Arbeitssystem mit Chefin

Ellen, ich sehe das Problem viel eher da, das Emily das Gefühl hat, inhaltlich nicht Bescheid zu wissen. Wie soll sie eigeninitiativ sortieren und helfen, wenn sie die Inhalte nicht kennt?

Inhalte kann man aber nur kennenlernen, wenn man sich einwühlt in die Themen/Thematik/Materie und dazu muss sie die Akten einsehen und studieren. Also lesen, lesen, lesen!

Von nix kütt nix!

Und genau da waren wir schon im Sommer

59938842nx37170/allgemeine-office-themen-f2/ich-habe-ein-problem-mit-den-mandaten-t186.html

Ja, ich kann mich lebhaft daran erinnern!

Und ich bin - so wie es aussieht - ganz auf der Seite von Emilys Scheffe. Wenn ich die Mandate nicht kenne bzw. mich nicht für die Hintergründe der Akte interessiere, dann fehlt mir der Durch- und Überblick und ich KANN ich nichts organisieren und meinen Chef entlasten.

das gespräch war ja schon da - ich soll logisch mitdenken, aber ich habe wohl eine andere logik, denn immer wenn ich was an einer neuen stelle ablege, die für mich logisch wäre, zitiert sie mich in ihr zimmer und fragt was daran jetzt logisch ist. und wenn ich ihr das erkläre sagt sie, dass sie das woanders ablegen soll, ich soll gefälligst mitdenken.

das war das gespräch, ich hatte schon eins versucht. ich soll assistieren, mitdenken. einfach was machen ohne ihre zustimmung trau ich mich gar nicht, daher möchte ich gerne, dass sie meine vorschläge abnickt.

ihr system: alles was mit hat auf den schreibtisch legen. da was zu sortieren trau ich mich nicht.

ich hab ihr heute eine e-mail geschrieben, wie ich mir vorstellen könnte ihr inbox zu strukturieren und ob sie damit als versuch erst einmal leben könnte. habe bisher keine antwort, aber vielleicht hatte sie auch einfach keine zeit.

ich bin eigentlich gern assistentin, mit meinem ehem. chef hats gut geklappt, auch mit dem chef davor. meine andere chefin arbeitet sehr selbstständig und trägt z.b. ihre zeiten gleich selbst ins system ein und sortiert auch ihre inbox selbst, da gibts außer normaler sekretärinnenarbeit nicht viel zu assistieren.

sich in die akten einzulesen finde ich ziemlich schwer, da ich ja nun nicht jura studiert habe und den sachen inhaltlich nicht folgen kann. außerdem gibt es auch nicht eine akte zu einem mandat sondern mehrere dicke gefüllte leitz-ordner (okay, klar, man muss ja nicht alles lesen, verträge und so ;) ) aber natürlich ist sie ja auch nicht die einzige, die an dieser sache arbeitet, da arbeiten noch 2-3 andere chefs mit dran meistens. viele e-mails schreibt sie selber und das sehe ich natürlich nicht. ich kann ja nicht permanent ihre inbox- und outbox überwachen.

den zeitzettel hab ich jetzt einfach mal auf ihren schreibtisch gelegt. dafür brauch ich ja nun auch nicht ihr okay.

und naja, mal schauen was sie zum PE sagt ob sie das so mag und dann versuche ich erst einmal das. und wo sie jetzt so ein schönes aufgeräumtes zimmer hat kann ich bei sachen die ich sofort sehe vielleicht auch gleich einen vorschlag machen - auch wenn sie mich dann auch wieder genervt anschauen wird...

ich danke euch - auch wenn ich dieses thema im sommer schon mal hatte - für eure bisherige hilfe.

lg emily

Emily, ich habe auch nicht Jura studiert und musste mich auch mühsam in die Materie einarbeiten.

Keiner verlangt von dir, dass du alles weisst. Aber ich finde schon, dass man von einer Sekretärin im Anwaltsbereich verlangen kann, dass sie sich z. B. über bestimmte Begriffe schlau macht, die immer wieder auftauchen.

Frag einfach nach oder guck doch mal bei Google! Da gibt es viele juristische Glossare, die die juristischen Begriffe für Otto-Normal-Sekki verständlich erklären.

