Ablage

Ich fange bei der Ablage bei Null an. Ich habe einige Verträge, z. B. Tankkarte, Mobiltelefon etc. Ich bin mir nicht sicher, ob ich diese Verträge bei den Mitarbeitern in der Personalakte oder in einem separaten Ordner Verträge ablegen soll. Wie seht ihr das?

Ich würde es bei den Verträgen ablegen.
Wenn dann bei einer Gesellschaft z. B. gekündigt wird, musst du nicht alle MA-Akten durchforsten.

ich hätte wahrscheinlich doppelte Ablage

Verträge in Vertragsordner u. eine Kopie bei den MA

Ilona, dieses Argument kam mir noch garnicht.

Hannah, das macht auch Sinn. Wird in die Überlegung mit einbezogen.

Für Hannahs Vorschlag wäre ich aus mir bekannten Gründen nicht

jeder arbeitet halt anders

Du könntest ja das Original bei den Veträgen ablegen, und für jeden MA ein Deckblatt machen, wo drauf steht.

Tankkarte..... 987666 erhalten am 12.12.07 Rückgabe......... Bemerkungen/Sonstiges
Mobilfunkkarte 6352442452 erhalten am 22.11.09 Rückgabe,,,, Bemerkungen/Sonstiges

Vertragsunterlagen sind hier in der Buchhaltung abgelegt, weil relevant für Zahlungsläufe.

Ich würde nen Extraordner für Verträge machen unterteilt nach Telefon etc. Da brauchst du doch keine Kopie im MA-Ordner und doppelte Buchführung ist ja auch Quatsch - es soll doch einfach sein oder??

Ich plädiere auch für einen Extraordner und evtl. einen Vermerk in der Akte.

Es wird einen Extraordner geben mit Vermerk in der Personalakte.

ich hätte einen Extraordner angelegt mit einem Deckblatt IN DEM Ordner, und da die MA aufgeführt.

Du weißt doch, dass du einen Ordner Verträge hast - also Ordner aufschlagen nachsehen.

Selbst wenn du in 5 Jahren noch wissen willst, wer welches Handy oder Auto hatte, kannst du das nachvollziehen.

Wobei ich persönlich versuchen würde, keinen Ordner abzulegen, sondern die Unterlagen einscannen und auf dem Server ablegen würde - und schon hast du einen Ordner weniger

Und unterschriebene Vertragsunterlagen entsorgen?

So sehr ich auch für elektronische Ablagen plädiere, wäre ich nicht so kühn Vertragsunterlagen mit Unterschriften nach dem Scannen zu entsorgen. Und 2 Mal ablegen ist doppelte Arbeit.

Bei Korrespondenz, Auftragsbestätigungen, etc. reicht meistens eine elektronische Kopie.

Britta, ich lege auch vieles nur elektronisch ab, doch bei Verträgen bin ich vorsichtig. Die Original-Unterschrift ist bei vielen Verträgen verbindlich.

Ich würde die Original-Verträge auch in einem extra Ordner abheften. Ein Vermerk in der Personalakte darüber, dass ein Handyvertrag besteht, müsste ausreichen. Am besten ein Deckblatt in jeder Akte, wo einige Punkte Standardmäßig aufgeführt sind.
Doppelablage lehne ich grundsätzlich ab.