Ich habe ein Problem mit den Mandaten

Ihr Lieben,

ich hatte heute mein jährliches Personalgespräch. In diesem Gespräch hat mein Chef gesagt, ich muss mich mehr in die Mandate reinarbeiten, dass ich weiß, was los ist und wer da wer ist und so. Anstatt mir mein Chef das mal vorher sagt, wartet er doch glatt bis zum personalgespräch um das meinem Personalleiter zu erzählen...

Naja, jetzt mein Problem: Ich hab keine Ahnung, wie ich mich mehr in die Mandate einarbeiten soll. Wie schon in vielen Firmen haben auch wir weitestgehend elektronische Ablage. Ich kann ja nicht jeden Morgen jede Akte anklicken um zu schauen, ob was geschrieben wurde. Nachrichten bekomme ich nicht. Meine Chefs machen sehr viel alleine...

Hat jemand einen Tipp für mich?

LG emily

huhu Emily,

ich versuch das mal mit der Fragetechnik *ggg*

Hat sich jemand beschwert?? Wie lange arbeitest Du denn schon im Unternehmen? Wie sieht Dein Tagesablauf aus, könntest Du Zeit abzwacken, in der Du Dich informierst? Wie viele Mandate habt ihr? Kannst Du in die Mails Deiner Chefs schauen? Wäre es möglich, dass man Dir manche Mails weiterleitet? Hast Du mit den Sekretärinnen eurer Mandanten zu tun? Vielleicht kannst Du den Spieß ein wenig knicken, indem Du vorschlägst, dass Du manche Mails in cc bekommst. Schau einfach mal, wie leicht Du an welche Information kommst und vielleicht ist es ja möglich, Dir Hilfe von anderen Sekretärinnen, Assistenten oder im letzten Schritt von den Chefs zu holen.

Liebe Grüße von der Knutschi Alles wird gut! Kopf hoch!

Hallo,

Fragetechnik ist immer gut :) Ob sich jemand beschwert hat weiß ich nicht. Ich bin fast 5 Jahre im Unternehmen. Zeit würde ich dann abzwacken. Die Anzahl der Mandate variiert, ich habe 2 Chefs. In die Mails kann ich zwar reinschauen, aber durch die elektronische Ablage sind die nicht mehr im Ordner "Gesendete Objekte", sondern direkt in der elektronischen Ablage, d.h. ich müsste jeden Tag jedes Mandat anklicken um zu schauen ob was geschrieben wurde? Dafür sind es zu viele Mandate. Mit den Sekretärinnen der Mandanten habe ich gar nichts zu tun. Meine Kolleginnen möchte ich ungern fragen, ich möchte nicht, dass sie denken ich bin blöd Unser Personalchef hat gesagt, dass Sekretärinnen heute mehr und mehr eine Assistenzfunktion hat, aber wie soll ich assistieren, wenn mir keiner Infos gibt und die Anwälte alles alleine bearbeiten und mir eh das juristische Fachwissen fehlt? Wir arbeiten viel mit Verträgen, also keine Gerichtssachen, wo ich schon Akten vorbereiten könnte oder so...

LG emily

Das ist ja nicht gerade eine Glanzleistung von Deinem Chef, Dir nicht gleich zu sagen, was nicht passt. Er hätte ja nun schon 5 Jahre Zeit dazu gehabt *grummel*
Ist Dein zweiter Chef der gleichen Meinung?

Hast Du einen Jour fixe mit Deinen Chefs, wo Du nach für Dich wichtigen Infos fragen könntest? Da könnten sie Dich ja auch auf wichtige Mandate aufmerksam machen, die Du Dir dann gezielt in der Ablage durchlesen könntest.

Und hiervon

Meine Kolleginnen möchte ich ungern fragen, ich möchte nicht, dass sie denken ich bin blöd

mach Dich ganz schnell frei. Blöde Fragen gibt es nicht. Und letztendlich ist es egal, was sie von Dir denken. Du sollst Deine Arbeit gut machen und dazu brauchst Du Infos. Vielleicht kannst Du ja auch einen regelmäßigen Austausch zwischen Dir und den Kolleginnen anregen. So seid Ihr immer alle weitestgehend auf dem Laufenden.

