Officeboard

Nächste Woche bin ich ganz allein hier auf der Etage, weil dummerweise die beiden anderen Assistentinnen zusammen im Urlaub sind. Eigentlich geht das gar nicht, aber ich wollte nicht nein sagen. Nun habe ich den ganzen SAP-Bestellungskram zu erledigen, mein Chef kommt aus dem Urlaub, Reiseorga für 20 Leute, eben alles...
Egal. Ich habe in der Perso um Hilfe gebeten, es ist kein Azubi frei, deshalb gibt man mir eine Praktikantin an die Seite, Abiturientin, aber noch keine Berufserfahrung außer Schulpraktika.
Hm, ist eigentlich doof. Ich hab nur Ja gesagt, weil der Personalchef mich gebeten hat, sie für 2 Wochen zu nehmen.
Ich fühle mich nicht gut dabei, denn ich habe eigentlich gar keine Zeit für sie.

Sie wurde gebeten, vorher mit mir Kontakt aufzunehmen wegen verschiedener Details, aber sie meldet sich nicht. Turnt wohl noch irgendwo in den Staaten rum, und hat keine Zeit. Kommt auch erst am Sonntag zurück.
Ich frage mich die ganze Zeit, hat sie überhaupt Lust auf das Praktikum.

Auch egal.
Meine Frage ist, was kann ich ihr überhaupt zumuten. Telefonanlage? Kann man sich innerhalb weniger Tage die Strukturen einer großen Abteilung merken?
Briefe und Mails schreiben geht nicht, weil sie keinen Account bekommt.

Wie macht Ihr das? Druckt Ihr verschiedene Sachen zur Vorbereitung für die Praktikanten aus im Vorfeld, oder lasst Ihr das auf Euch zukommen?

Danke für Eure Hilfe!

Sugar, du musst offensichtlich das Nein-Sagen nochmals ganz intensiv üben.

Was für Telefonate sind denn zu erwarten? Überwiegend interne Gespräche oder auch viele externe? Bei externen Anrufen bin ich dagegen, wenn eure Struktur nicht so einfach zu überblicken ist.

Einsatzerfahrung habe ich keine. Ich betreue keine Praktikanten oder Azubis.

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_ K ä f e r

Soll ich ehrlich sein? Ich würde Nein sagen.

Du brauchst Unterstützung, niemanden, der dich zusätzlich aufhält durch Erklären und Fehler ausbügeln.

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Es ist schwer, das Glück in uns zu finden, und es ist ganz unmöglich, es anderswo zu finden.
Nicolas Chamfort

ich glaub, damit hast du mehr Arbeit als ohne sie

ich habe ja auch keinerlei Vertretung mehr - und hatte es mal mit der ZA versucht - nie wieder - alleine ist es einfacher

Ich habe doch schon JA gesagt!

Lasst uns jetzt bitte nicht darüber diskutieren, ob ich Nein sagen kann oder Nicht.
Vielleicht habt Ihr Ideen, was man einer 19jährigen Abiturientin zumuten kann? Externe Anrufe, hm, das ist schwierig. Ich glaube, ich rolle das Feld andersherum auf, und werde die Telefone der verschiedenen Leute einfach gezielt auf SIE umstellen lassen, dann kann ich wenigstens in Ruhe arbeiten.

Kopieren, Botengänge machen, Bewirtungen - alles was aufhält, nichts was Du ihr weitschweifig erklären musst, das müsste sie auf die Reihe bekommen. Und für die Zukunft: bei sowas NEIN sagen

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Dagmar

I haven't lost my mind; it's backed up on tape somewhere!

Vielleicht ergibt es sich aus der Situation heraus, was du ihr geben kannst. Ich denke, du merkst schnell wie sie drauf ist. Eher einzelne Aufgaben geben als komplexe. Mir fällt ein:

Telefonate wegen der Reiseorga, z. B. Hotels abfragen, Räume reservieren, Flugzeiten etc. raussuchen.
Kopien machen
Botengänge
Telefonate vermitteln, z.B. wenn du jemanden sprechen willst, soll sie dort anrufen und verbinden
Kaffee kochen, Bewirtungen
Einfache Ablage

Also alles Dinge, die dich Zeit kosten, sie jedoch einfach erledigen kann. Ev. kann sie die Bestellungen in SAP eingeben, wenn du es ihr detailliert erklärst.

Das, was Dagmar aufführt und evtl. noch Ablage. Sicher haben deine Kollegen auch noch die eine oder andere kleine Aufgabe.

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_ K ä f e r

Danke, Hotels buchen, ja, das ist gut...

Botengänge ist auch gut, da habe ich hier schon was liegen, das werde ich für sie rüberlegen.

Und wo wir jetzt davon sprechen, ruft doch grade ihre Mama an. Das gute Kind kommt also Freitag wieder. Die Details habe ich jetzt mit Muttern abgeklärt, die findet, das ihr Sprössling endlich mal den Ernst des Leben kennenlernen sollte.
Na denn, schaun wir mal.

Leg ein Organigramm zurecht, das Telefonverzeichnis, den Standard-Meldespruch am Telefon, einen Internetzugang. Habt ihr nicht ein Azubi-Login, mit dem sie wenigsten Office und so machen kann. Engagier jemanden, der ihr am ersten Tag das Werk, die Kantine usw. zeigt, damit sie weiß, wo sie ist. Und dann einfach austesten: Kopieren, Kaffeekochen, Post sortieren, Telefon, jeden Tag ein bisschen mehr.

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Liebe Grüße
Kiki

Danke Kiki.

Das ist ne Idee.. ich frag mal bei unseren männlichen Azubis nach. Da ist bestimmt GERNE einer bereit, ihr alles zu zeigen!

das finde ich ja immer witzig - wie alt war sie noch und Mutti klärt Details

Oh Hannah, das passiert heute so oft. Viele Eltern kauen ihren Kindern alles vor.

Ein Bekannter erzählte mir erst, dass seine Tochter (21) einen Teil ihrer Ausbildung zur Physiotherapeutin fertig hat. Jetzt hat sie die Masseurausbildung fertig und arbeitet in einer Praxis auf 400-Euro-Basis! Vorerst will sie mal nicht gleich weitermachen. Papa zahlt ihr ja auch jeden Monat min. 300 € Taschengeld.

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_ K ä f e r

Meine beiden sind 19 und 21 und regeln solche Sachen selbst. (Aber ich lasse sie auch und mische mich nur ein, wenn es gewünscht wird.) Das beste Rezept für Selbständigkeit ist wohl einfach machen lassen.

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Liebe Grüße
Kiki

Unterschreib bei Kiki!

Meine Tochter wird jetzt 22 und zieht nächste Woche mit ihrem Freund zusammen. Mit 16 war sie im Wohnheim und musste selbst klar kommen.

Aber Einmischen, wenn es gewünscht wird, machen wir auch, und es ist auch lustig. Das "darf" ich momentan bei meinem Jüngsten, der im Januar 18 wird. Für die "groben" Arbeiten, wie Urlaub buchen, Züge zum Flughafen raussuchen, usw. bin ich zuständig. Aber wenn ich sage, benimm Dich am Ballermann, dann ist er erwachsen und weiß das selbst

Ja, ich glaube Mutti hat der Kleinen in den Poppes getreten. Ich bin gespannt auf Montag. Gerade kam eine unserer Architektinnen und meinte, sie hätte Arbeit für sie - in 20 Baubüchern Seiten aktualisieren und austauschen!