Adressdatenpflege

An welcher Stelle im Unternehmen ist das bei euch angesiedelt?

Es geht um Konditionen und Stammdaten, Entsorgung von Karteileichen, einheitliches Anlegen eines Kunden ...

Ihr erinnert euch, wir haben hier keine Abteilung "Marketing&Vertrieb" sondern "Vertrieb" (innendienst und Außendienst) und Verkaufsförderung (wir machen die bunten Bildchen) sind getrennt. Alle anderen Abläufe funktionieren, aber das so gar nicht. Keiner fühlt sich verantwortlich.

Du hast es auf den Punkt gebracht, woran bei vielen Firmen die Pflege ihrer Datenbanken krankt:

"Es fühlt sich keiner verantwortlich" weil kein Verantwortlicher definiert wird.

Bei meinem vorletzten AG hatte ich mich dieses Themas angenommen bedingt dadurch, dass durch diese Kundendatenbank die Adressen für den Versand des Newsletters generiert wurden. Da kam erst mal ans Tageslicht, wie unbrauchtbar die DB war, wie ungepflegt.

Ich brauchte mehr als ein Jahr, bis ich Überzeugungsarbeit beim Chef und den Mitarbeiterinnen geleistet hatte, dass die Mitarbeiterinnen die DB-Pflege machen müssen, denn die erste Aussendung der News per Post ergab unzustellbare Rücksendungen von irgendwas um die 15 %.

Das Generieren der Adresslisten von Navision in Excel deckte weitere Schwachstellen auf: uneinheitliche Eingabe der Daten. Das war eine meiner letzten Aktionen beim Vorletzten, den Chef zu überzeugen, es darf nur noch eine Person plus eine Vertretung neue Daten anlegen, weil die Vertriebsjungs auch nach mehrmaligen Erklären nicht in der Lage (oder bereit?) waren, sich an die EIngabevorgaben zu halten.

Eine weitere Aktion war dann, dass die ADs und Vertretungen die Pflicht hatten, ihre Adresslisten zu sichten und korrigiert zurückzusenden. Chef hatte eingesehen, wie wichtig das ist und entsprechend Druck gemacht. Als ich das Unternehmen verließ, war die Datenbank immer noch nicht perfekt, doch auf dem Weg zu einer wirklich brauchbaren DB.

Wenn dein Chef keine klare Vorgaben macht wer verantwortlich ist, wie die KUnden anzulegen sind und das auch mit Nachdruck einfordert, dann wird eure DB nie auf einem Topzustand sein. Irgendwann muss man das tun, und dann ist es keine Fleiß- sondern Strafarbeit.

Als diese 15 % Rücksendungen kamen, war die GL echt schockiert, es waren Körbe, die die Post anlieferte. Eine Schülerin wurde als Ferienjobberin damit beauftragt, diese Leichen zu löschen und nachzufassen, ob es die Firma nicht doch noch gibt. Sie war Wochen damit beschäftigt.

Ein beliebtes Thema
Wir haben eine Outlookdatenbank, die neuen Adressen werden von unseren Werksstudenten eingegeben und müssen bei irgendwelchen Aktionen dann auch die Karteileichen löschen. Aber aktuell ist die sicherlich nur zu 70%, aber das finde ich ja schon nicht schlecht. Unsere MA sind angewiesen entweder selber einzupflegen oder die Visitenkarten hier abzugeben.

bei uns hängt das ganze systemtechnisch generell leider an mir, wobei die hauptkontaktperson, die eingetragen wird, eigentlich für den eintrag verantwortlich ist. allerdings sehen das die meisten nicht so.

ich bin auch seit monaten dabei, den schrott in der datenbank stück für stück auszusieben und zu aktualisieren. bis ich da fertig bin, werden noch monate vergehen

Dafür haben wir unsere Systembeauftragte. Alle Änderungen gehen über den Tisch der Admin.

Ein, auch bei mir derzeit, sehr akutes Thema.

Hier macht es der Vertriebsinnendienst auf Wink des Außendienstes (bei Neuanlagen) und anderen (bei Änderungen).
Für jede Business Unit separat ist ein Vertriebsinnendienstmitarbeiter verantwortlich.
Für das korrekte Anlegen der Daten gibt es eine unmissverständliche Arbeitsanweisung und ich würde sagen über 90% der Adressen sind "up to date" und gem. der AA angelegt.

die neuen Adressen werden von unseren Werksstudenten eingegeben und müssen bei irgendwelchen Aktionen dann auch die Karteileichen löschen

*kreisch* Unsere Werksstudenten sind viel zu wichtig für solch niederen Tätigkeiten - das sind doch die Top-Führungskräfte von Morgen!!!!

Ehrlich gesagt, weiß ich nicht wer bei uns diese Daten pflegt, bzw. ob wir solche Datenbanken haben. Ich denke, das macht die Vertriebsabteilung.

In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird so eine Datenbank in SAP ja auch gepflegt, und da kann es schon mal sein, dass ein und die selbe Firma mehrmals vorkommt: Mal mit Großbuchstaben, mal ohne, mal mit alter Firmierung, mal mit neuer, mal so, mal so...
Aber für sowas gibt es Konzernprojekte!

Das Problem bei euch ist einfach, dass eine Entscheidung her muss. Von deiner Defition der beiden Abteilungen Vertrieb und Verkaufsförderung würde ich aus dem Bauch heraus zum Vertrieb tendieren.

Das Problem ist, es muss jemand gefunden werden, der das ganze dann auch gewissenhaft angeht. Und dieser (bemitleidenswerte) Jemand muss dann auch die notwendige Rückendeckung bekommen. Das heißt für mich (als ehemals geplagte Mitarbeiterin), dass von oben auch der nötige Druck auf diejenigen Kollegen ausgeübt wird, die auf den Informationen "sitzen", das wären in unserem Fall die Vertriebsbeauftragten. Denn es ist unnötiger Aufwand und kommt auch nicht so gut bei den Kunden an, wenn da jemand anruft und nach Telefonnummern usw. fragt, wenn der Kundenkontakt seit Jahren vorhanden ist ...

Bei uns ist das im Vertrieb/Marketing, gepflegt wird es meist durch die Kollegin in der Admini, aber die anderen halten da die Hand drauf und zurzeit hat jeder für sein Gebiet einen Ausdruck bekommen und muss diese nach Leichen durchforsten und dann wird es aktualisiert.

In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird so eine Datenbank in SAP ja auch gepflegt, und da kann es schon mal sein, dass ein und die selbe Firma mehrmals vorkommt: Mal mit Großbuchstaben, mal ohne, mal mit alter Firmierung, mal mit neuer, mal so, mal so...
Aber für sowas gibt es Konzernprojekte!

ja, ja, oder mit straße ausgeschrieben, abgekürzt, mit doppel-s....

hallo, ich würde an eine datenbank niemals eine aushilfe oder ferienjobberin hinsetzen, dazu sind die daten viel zu wichtig. auch wenn es eine fleiß- oder sogar strafarbeit ist, derjenige der das eingibt sollte echtes interesse haben und halbwegs die zusammenhänge kennen.