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Seit vielen Jahren führe ich in unserer Abteilungsleiter-Sitzung Protokoll. In der Vergangenheit hat die damalige GL immer ausdrücklich ein ausführliches Protokoll gewünscht. Nun soll es u. a. auch zu meiner Entlastung geändert werden. Aber ich tue mich schwer damit, weil der Personenkreis gleichzeitig vergrößert wurde und damit auch die Themen und Diskussionen ein enormes Ausmaß angenommen haben.
Damit war ich gefangen zwischen der Fülle der Themen sowie der Unsicherheit, WAS ist den Teilnehmern überhaupt wichtig? Außerdem bin ich natürlich "eingefahren".

Wie geht ihr damit um, nach welchen Kriterien entscheidet, was ins Protokoll kommt und was nicht?

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_ K ä f e r

Mein Chef gab mir früher immer ein kleines Zeichen, dann habe ich notiert.
Inzwischen sind wir schlanker geworden und jeder schreibt seine Punkte selber mit.
Wird bei bestimmten Gremien nicht funktionieren.

Bei uns ist es ein reines Ergebnisprotokoll. Du hast diese Möglichkeiten.

1. Du entscheidest selber, was das Ergebnis des besprochenen Punktes ist.
Ich mache das inzwischen auch so. Da das Protokoll nochmals zum Chef geht, korrigiert der ggf.

2. Du sprichst das Thema an und stellst zur Diskussion, wie ihr das künftig handhabt. Z. B. dass dir am Ende des jeweiligen Punktes das mitgeteilt wird, was ins Protokoll kommt.

3. Du fragst am Ende des Themas nach, ob hier was ins Protokoll kommen soll.
So handhabe ich das teilweise so, wenn ich mir nicht sicher bin, ob das Thema im Protokoll erwähnenswert ist.

Inzwischen kann ich ganz gut abschätzen, was im Protokoll stehen soll und was überflüssig ist.

Ich brauche zum Glück nicht für größere Meetings Protokoll zu führen, sondern nur ab und an für Projektmeetings oder so. Da halte ich so kurz und knapp, wie es irgend geht alle wichtigen Infos und Entscheidungen, vor allem: wer macht was bis wann, fest.

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Liebe Grüße
Kiki

Ich habe mal in Rot bei Ellen geantwortet.

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_ K ä f e r

Was heißt, Du hattest ein ausführliches Protokoll geschrieben? Im Prinzip reicht die Entscheidung bzw. das Ergebnis. Manchmal finde ich die Begründung noch wichtig.

Ich schreibe mittlerweile auch nicht mehr so viel wie früher. Mir war es immer wichtig, wie es zu einer Entscheidung kam - denn manche Idee kommt Jahre später wieder auf den Tisch. Mittlerweile ist mir das aber auch oft nicht mehr wichtig.

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Blumen lassen einen Teil ihres Duftes in der Hand desjenigen,
der sie verschenkt.

Chinesisches Sprichwort

Ich war kürzlich im GL-JF dabei und sollte protokollieren - hatte auch keine Ahnung was wie und ob rein sollte... hab einfach ausgeschrieben wo ich mir dachte ist wichtig - den Rest nicht. Ich hab es auch nur stichpunktartig protokolliert und wer was tun soll... es hat keiner beanstandet...

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)

Kurzer Bericht von der Sitzung: Es war gar keine Diskussion nötig.
Ich soll definitiv kürzen und die Vorlage dafür habe ich durch ein anderes (neues) Protokoll sogar selbst schon geliefert. Das findet unser Vorstand sehr gut (also sprang gleich noch ein kleines Lob für mich dabei raus ). Ergänzt habe ich das Protokoll noch um eine Aufgabenliste mit Verantwortlichkeiten und Termin, sodass die Themen nicht einfach unter den Tisch fallen, was manchen auch schon recht war (aussitzen).

Außerdem ist eine andere, offenere Kommunikationskultur erkennbar. Diese nutze ich nun auch gleich für Protokoll-Fragen. Und wenn ich mir bei einem Thema ganz unsicher bin, dann bitte ich vor dem Verteilen einfach um Prüfung und Feedback.

Es ging nun auch für mich tatsächlich schon etwas schneller und mein Protokoll ist fertig und versendet.

Danke für eure Anregungen!

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_ K ä f e r

Na das klingt doch gut Käfer - prima.

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)

Ja, Sandrinchen, ist es. Habe heute Morgen positive Rückmeldung vom Vorstand bekommen.

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_ K ä f e r

Freut mich für dich

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)