Abgrezung von Aufgaben

Meine Abteilung kümmert sich um alles, was mit dem Kunden in Berührung kommt. Wir organisieren Messen, Seminare, Incentives Veranstaltungen aller Art, machen die Prospekte und Broschüren, Flyer, Visitenkarten, alle Art von Papier, wir machen zusammen mit der Agentur die Anzeigen und die gesamte PR, überlegen uns POS-Material aller Art für unsere Händler, der Bereich Sponsoring ist unser ... bestimmt gibts noch ne Menge anderer Dinge.

An meiner Tür steht aber nicht Marketing & Vertrieb, sondern der Vertrieb ist wiederum aufgeteilt in einen Innendienst und den Außendienst und hat jeweils einen "Chef".

Der Innendienst wird organisiert von einer neuen Kollegin, die außer meinem Chef anscheinend keiner leiden kann. In ihrer Abteilung hat sie schon derart gewerkelt, dass eine Mitarbeiterin gekündigt hat und zwei andere eine Abmahnung kassiert haben.

Jetzt bekomm ich schon den zweiten "Auftrag" von ihr, was ich wem schicken soll. Weder steht bei mir Versand noch Vertrieb, also stell ich mir die Frage, wie bringe ich ihr bei, dass das nicht mein Job ist? Da ich sie - im Gegensatz zu meinen anderen Kollegen - nicht ausstehen kann, kommt hier eine persönliche Komponente hinzu. Gebt mir mal nen Tipp, wie ich dieses Thema angehen kann, ohne dass mir "ZIckenkrieg" unterstellt wird.

Ich antworte erst heut abend, hab jetzt Dauertermine ...

Ganz sachlich sagen oder zurückmailen, dass das nicht zu Deinen Aufgaben gehört.
Zickt sie dann rum, darauf hinweisen, dass sie Dir nicht weisungsbefugt ist und Du nicht zu ihrer Abteilung gehörst.

Wichtig ist - gerade weil Du sie nicht magst -, dass Du so sachlich wie möglich bist!!

Wenn du die Abteilungsleiterin deiner Abteilung bist, hat sie dir keine Aufgaben zu übertragen.

deine Aufgabe/Arbeit würde ich eher bei von Public Relations ansiedeln. Die Kollegin ist nach deiner Beschreibung und meinem Verständnis her eher eine Vertriebsassistentin - also ist es ihr Job Zeug durch die Gegend zu schicken.

Da würde ich wenn nötig mit 'ganz oben' oder mittels Stellenbeschreibung klar abstecken, wer welches Feld beackert. Und vor allem die Hierarchieebenen klären.

Wenn du jetzt mal nachgibst, wird das Chaos perfekt.

Ich hatte hier ein ähnliches Problem mit einem Kollegen, der glaubte, er könnte mir Aufträge erteilen und, noch besser, er müsse kontrollieren, ob ich auch schön arbeite und alles richtig mache Mir ist irgendwann fast der Kragen geplatzt - trotzdem hab ich es geschafft, mein Anliegen sachlich (wenn auch SEHR bestimmt) rüberzubringen. Das war vor 1,5 Jahren. Seitdem gibt es dieses Problem nicht mehr und ich verstehe mich sogar recht gut mit ihm. Diese Geschichte sollte dir Mut machen, es anzusprechen. Natürlich kann man in meinem Fall ja nicht von "Zickenkrieg" sprechen , aber die Angst, dass dir das unterstellt werden könnte, ist im Moment wohl dein geringstes Problem und sollte dich nicht daran hindern, die fällige Auseinandersetzung bald zu führen.

Ich kann den anderen nur zustimmen, bring sachlich deine Aufgaben rüber und versuch dich abzugrenzen. Sowas passiert mir hier auch manchmal dass ich mich fragen muss ob irgendwo bei mir ein Schild steht, ZUSTÄNDIG FÜR JEDEN SCHEI...
Viel Glück.

In einem ähnlichen Fall bei meinem alten AG erklärte ich dem "Auftraggeber", dass er wahrscheinlich garnicht wisse, dass das nicht mein Aufgabenbereich ist. Da ich an diesem Tag Luft hatte, bot ich an, diese Aufgabe ausnahmsweise zu erledigen und ich teilte ihm auch mit, wer tatsächlich zuständig ist.

Vielleicht hilft es dir sachlich zu bleiben, wenn du dir vorstellst, dass du eine bisher Unwissende informierst. Sie ist halt wie sie ist, und dass du sie nicht magst, ist nicht ihr Problem. Deines auch nicht, außer du machst es dazu, indem du von der Sachebene weggehst.

Ich drücke dir die Daumen, dass das Gespräch gut geht, oder sonst schreib ihr.

Ich bin auch der Meinung, dass du ihr das klar sagen musst.
Allerdings bin ich ja so gar nicht der Typ, der dir dazu Tipps geben kann. Ich kriege das nämlich selbst nicht auf die Reihe.

Vor 2 Jahren hat aber auch eine Kollegin bei uns einen Bereich übernommen der mir monatlich Daten liefern soll. Sie exportiert Daten aus einem Programm und hat mir die Dateien dann unformatiert geschickt. Ich muss die Daten aber an andere Stellen und an Chef weiterleiten und habe sie dann noch nett gefragt, ob sie die Dateien nicht formatieren kann wie ihre Vorgängerin. Ihre Antwort war dann, dass ich Excel ja bestimmt beherrsche und das dann ja schließlich selbst machen kann.
Da bin ich (eins der wenigen Male) ausgeflippt und hab sie gefragt, ob ich ihre restliche Arbeit auch übernehmen soll...

