, es gibt klare Regeln und die gelten für alle. Gibt es bei Euch eine Reisekostenrichtlinie?

Zum anderen: Du bist ja erst 4 Wochen in der Firma, da kann man noch nicht alles kennen, gib Dir noch ein wenig Zeit und Geduld.

VG I.