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Wir haben kommende Woche eine Tagung. Zu der Tagung kommen auch 2 Kollegen unserer Mutter aus der Schweiz. Sie reisen bereits am Vorabend an. Wir wollen aber nicht, dass sie schon vor ihrem Einsazu am gesamten Tagungsprogramm teilnehmen, sondern nur zu ihrem Programmpunkt anwesend sind.

Wie formuliert man das am besten und so, dass sie nicht beleidigt sind?

Vielleicht ganz sachlich und neutral die Zeit der erforderlichen Anwesenheit nennen:

Würden wir uns freuen, Sie am ..., um ... Uhr an der Reception ... begrüßen zu können. Ihr Vortrag mit anschließender Diskussion dauert bis ... Im Anschluss an Ihren Vortrag ... wird im ... ein Businesslunch serviert. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es Ihre Zeit erlaubt, daran teilzunehmen.

Also alles, wo die nicht hinsollen, nicht erwähnen. Würde das reichen oder sind die penetrant?

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Liebe Grüße
Kiki

So hab ich es jetzt auch mit einer Kollegin besprochen. Wir teilen ihnen ganz detailliert mit, was Sie tun sollen, und sorgen im Prinzip durch persönliche Begleitung dafür, dass sie unmittelbar nach dem Vortrag den Raum verlassen (müssen).