Mit dem Vorstand zur Ministerpräsidentin ...

... geht es für meinen Chef diesen Monat. Der Vorstand - bzw. seine Sekretöse - hat nach einer Agenda gefragt. Die hat ihr mein Chef zukommen lassen. So mit 9.00 Begrüßung, 10 Uhr Gespräch mit der Min.Präs., 12.30 Mittagessen mit dem Betriebsrat etc.
Antwort der Sekretärin: Sie will noch eine detaillierte Agenda und ein Briefing.

Jetzt meine Frage an euch: Was will die eigentlich? Wie genau sollen wir die Agenda denn runterbrechen? Es nützt ja wohl wenig, wenn ich jetzt noch die geschätzten Fahrzeiten da reinbringe. Will die genaue Themen wissen oder wie?

Und in so ein Briefing, was kommt da rein?

Mein Problem ist, ich weiß nicht genau, welche Themen angesprochen werden sollen. Mein Chef ist in Urlaub. Er hat mir geschrieben, ich soll einfach die Agenda in eine PowerPoint-Folie einbinden, das müsste reichen ... Aber ich habe den Verdacht, die wollen mehr als eine schönere Form für die selben Worte.

Ich könnte mir vorstellen, dass sie die Themen wollen die angesprochen werden... ansonsten kannst du sie fragen was genau sie benötigt??

Briefing = kurzes Telefonat/Treffen vorher zwischen deinem und ihrem Chef (gibt es Unterlagen/wer sagt was oder auch besser nicht) oder gibt es noch einen Assistenten, der evtl. für den Vorstand was vorbereiten (Präsentation, Rede o.ä.)

Agenda = alle Zeiten, Orte, Teilnehmer (Titel/Funktion), Unterlagen

Neben dem zeitlichen Ablauf solltest du auch die Themen berücksichtigen.

Unter Briefing verstehe ich in diesem Fall eine Ausarbeitung bzw. Unterlagen zu den Themen, die die Situation, Probleme, Ziele, Strategien, Lösungsansätze etc. enthalten sowie ein Informations-/Abstimmungstermin zwischen den beiden. Der Vorstand ist ja nicht nur zum Glänzen, der muss schon genau wissen, was er der Ministerpräsidentin erzählt.

Wie viel Zeit ist denn noch bis zu dem Termin, wenn dein Chef aus dem Urlaub zurück ist?

Sonst frag doch mal genauer nach bei der Sekretärin und vereinbare ggf. gleich schon den Abstimmungstermin zwischen den beiden.

Bei der Agenda will sie bestimmt auch wissen, wie Ortswechsel bewältigt werden (Fahrer, Name, Handynummer etc.), wo genau die Treffen stattfinden und so weiter.

Ach herrje, das ist ja alles so überkandidelt ... Mein Chef fährt mit seinem Dienstwagen, Bums aus fertig ... Der Herr Vorstand wird von vorne bis hinten betütelt, gefahren, gefüttert, ... OK, dann werde ich das irgendwie da einbauen. Was uns klar ist, wissen die ja noch lange nicht. Danke euch!

Ach herrje, das ist ja alles so überkandidelt ... Mein Chef fährt mit seinem Dienstwagen, Bums aus fertig ...

und genau deshalb ist die Vorstandssekki sicherlich Vorstandssekki ... weil sie es nicht als überkandidelt ansieht, sondern sie macht einfach einen sehr guten Job

und Dein Chef ist sicherlich kein Vorstand oder?

Wenn das heißt, dass man aus nichts viel heiße Luft produziert, dann macht sie sicher einen tollen Job.

Ne, aber mal im Ernst, das ist einfach ne ganz andere Nummer. Schon von wegen Saarland / Bayern, wir sind hier halt vergleichsweise klein. Sowohl als Bundesland als auch als Niederlassung. Die sind natürlich ganz andere Veranstaltungen gewöhnt. Bei uns ist schon alles recht einfach gestrickt. Es werden ja auch keine großen oder akuten Themen getackelt, sondern das soll einfach so ein Kennenlern-Kontaktaufnahme-Beschnupper-Termin sein.

Ach herrje, das ist ja alles so überkandidelt ... Mein Chef fährt mit seinem Dienstwagen, Bums aus fertig ...

und genau deshalb ist die Vorstandssekki sicherlich Vorstandssekki ... weil sie es nicht als überkandidelt ansieht, sondern sie macht einfach einen sehr guten Job

und Dein Chef ist sicherlich kein Vorstand oder?

Als ehemalige Vorstandssekki weiß ich, dass man wirklich alles wissen muss. Auch wie man von A nach B kommt, wie man wen erreichen kann usw. Den es ist unglaublich, welche Fragen so kommen können, da möchte man schon ganz souverän sagen können: Herr B. hat eine Pimpernellenallergie usw.

, dass man wirklich alles wissen muss. . Denn es ist unglaublich, welche Fragen so kommen können, da möchte man schon ganz souverän sagen können: Herr B. hat eine Pimpernellenallergie usw.

eben

Und genau deshalb würde ich niemalsgarnienicht Vorstandssekretärin sein wollen oder können. Weil ich nicht der Babysitter von meinem Chef sein will. Dafür habe ich einfach nicht die richtige Mentalität.

. Dafür habe ich einfach nicht die richtige Mentalität.

das sieht dann so aus

merkwürdige Einstellung - warum Babysitter - weil du, wie es sich gehört, Unterlagen komplett zusammen stellst? OK, du schreibst ja, dass ihr einfach gestrickt seid - aber bei der Ministerpräsidentin würde ich meinen Chef nicht auflaufen lassen.

Denk dran, wie dein Chef dasteht, wenn Sie bei ihrem Chef sagt: Gerne hätte ich Ihnen die kompletten Unterlagen gegeben, aber Frau Brösli sah sich nicht in der Lage ...blabla

Zurück zum Thema: Auch für deinen Chef ist es doch total wichtig zu wissen, wie er von A nach B kommt? Ministerpräsidentinnen haben doch sicher einen eng gestrickten Terminplan? Ich würde alles sehr kurz takten

OK bei den Gesprächsthemen wäre ich vorsichtig, wenn dein Chef dir nichts genaues gesagt hat.

Stop halt!
Es gibt überhaupt keine Unterlagen, weil es ja auch keine Themen gibt. Meine Bemerkung mit dem Babysitter bezog sich auf die Allergienbemerkung einer meiner Vorrednerinnen. Mein Chef weiß genau, wie er da hin kommt. Er setzt sich ins Auto und fährt hin. Jetzt haltet mal den Ball flach!

nicht zu vergessen die autonummer, falls du irgendwelche einfahrts-/parkgenehmigungen oder sonstiges zeugs brauchst. (und sonstige nebensächlichkeiten.)

bei solchen high-level- terminen muss bei uns immer schon früh genug eine unterlage an den anderen gesprächspartner geschickt werden, der dann vor dem termin noch abgestimmt und ggf. geändert werden muss.