Na, als erstes Mal: ALLES kannste Dir auch nicht selbst zusammensuchen und -reimen. Deshalb, wie nele schon sagt: blöde Fragen gibbet nich!! Nur blöde Antworten.

Den Vorschlag mit dem Jour Fixe mit Deinen Chefs finde ich gut, schlag ihnen das doch mal vor und wenn es nur 10 Minuten sind... was geht heute ab?

Dein Personalchef hat schon recht mit der Assistenzfunktion, aber dann brauchste halt auch Info... die können nich immer nur nehmen, sondern müssen auch mal geben, wennse was zurückhaben wollen. Und grad bei "Recht" ist "zusammenreimen" oftmals gefährlich.

Wenn Du Deine Kolleginnen nich fragen willst, frag die Assistenten Ich war auch mal in einer Firma mit Mandanten Riesen-Steuerkonzern. Ich wusste zwar, wer wo sitzt/zu wem gehört, aber von den fachlichen Sachen hab ich auch nichts mitbekommen... und es wurde auch nicht verlangt...

Kopf hoch!... und wenn se Dich anders wollen, müssen se auch bereit sein, Dir das zu geben, was Du brauchst um anders arbeiten zu können, z.B. n Seminar oder ne Fortbildung!

-Schlage wöchentliche Teamsitzungen vor, in denen die letzte Woche und die kommende Woche angeschaut werden.
- Schau in den Terminkalender, wer Kontakt mit deinen Chefs hat (te) und sieh dir dann diese Mandate gezielt an.
- Versuche mehr mit deinen Chefs über die laufenden "Fälle" zu kommunizieren
- Leg im Intranet (falls vorhanden) eine Agenda an, die von allen gepflegt wird

Das wären so meine Vorschläge. Wir machen das hier so und es klappt einigermaßen gut

Du arbeitest seit Jahren dort so, wie du es jetzt tust und bist wohl auch all die Jahre ohne detaillierte Info über Mandanten und Vorgänge gut im Job gewesen.

Als Betroffene würde mich an deiner Stelle interessieren, warum du das plötzlich wissen sollst. Zum Telefon beantworten sicher nicht, Rechtsausküfte darfst du ohnehin nicht geben, also wozu?
Will man dich auf eine andere Position 'heben' oder deine bisherige Position ausbauen, sollst du eine Aufgabenerweiterung bekommen, wenn ja, welche Richtung, sollst du dich irgendwie qualifizieren? Warum kein Schulungsangebot?

Wissen denn deine Kollegen mehr Bescheid oder möchte dein Chef das jetzt nur von dir?

ui, so viele antworten.. dann will ich jetzt mal eure sachen beantworten.. erst einmal danke für den zuspruch

@nele ob mein 2. chef auch so denkt, weiß ich nicht, einen "jour fixe" habe ich nicht mit ihnen
@knutschi: danke, tut gut das zu hören, dachte schon ich hab ne falsche vorstellung...
@bika: das team besteht ja nur aus meinen chefs und mir. andere chefs und deren sekretärinnen sind zwar auch in die mandate involviert, aber sich mit denen allen zusammensetzen ist unmöglich. in ihre kalender schreiben meine chefs leider nichts
@helmine: es geht halt um die nächste entwicklungsstufe
@käfer: wieviel meine kolleginnen so wissen weiß ich nicht, die sitzen nicht bei mir im zimmer.

ich habe jetzt überlegt, dass ich folgende punkte von meinen chefs verlange:

1. sie sollen ihre termine eintragen
2. sie sollen mich bei jeder e-mail auf bcc setzen (oder kann ich das nicht verlangen, weil die mails ja in der elektronischen akte ist...??)
3. bei jedem neuen mandat wird besprochen wer da mitmacht, was da gemacht wird und so

meint ihr das geht? noch ideen?

