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Völlig Schnurz wie sie dann wird - ihr seid auf gleicher Augenhöhe und da hat sie dir keine Arbeitsaufträge anzuweisen. Punkt. Dieses Zitat (aus einem anderen Thread, sorry das zitieren gelingt mir nicht) gibt mir zu denken und ich stelle mal meine Herausforderung hier rein, in der Hoffnung Hilfe und Tipps zu bekommen.

Ich bin Assistentin des Bereichsleiters, wir haben einen großen Mitarbeiterkreis (knapp 200) und unser Führungskreis sind 10 Menschen .

Gelegentlich passiert es, dass mich einige des Führungskreises für ihre Belagen einspannen wollen. Grundsätzlich habe ich nichts dagegen, mein Chef nennt mich allzeit Dienstleistungsbereit. Aber manchmal habe ich enorme Schwierigkeiten damit und das Nein-Sagen (auch wenn ich Neddis PDF habe) fällt mir schwer. Besonders, weil die "Kollegen" ja einerseits nicht Kollgen sondern auf AL-Ebene sind, und wenn dann jemand meint mir gegenüber den Chef rauszukehren, dann werd ich innerlich sehr, sehr sauer, was ich für nicht sehr proffesionell halte.

Das alles passiert ja nicht, wenns eh sehr ruhig ist, sondern in der größten Hektik und dann sind alle (nicht nur ich etwas empfindlicher). Aaaaaaber, wenn mir jemand eine lange Mail schickt, mit der Bitte einen internen! Termin zu vereinbaren, mir dann das Thema, die Leute die eingeladen werden müssen etc. lang und breit schreibt, dann denke ich eben, in der Zeit wäre die Einladung über Notes schon rausgewesen! Und ärgere mich.

Ich bin wirklich sehr hilfsbereit und die Letzte, die nicht hilft, aber da steckt manchmal System hinter und es wird wirklich sehr von oben herab an mich herangetragen nicht gebeten.

Ich hatte einen viermonatigen Ausfall aufgrund einer Vorstufe eines Burn outs und warte auf meine Reha. Chef und ich haben aber fest beschlossen, wir kriegen mich wieder hin, auf das wir gemeinsam in Rente gehen.

Wie kann ich solche Aufgaben elegant zurück geben, oder bin ich einfach nur zu empfindlich und sollte mich nicht so anstellen?

Danke für Eure Rückmeldungen.

Liebe Grüße
Gloria

Gloria, auf die von dir genannte Mail hätte ich z. B. damit geantwortet, dass meine Arbeitslast das Erfüllen dieses Wunsches im Augenblick leider, leider nicht zulässt *säusel* und ob es vielleicht möglich wäre, dass Herr oder Frau AL das diesmal selbst übernimmt, damit es nicht aufgrund der dir fehlenden Zeit im Endeffekt zu Terminproblemen kommt ...

Denk dran, man kann nicht "everybodies darling" sein, ohne "everybodies fool" zu werden. Setz' klare Grenzen! Vielleicht hilft dir das ein bisschen ...

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Caro

Zum Glück sind Sie Ingenieur! Bei Ihrem Taktgefühl wären Sie ein lausiger Psychiater ... (Kirk zu Scottie in "Treffen der Generationen")

Natürlich komm ich in die Hölle...sogar mit V.I.P.-Bändchen und Freigetränk!

Liebe Gloria,
so wie Caro das schreibt, hätte ich es in der Situation auch gemacht.
Glückwunsch übrigens zu deinem tollen Chef, der so hinter dir steht. Bitte kläre einfach mit ihm, welche Aufträge du für die "niedere Ebene" prinzipiell erledigen sollst. Bei uns gibt es tatsächlich gewisse Arten von Terminen, die über das Sekretariat gemacht werden (wenn mehrere Bereichsleiter oder gar Geschäftsführer dabei sein sollen, dann reicht eben eine einfache Notes-Einladung nicht, da muss frau fleißig herumtelefonieren, um irgendwie einen Termin freizuschaufeln), während die Termine auf Arbeitsebene auch nicht über das Sekretariat laufen.