Dieses Interesse fehlt mir bei dir ein bisschen oder kommt zumindest nicht rüber. Der Eindruck verstärkt sich wieder einmal durch einen Satz wie diesen:

[...] sich in die akten einzulesen finde ich ziemlich schwer, da ich ja nun nicht jura studiert habe und den sachen inhaltlich nicht folgen kann.

Das ist die berühmte Katze, die sich in den Schwanz beisst: Das ist schwer, ich habe ja auch nicht Jura studiert, also verstehe ich die Sachverhalte nicht, dadurch kann ich nicht "mitdenken", dadurch macht die Juristerei keinen Spass und ausserdem ist das ja eh zu schwer für mich, wie soll ich dem denn inhaltlich folgen, wenn ich nichts davon verstehe, was dazu führt, dass meine Cheffin nicht mit mir zufrieden ist, .....

Verstehst du, was ich meine?

Wenn du dich mal nicht mehr selber blockierst, indem du dir selber immer wieder sagst, dass der juristische Kram schwierig ist, dich interessierst, nach und nach immer mehr verstehst, dann erkennst du auch die Zusammenhänge und dann wirst du auch das System erkennen, dass du jetzt einfach wegen fehlender Sach- und Fachkenntnis in der Juristerei eben nicht erkennst.

Und eigentlich hättest du seit dem Sommer schon ein bisschen daran tun können, oder?!

stimmt, hätte ich, aber ich wurde letzten sommer von meinem ex-freund nach 7 jahren verlassen und da hatte ich keinen nerv mich noch genervt anschauen zu lassen wenn ich mit neuen ideen ankomme.

jetzt gehts mir wieder etwas besser, daher wollte ich im neuen jahr mal wieder einen neuen versuch starten :)

einzelne begriffe weiß ich, aber ich kann mir nicht vorstellen, dass ich wirklich alle mails in ihrem posteingang lesen muss.. jetzt nur bei ihr, aber im februar bekomme ich eine weitere chefin und dann muss ich ja bei der auch lesen und vielleicht bald bei meiner dritten chefin auch.. das geht bei den mengen gar nicht..aber ich versuchs jetzt erst einmal bei ihr.

Das mit der Trennung ist natürlich doof und will auch erstmal verkraftet werden!

Versuch einfach mal, dich einzulesen und frag nach (auch und besonders bei dieser Cheffin), wenn du was nicht verstehst. Frag auch bei ihrem System mal nach, welche Logik dahintersteht und zeig Interesse an ihrer Logik (irgendwie habe ich den Eindruck, dass du da gar nicht nachgehakt hast und dich hast einschüchtern lassen).

Das signalisiert deinen Chefs auf jeden Fall schonmal Interesse!

Emily, wenn ich das so lese - deine Chefin macht's dir ja auch nicht leicht. Wenn du das Gefühl hast, du kannst tun, was du willst, für sie ist es sowieso falsch, wirst du immer unsicherer. Es ist sicher besonders schwer, aus dieser verfahrenen Situation wieder rauszufinden. Aber wie Caro schon schreibt - frag, wenn du was nicht verstehst, und versuch, dich in ihre Logik ein bisschen reinzudenken. Alles Gute!

Es ist wirklich nicht immer leicht, sich in manches reinzulesen. Aber ich denke, das geht uns allen so und das sind unsere Herausforderungen. Mir fällt es auch regelmäßig schwer, mich in manches technische Detail reinzudenken. Manchmal hilft nur noch Fragen, Fragen, Fragen, weil ich manches gar nicht wissen kann. Davon darf man sich nicht verunsichern lassen.

OT: Emily, tust du uns bitte den Gefallen und wendest die Groß-/Kleinschreibung an?

@Käfer: Sorry, das mach ich natürlich gerne :)

Ich habe noch keine Antwort bekommen ob sie das mit dem PE so mag. Was meint ihr.. soll ich morgen noch einmal nachfragen?

Ich habe auch keine Zeitzettel bekommen heute Abend.. gut, vielleicht liegt er ja morgen da, aber was ist wenn nicht? (wovon ich ausgehe?

Ist nochmals nachfragen nerven oder assistieren?