Hat's dann wenigstens geklappt Kiesel??

Yoshi ich kann mich den anderen nur anschließen, sachlich und cool darauf hinweisen, dass nicht dein Job und sie dir nix sagen kann.

Oh ja!

Yoshi,
ich schieße mal quer:
Was soll denn geschickt werden? Infomaterial, Imagebroschüre, Geschäftsbericht oder so? Das wäre schon eigentlich Marketing/PR, oder? Wenn es dagegen um Proben, Angebote oder dergleichen geht: ganz klar Vertriebsinnendienst.
Was mich auch ein bisschen irritiert: Du sprichst von ihr als der, "die den Innendienst organisiert". Kann es sein, dass sie genauso Gruppenleiterin ist wie du für deine kleine Marketingtruppe? Vielleicht kannst du an der Stelle noch einen Schritt mehr weg von Beziehungs- hin zur Sachebene machen?

Wie ist denn der "Versand" von was auch immer sonst organisiert?

Ansonsten bin ich natürlich bei den anderen: Freundlich aber bestimmt das Revier verteidigen.

Yoshi,
ich schieße mal quer:
Was soll denn geschickt werden? Infomaterial, Imagebroschüre, Geschäftsbericht oder so? Das wäre schon eigentlich Marketing/PR, oder? Wenn es dagegen um Proben, Angebote oder dergleichen geht: ganz klar Vertriebsinnendienst.

Was mich auch ein bisschen irritiert: Du sprichst von ihr als der, "die den Innendienst organisiert". Kann es sein, dass sie genauso Gruppenleiterin ist wie du für deine kleine Marketingtruppe? Vielleicht kannst du an der Stelle noch einen Schritt mehr weg von Beziehungs- hin zur Sachebene machen?

Wie ist denn der "Versand" von was auch immer sonst organisiert?

Ansonsten bin ich natürlich bei den anderen: Freundlich aber bestimmt das Revier verteidigen.

Die Dame leitet den Vertriebsinnendienst, also gleiche Ebene wie ich.

Versand von Broschüren und dem ganzen Gedöns macht unser Azubi, diese Aufgabe wird auch zum nächsten Azubi weitergegeben. Wir (meine Abteilung) könnten das personell nicht schaffen.

Ich hab gerade versucht, ihr das Problem klarzumachen, keine Chance. Ich merke, dass ich innerlich rot anlaufe, wenn sie abblockt. Wir haben es aber immerhin geschafft, uns darauf zu einigen, dass wir beide über einen Lettershopauftrag nachdenken.

Darüber hinaus erklärt sie mir, welches Material sie benötigt - über das hinaus, was wir herstellen. Also vom bestehenden Flyer eine Variante, hier einen anderssprachigen Prospekt ... das belastet mein Budget. Jeder Versuch, sachlich zu argumentieren, muss scheitern, weil sie das (zu Recht) dann als Einmischung in ihren Bereich empfindet.

Hier sind ganz klar ungeklärte Zuständigkeiten und ungklärte Ablaüfe. Momentan weiß ich noch nicht, wer die Rolle des Mediators einnehmen soll. Zudem noch zu einer Zeit, in der bei mir eh der Bär steppt ...

Ellen, das mit dem Aufschreiben (so als wär sie "unwissend" versuche ich jetzt mal. Strukturiertes Aufschreiben kann man auch nur sachlich machen.

, sie wird dann zynisch ...

Völlig Schnurz wie sie dann wird - ihr seid auf gleicher Augenhöhe und da hat sie dir keine Arbeitsaufträge anzuweisen. Punkt.

Wenn sie unprofessionell wird, ist das dein Pluspunkt. Und über zusätzliche Marketingaktionen oder Ausbau der Marketingaktivitäten entscheidet auch nicht die Innendienstleitung sondern die Ebene oben drüber.

Denk' an deinen Blutdruck und lass' dich nicht provozieren.

Yoshi, ich kann da Helmine nur zustimmen.

Ansonsten muss Euer gemeinsamer Chef, da ich annehme deiner ist nicht auch ihrer, mal über die genauen Arbeitsplatzbeschreibungen nachdenken bzw. hier als Mediator auftreten. Dafür bekommt er schließlich monatlich Honorar.

Yoshi, ich kann da Helmine nur zustimmen.

Ansonsten muss Euer gemeinsamer Chef, da ich annehme deiner ist nicht auch ihrer, mal über die genauen Arbeitsplatzbeschreibungen nachdenken bzw. hier als Mediator auftreten. Dafür bekommt er schließlich monatlich Honorar.

Murmel, Doch, unser Chef ist der Gleiche *lach* Das mit der Mediation hab ich mir grad vorgestellt ...

Ich versuch mein Bestes.

Na, dann ist es doch einfacher oder nicht. Dein Verhältnis zu ihm ist doch nicht schlecht sodass er einer Mediation hoffentlich nicht abgeneigt ist. Sonst such dir jemand fremdes.