LG emily

Das ist mal wieder typisch Chef. Eine konstruktive Kritik hätte gelautet: Sie müssen sich mehr in die Mandate einarbeiten, damit Sie die Terminverwaltung übernehmen können. Beispielsweise sollten sie mich 1 Woche im Voraus aufmerksam machen, daß ich den Schriftsatz fertigstellen muß, damit mir genug Zeit bleibt. Und erinnern sie mich ruhig jeden 2 Tag.

Irgendwie sitzt Du im Dunkeln und das aus meiner Sicht bewußt. Irgend etwas muss doch zu kritisieren sein. Meiner meckerte letztens allen Ernstes daran rum, dass ich mir erlaube, 3 Wochen im Jahr an einem Stück Urlaub zu nehmen, auch wenn er da ist. Jetzt ist sein Abteilungsleiter das zweite Jahr hintereinander für 4 Wochen weg, obwohl er gerade seinen zweiten abserviert hat und der Nachfolger vor 7 Tagen angefangen hat und ebenfalls die Vertretung übernehmen soll.

Wenn es nicht möglich ist, im Ausgangskorb die Sachen des Vortages zu sehen, dann mußt!!! Du auf CC gesetzt werden. Die kannst ja nicht in jeder Akte täglich nachgucken, OB etwas gewesen ist. Da brauchste ja Tage...

Und selbstverständlich brauchst Du auch die Termine und die Eingangsemails, damit Du bei einem Eingang siehst, ob etwas erledigt ist oder noch etwas veranlaßt werden muß.

Nur dann ergibt ein tägliches Jour-Fixe auch Sinn. Worüber willst Du sonst reden.

Aber gerade bei Vertragsrecht ist mit der Assistenz-Funktion ziemlich schnell Essig. Wie jemand schon schrieb, beraten darfst Du nicht... Und macht Deinem Chef klar, daß so eine Entwicklung dauert.

Ich persönlich würde ein Feedbackgespräch suchen und ihn fragen, WAS genau er erwartet und an Beispielen klarmachen. Sonst redet ihr möglicherweise auch aneinander vorbei. Nicht, daß er nur erwartet, daß Du die Mandanten und Gegner namentlich kennst und ihn vor nächtlichen Arbeitsanfällen einen Kaffee vor dem Gehen kochst und Kekse für die Stärkung bereit stellst.

Viel Glück!

diese Sachen kamen von meinem personalchef und mein arbeitschef hat zugestimmt..

ich werds jetzt morgen anfangen :)

danke für eure ermutigenden worte :)

Lg emily

aaach, heute ist mein 2. chef auch wieder da und ich hab immer noch nix gesagt.. ich trau mich nicht, ich weiß nicht, wie ich das formulieren soll.. soll ich es beiden chefs mailen oder ihnen persönlich sagen.. hach.. und was? dass ich mir gedanken gemacht habe, wie ich besser assistieren kann und daher möchte 1... 2... 3...


hach... das ist sooo unangenehm..

gruß emily

Ich hab hier ein grundsätzlich ein Sprachproblem mit Mandat und Mandant - sind das Tippfehler oder gibt es bei euch wirklich Mandate? Wenn ja, wie muss ich mir die vorstellen? Ich muss bei Mandat irgendwie immer an die Uno denken.

mandanten sind die leute, mandate die fälle :)

wenn wir vom mandanten mandatiert werden, haben wir das mandat übernommen :)

LG emily

LOL ok, isch abe förstondön

Also ich würde ja sagen, du musst wirklich deine Chefs nochmal genauestens interviewen, was die denn nun genau von dir erwarten. Melli hat es schön zusammengefasst - konstruktive Kritik geht anders. Du kannst schließlich nicht hellsehen. Was die wollen, müssen sie schon ausspucken. Das ist anfangs ein bisschen schwierig, wenn man nicht so der direkte Typ ist, schon klar. Aber wenn das vernünftige Menschen sind (insoweit sich das mit ihrem Geschlecht vereinbaren lässt ... *gg*), fassen sie das positiv auf, wenn du nochmal nachhakst und ihnen verdeutlichst, dass du klare Anweisungen brauchst.

Ihr müsst ja zusammenarbeiten, da muss man eben im schlimmsten Fall auch mal miteinander reden!