LG emily

Emily, assistieren ist, wenn DU den Zeitzettel ausfüllst. Also ich könnte das für meinen Chef, meistens weiß ich, an welchem Projekt er gerade arbeitet. Aber dazu gehört natürlich, dass man alle Projekte und Ansprechpartner kennt, alle eingehende Post (und ja, auch die ausgehende, und auch die E-Mails) zumindest quer gelesen hat. Wie willst du "die normale Sekkiarbeit" - was immer du darunter verstehst - machen, wenn du nicht weißt, wer und was wichtig ist, welche Anrufer sofort durchgestellt werden dürfen, wen du erstmal abwimmeln musst. Wie willst du Ablage machen, wenn du nicht erkennen kannst, welches Blatt Papier, welche E-Mail zu welchem Projekt gehört.

Assistenz bedeutet Bescheidwissen, und Mitdenken.

Also fang endlich an, dich in die Projekte einzuarbeiten, die Sachverhalte kennen zu lernen. Du musst die Fälle nicht bearbeiten, aber Namen, Orte, Stichworte zum Problem, Daten und Fristen solltest du kennen, das ist dein Handwerkszeug. Und wenn dir deine Chefin einmal am Tag zuruft: 2 h Müller, 5 h Meyer, dann hast du auch was, was du auf den blöden Zeitzettel schreiben kannst.

Da sich seit deinem ersten Edit: Thread nicht sehr viel verändert hat und du eigentlich mit den gleichen Problemen kämpfst, wie zuvor, frage ich mich, ob dieses Fachgebiet richtig ist für dich.

Meiner Ansicht nach ist nicht jede Sekki für jedes Arbeitsgebiet/Branche geeignet.

Ich beispielsweise habe überhaupt keine Affinität zu Finanzdienstleistern, Versicherungen oder auch Rechtsberatungsfirmen. Einfach weil ich die Thematik nicht mag. Deshalb könnte icgh da auch keinen vollen Einsatz leisten - es interessiert mich einfach nicht. Produktionsbetrieb, Handwerk und Facility Management sind für mich persönlich interessanter und abwechslungsreicher.

Vielleicht solltest du überlegen, ob dir die Branche wirklich zusagt, in der du arbeitest.

Zuletzt geändert von Helmine am Mi 20. Jan 2010, 08:39, insgesamt 1-mal geändert.

irgendwie hab ich das gefühl, das hat eher mit der chefin zu tun als (nur) mit der sache selbst.

ich bin auch kein techniker und muss trotzdem bei den projekten die grundzüge wissen. ich brauch nicht jedes detail, jede schraube, jeden cw-wert kennen, aber ich brauch einen groben überblick, ansprechpartner etc. und sowas kann man sich nur selbst aneigenen.
sich informationen anzueignen ist eine hol-schuld, keine bring-schuld. wenn ich immer auf informationen zu projekten etc. warten würde, würde ich hier in der firma dumm sterben.

eigeninitiative ist gefragt. und wenn deine chefin ihre logik verwendet haben will, frag sie, wie ihre logik funktioniert und lass es dir erklären. ich muss mich bei meinen div. chefs auch anpassen - und jeder von ihnen hat eine andere ablagelogik, will bestimmte punkte leicht unterschiedlich und hat versch. angewohnheiten. und als assistentin hat man quasi die "servicefunktion", dass man sich dann anpasst und auf die wünsche eingeht.

Emily, assistieren ist, wenn DU den Zeitzettel ausfüllst.

Also wenn ich für mehrere Chefs arbeiten würde, hätte ich auch meine Probleme Zeitanteile für Projekte oder Mandanten zu dokumentieren. Ich erwarte auch, dass das derjenige, der das macht selbst tut, weil nur so eine Rechnung richtig gestellt werden kann. Das wünsche ich mir doch auch als Kunde. Ich will zahlen was an Zeit benötigt wurde und nicht, was jemand anderes grob schätzt.

Emily, ich verstehe deine Frage unter "erarbeiten der Chefentlastung/Assistenz". Wenn es deine Chefin nervt, ist das halt so. Wer nicht fragt, der nicht gewinnt. Ran an den Speck!

Meiner Ansicht nach ist nicht jede Sekki für jedes Arbeitsgebiet/Branche geeignet.

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da hast du recht - da wo ich bin, hätte ich nie gedacht, dass ich mal lande, trotzdem mache ich einen guten Job (mich motiviert der Zettel am Monatsende )

es liegt aber an jedem selbst und wahrscheinlich auch das Zusammenspiel Chef/Sekki - obs klappt oder nicht

weil das ist ja eigentlich auch der Vorteil an unserem Job: WIR können in JEDER Branche arbeiten!