Was die Hierarchie-Einordnung betrifft: Nachdem ich am Anfang auch unsicher war, wer mir was zu sagen hat, habe ich dann für mich entschieden, mit den Abteilungsleitern auf Augenhöhe zu kommunizieren: Sie sind dem Bereichsleiter genauso untergeordnet wie ich. Das funktioniert prima, ich habe keine Angst, mal nein zu sagen, mach das aber auch nur, wenn es nicht geht (dann reicht auch schon ein Augenaufschlag oder ein Kopfschütteln), ansonsten bin ich die Dienstleistung in Person, weiß immer, wer wofür Ansprechpartner ist, wo ich welche Info finde, und bin so für alle da, und das wird anerkannt. Da ist ab und an ein Nein überhaupt kein Problem, weil alle wissen, es ist keine Zickerei, sondern es geht eben grad mal nicht. Und ich habe gelernt zu delegieren, Verantwortung dahin abzugeben, wo sie hingehört.

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Liebe Grüße
Kiki

Ich stimme Kiki zu. Wenn man auf Augenhöhe ist und entsprechend kommuniziert, dann lösen sich die Probleme oft schon von selbst. Es ist dann auch meistens kein Problem mehr, auch mal nein zu sagen.
Die Kunst besteht ja darin, jemandem abzusagen, ohne dass er sich persönlich abgelehnt fühlt. Am besten gelingt das, wenn man auch Handlungsalternativen vorschlagen kann.

In deinem Fall hat er das Thema ja schon beschrieben. Das kann er dann selbst einsetzen und den Termin versenden.

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_ K ä f e r

Guten Morgen,

und herzlichen Dank. Mit den Terminwünschen verfahre ich mittlerweile so und es klappt besser, als gedacht. Ich glaube, ich stehe mir selbst im Weg. Vielleicht bilde ich mir nur ein, dass ich manches nicht sagen könnte. So traue ich mich nicht, die AL mit Hallo liebe Kollegen anzuschreiben sondern wähle die unhöflichere Form von Hallo Zusammen. Ist glaube ich doof.

Aber eigentlich wollte ich Euch den Sermon hier ersparen:

Eine Dame aus dem Kreis und ich mögen uns nicht wirklich, im Grunde schätzt sie aber meine Arbeit nur wenn es bei ihr stressig wird, dann habe ich oft (nicht immer) ein Problem mit ihr:

Vorgeschichte, ich war ganz am Anfang, gerade mal 2 Wochen da, und arbeitete so täglich 12 Stunden. Sie war nicht meinem Bereichsleiter unterstellt, sondern seinem Kollegen. Ich erlaubte mir abends um halb sechs die Toilette aufzusuchen, also außerhalbt der Kernzeit und sie kam in den Vorraum, rief nach mir und teilte mir mit, das auf meinem Schreibtisch 25 Kopien zu fertigen wären, sie hätte mir das schon mal hingelegt und ich möge das dann in den Besprechungsraum bringen. Sehr wütend bin ich dann in mein Büro, habe ein!!!! Blatt 25 mal kopiert und in den Bespr.-Raum gebracht.

Nachdem die Besprechung zu Ende war, habe ich meinen damaligen Chef gefragt, ob er ihr gesagt hat, sie solle zu mir gehen. Er verneinte, und ich sagte Ihr dann nicht sehr diplomatisch, dass sie das nur einmal mit mir machen würde, mich von der Toilette zu holen, nach offiziellem Feierabend und das sie eine für sie zuständige Kollegin hat, und das man selbst 1 Blatt auch schnell mal auf den Kopierer legen kann und die 25 Kopien erledigt. Die Zeit, die sie zum Suchen meiner Person benötigt hat, dauerte wesentlich länger.

Und das ist mein Problem, entweder bin ich im Nein-sagen sowas von barsch oder ich lass es ganz.

jetzt gehört die Dame in meinen Bereich, ich weiß, sie hat viel zu tun, ist für meinen Chef auch sehr wichtig, meint aber gelegentlich mich mit kopieren und abheften beschäftigen zu müssen. Das mache ich sogar gern, wenn es passt. Aber wenn man das dann macht, meint sie ein Daueranrecht zu haben. Ich habe ihr mal einen Ordner mit unzähligen Kopien angelegt und sie kam dann mit einem Blatt zu mir an den Platz, ich nicht am Schreibtisch, dann schreibt sie mir ein Posit: bitte in den Ordner ablegen und klebt das dann auf den Ordern. Locher stand direkt daneben, also auch hier wäre der Arbeitsgang schneller erledigt, als mir was aufzuschreiben.

versteht ihr mein Problem?

Sorry fürs zumüllen
LG
Gloria

Kommt sie sich da nicht blöd vor - bevor sie die Mail schreibt den Ordner hin- und herträgt hat sie das doch längst abgeheftet. Kommt mir ja fast wie ein Machtkämpfchen vor bei euch.
Musst du denn für sie arbeiten? Was ist sie denn in dem Bereich, bist du nur für deinen Chef da oder für die ganze Abteilung??
Ich hatte auch mal so ne Kollegin - die war halt Sachbearbeiterin und meinte auch immer der doofen Sekki kann man alles geben. Im Nebenzimmer ihres Büros war der Kopierer unser Zimmer 2 Zimmer weiter weg. Sie kommt mit einem Blatt Papier an und meinte ich solle das für sie kopieren (wir hatten gerade irre viele Anträge etc. zu bearbeiten), ich sagte ihr dann schon sehr bestimmt, dass ich dafür keine Zeit habe und nachdem sie am Kopierer vorbei läuft bzw. dort sitzt könnte sie es viel schneller selber machen. Sie kam nie mehr mit sowas zu mir....

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)

Sandrinchen, jetzt ist sie Abteilungsleiterin in meinem Bereich. Nein, ich bin Bereichsleiter-Assi und nicht Bereichs-Assi. Grundsätzlich reite ich nicht drauf rum, es geht eigentlich meiner Meinung nach nur mit geben und nehmen.

Aber ja, genau, bei der Dame glaube ich auch eher an Machtspielchen.

Mein Chef sagt mir, ich entscheide (also ich Gloria) was ich für den Führungskreis zusätzlich tue. Und wenn ich nicht klar komme, dann soll ich es ihm sagen. Finde ich aber nicht so glücklich, wenn es hochkocht, denn wir haben ja wirklich wichtigeres zu tun.

Ich bin schon ein schwerer Fall. Aber schreibt bitte ruhig eure Meinungen, vielleicht kann ich dadurch lernen besser damit umzugehen.

LG
Gloria

Ja, ich verstehe dein Problem. Ich gehe mal davon aus, dass du noch jung bist und nur ein paar Jahre Berufserfahrung hast.

Nein zu sagen kann dir niemand beibringen, dass ist ein Lernprozess, den nur du machen kannst. Vielen fällt es schwer nein zusagen, weil sie

a) nicht wissen, wie sie die Ablehnung einer Bitte freundlich formulieren sollen,
b) Angst haben, deshalb nicht mehr gemocht/anerkannt etc. zu werden,
c) nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen, wenn jemand das Nein nicht akzeptiert.

Leute finden ganz schnell heraus, wer nicht nein sagen kann und nützen das aus.

Auch das "Wie sage ich es" ist ein Lernprozess, den nur du alleine machen kannst. dazu brauchst du Geduld und Phantasie. Wann immer du glaubst, falsch reagiert zu haben, gehe das ganze nochmals in Gedanken durch uns "spiele" es so durch, dass du hinterher zufrieden bist. Stell dir einfach vor, du würdest einen Film drehen und die erste Aufnahme war nicht gut. Du kannst deine Reaktion zwar nicht mehr rückgängig machen, aber durch's gedankliche Beschäftigen mit der Thematik übst du andere Varianten und irgendwann handelst du auch so.

Einer meiner Lieblings-Nein-Sprüche war, wenn jemand seine Arbeit bei mir abladen wollte:

"Grundsätzlich sehr gerne, nur heute geht es leider nicht, Chef wartet auf dringende Arbeit."

Wollte mir jemand die Arbeit dann trotzdem liegen lassen für morgen, dann bat ich darum, die Arbeit mitzunehmen und morgen nochmals zu kommen. Tja, und dann hatte ich immer noch dringende Arbeit für den Chef.

Toll finde ich die Unterstützung vom Chef, doch letztendlich bist du es, die hier eine Änderung vornehmen kann.

PS: Du hast nochmals gepostet, während ich meine Antwort schrieb. Kann es sein, dass dein Selbstbewusstsein ein wenig Aufpäppeln nötig hat? Denn du bezeichnest dich als schwerer Fall, was du sicher nicht bist, höchstens unsicher .

Ellens Satz und Vorgehensweise finde ich gut! Ich unter Bedauern ablehnen, weil die Arbeitslast gerade dank Cheffes Mitwirken so fürchterlich hoch ist ...

Das machst du ein paar Mal und dann fragen Sie dich vorher, ob's gerade passt - was das Nein-Sagen dann nicht wirklich erleichtert ... kann ich dir aus eigener Erfahrung sagen. Aber auch das kriegst du hin!!!

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Caro

Zum Glück sind Sie Ingenieur! Bei Ihrem Taktgefühl wären Sie ein lausiger Psychiater ... (Kirk zu Scottie in "Treffen der Generationen")

Natürlich komm ich in die Hölle...sogar mit V.I.P.-Bändchen und Freigetränk!

Komisch, zu mir würde niemand kommen, um sich mal eben ein Blatt kopieren zu lassen (außer meinem Chef, wenn er grad in seinem Zimmer in einer Besprechung sitzt, und das eine Blatt für die Sitzung braucht). Hat vielleicht tatsächlich was mit Augenhöhe zu tun.
Die meisten Dinge, die ich hier tue, könnten die anderen gar nicht, entweder weil sie nicht den entsprechenden Zugriff auf die Systeme haben (diverse Workflows in verschiedenen Programmen), oder weil sie das fachchinesisch (Personal, EDV usw.) nicht verstehen und selbst wenn sie es versuchen würden, gar nicht wüssten, was zu tun ist. Also mache ich das alles, alle sind glücklich.

Natürlich kopiere ich Tischvorlagen für Meetings, aber da muss ich mir die zu kopierenden Seiten meist selbst zusammensuchen bzw. von den jeweiligen Kollegen geben lassen, da krieg ich nur die Tagesordnung, und stimme nur im Zweifelsfall noch ein paar Details mit Cheffe ab. Ansonsten liegt es in meiner Verantwortung.

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Liebe Grüße
Kiki

Dass eine Bereichsleiterin versucht, dir ihre ungeliebten Sachen aufzudrücken und dich auch sonst kleinzuhalten, ist offensichtlich.

Zum Spiel gehören immer zwei. Eine die's macht, und Eine, die's mit sich machen lässt.

Sie ist für Nein-Sage-Übungen ein prima Übungsobjekt. Trau' Dich ruhig. Sie hat nur so viel Macht über dich, wie du ihr zugestehst.

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Helmine
Stromausfall ist die Gelegenheit mit Ihrem Fön zu baden. (Rainald Grebe)

Danke euch allen recht herzlich.

Ellen, nein eine Berufsanfängerin bin ich wahrlich nicht. Und wenn ich meinem Umfeld sagen würde, ich trau mich nicht, dann würden sich alle "totlachen" eigentlich bin ich nicht auf den Mund gefallen und berühmt berüchtigt für meine Klappe.

Aber ich weiß jetzt, warum mir das in dem Fall so schwerfällt. A) mache ich mich kleiner als die AL - obwohl sie mich eher brauchen als umgekehrt und B) denke ich in solchen Fällen: mach kein Faß auf, eh du dich darüber aufregst ist die Kopie erledigt. So in dem Tenor, jetzt zu sagen, ich habe keine Zeit wo das ne Sache von ner Minute ist, da habe ich wirklich ein Problem mit.

Trotzdem weiß ich es jetzt besser einzuordnen und danke Euch für Eure Meinungen.

LG
Gloria

Zu B) du regst dich dennoch auf. Auch wenn die Kopie schon lange erledigt ist. Es geht hier um's Prinzip. Klar brauchst du länger, der Kollegin zu erklären, warum und wieso nicht. Doch wenn du das nicht machst, kommt sie immer wieder.

Ich denke es mir, wenn ich meiner Azubine Arbeit gebe, ich erledige das schneller, wenn ich es selber mache. Doch wie soll sie sonst lernen und Erfahrung sammeln?

Versuch doch mal, den Spieß umzudrehen. Um bei dem Beispiel mit der Kopie zu bleiben könntest du, wenn sie damit kommt, doch sagen: "Wäre es für Sie nicht schneller gegangen, wenn Sie die Kopien selber gemacht hätten anstatt damit zu mir zu kommen?" (Mir fällt jetzt keine freundlichere Formulierung ein, doch du weiß, worauf ich hinaus will, gell? ).

Ja. Ellen Du hast Recht. Ich würd am liebsten sagen, mensch Sie sind doch schon groß, das können Sie auch alleine.

Wenn ich gut drauf bin, kommt das auch witzig und keinen störts, aber wenn ich eh schon angep...st bin, dann hört man das auch - leider.

Und geärgert habe ich mich drei Tage, mensch was war ich stinkig. Und das ist die Sache nicht Wert. Aber meistens denke ich eben, ich bin nur empfindlich - denn ich bin hier ja nur die Tippse. Wobei ich im Scherz sehr gerne sage, meine Kernkompetenz ist Kaffeekochen und Fingernägellackieren und im Ernst würde das nie jemand glauben-

Och Mensch, warum tut man nich manchmal nur so schwer?

So morgen muss ich wieder in den Dienst, dann kann ich leider nicht mehr schreiben.

Nochmals Danke für manchen Denkanstoß.

LG
Gloria