Repräsentieren in Sekretariat/Assistenz

Ein für mich eher unangenehmes Thema, da ich schon so einige Negativbeispiele erlebt habe, bei denen Repräsentieren eher in "In-den-Vordergrund-Drängen" ausgeartet ist. Ich tue mich unheimlich schwer damit, dabei noch natürlich rüberzukommen, bin ich doch von Natur aus nicht der "mütterliche" Typ, der für das Wohlergehen aller sorgt ...
Mir fällt es auch total schwer, wenn z.B. unser Oberboss in Cheffes Büro rauscht und sofort die Tür hinter sich zu macht, da wie selbstverständlich hinterherzugehen.

Cheffe verlangt aber jetzt von mir mehr Repäsentieren, auch gegenüber Internen, die bis jetzt immer ausgeklammert waren, was z.B. Bewirtung etc. angeht.

Könnt Ihr mal bitte aus dem Nähkästchen plaudern, wie Ihr das handhabt?
Und vielleicht können "die alten Hasen im Geschäft" (Sternchen, Ellen, ...) erzählen, wie sie in diese Rolle mit der Zeit hineingewachsen sind?

Im Moment bin ich etwas ratlos ...

Mh, heißt das du musst Oberboss fragen wenn er kommt ob einen Kaffee will? Dann frag ihn doch einfach schon bevor er zur Tür reinrauscht oder warte 1-2 Minuten und geh freundlich rein und frag. Mit mütterlich hat das eigentlich nichts zu tun. So wie ich dich kenne schaffst du das nach 2-3 Versuchen.

Was ist denn mit repräsentieren genau gemeint ? Wenn es wirklich um den Kaffee geht, würde ich es so wie Murmel machen. Aber damit stellt man sich doch nicht in den Vordergrund ?!?

Schon mal als Bedienung gearbeitet?

Diese Erfahrung war mir in dieser Hinsicht sehr hilfreich. In den Jahren bei der Army habe ich erst bei einer Zeremonie voll versagt als Übersetzerin (Lampenfieber), später habe ich die Zeremonie komplett alleine moderiert. Ich habe bei Tagungen repräsentiert, bzw. hatte meinen eigenen Aufgabenbereich während der Tagung.
Es kostet erstmal etwas Überwindung, aber man wächst rein. Alles eine Frage der Übung.

'Mütterlich' muß man nicht veranlagt sein.
Wenn der Service stimmt, die jeweilige Verhandlung auch besser läuft.

Für mich hat Repräsentation und Betreuung nichts mit "Mütterlichkeit" zu tun. Wenn ich Zuhause einen Gast habe, dann biete ich ihm auch etwas zu trinken an.

Meistens kommt der Besuch meines Chefs über meine Tür ins Büro. Für viele ist es selbstverständlich auch kurz zu mir zu kommen und Hallo zu sagen. So ergibt sich die Chance automatisch zu fragen, ob der Gast etwas trinken will.
Kalte Getränke und Gläser stehen bei uns immer auf einem Sideboard bereit. Für mich ist dann nur noch die die Frage wichtig: Kaffee oder Tee. (Bis 4 Personen mache ich Kaffee/Cappu/Latte & Co. an meinem Vollautomaten.)

Mit der Bewirtung von Kollegen habe ich auch kein Problem. Es gibt da nämlich einen entscheidenden Faktor: Ich bin nur für den Chef und sein Büro zuständig. Dass ich die Kollegen bewirte heißt damit nicht automatisch, dass ich die Besprechungsbewirtung auch von Kollegen übernehme. Das wurde anfangs versucht, aber die Versuche habe ich auf elegante Weise abgeschmettert.

Helmine, manchmal wäre ich über Bedienungserfahrung auch dankbar gewesen. Ich weiß noch, wie ich bei meinen ersten Tassen gezittert habe, weil ich unsicher war. Aber im Grunde ist es nichts besonderes und wenn man die wenigen Regeln kennt, kann auch fast nichts mehr schief gehen, solange auch die Untertasse gerade gehalten wird.

Ich hatte da nie Probleme mit - mein Chef und ich hatten Gäste - ob intern oder extern, sie waren bei uns und damit Gäste. Und um Gäste sorgt man sich. Sie sollen sich wohlfühlen. Und dazu gehört auch das Anbieten von Getränken. Und auch bei hohem Besuch das Büro des Chefs zu betreten war für mich kein Problem. Cheffes Büro gehörte quasi zu meinem Büro - es waren unsere Räume.

Das hat also mit Mütterlichkeit nichts zu tun.

Mir ist auch nicht klar, was dein Chef mit "repräsentieren" meint. Gehe ich recht in der Annahme, dass er primär die Getränkebewirtung meint? Das hast du bisher nicht (so oft?) gemacht? Er will jetzt, dass du das verstärkt machst?

Wenn es also ums Bewirten geht: Türe auf, ins Büro rein. "Wollt ihr/wollen Sie/mögen die Herren was trinken? Kaffee, Wasser etc.?" Verbunden mit meinen damaligen Aufgaben war das für mich normal, reinzugehen und zu fragen. Bei der letzten Firma tat ich mir manchmal auch schwer, weil man immer wieder versuchte, mich in diese Rolle reinzudrängen, weil ich eine Frau bin. Kein Mann kam auf die Idee mich zu fragen, wenn ich Besuch hatte, ob ich und meine Gäste was wollen.

Du verschenkst dir dabei nichts, im Gegenteil, ich finde es eine gastfreundliche Geste, wenn man mich fragt (wie bei den BW-Gesprächen, wo man mich auch schon mal hat verdursten lassen ).

Es geht aber nicht darum, dass du der Meinung bist, die Bewirtung ist nicht dein Job, v.a. nicht bei Mitarbeitern/Kollegen?

Mit Mütterlichkeit würde ich das auch nicht vergleichen.

Du und dein Chef, ihr seid ein Team, und ihr wollt etwas erreichen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, dass eure Gäste sich wohl fühlen. Das kann ein netter Empfang sein, ein kleiner Plausch mit dir, bevor der Besuch zum Chef geht, eine Tasse Kaffee, dass kann auch sein, dass du den Besucher irgendwo abholst oder woanders hinbringst (bevor du aufwändig den Weg erklärst). Hauptsache, ihr erreicht euer Ziel.

Meine Chefin und ich sind hier berühmt für unseren Cappuccino aus der Pad-Maschine. Vollautomaten haben wir hier nicht, aber hochrangige Mitarbeiter kommen gern mal zu uns, um einen Cappu zu trinken. Dass wir den privat besorgen und teilweise auf privaten Reisen aus Holland oder vom Aldi-Süd mitbringen, weil nur diese Produkte so gut schmecken, ist uns dabei schon fast zur persönlichen Herausforderung geworden.
Unsere Gäste honorieren es, indem wir bei ihnen einen Stein im Brett haben. Und sie wollen ihren Cappu mittlerweile sogar bei uns bezahlen (was wir aber nicht wollen).
Es bleibt im Rahmen und kommt nicht oft vor, aber wir amüsieren uns immer heimlich, wenn wieder der Oberboss auf der Matte steht und fragt, ob er einen Cappuccino von uns bekommt.

Das heißt aber nicht, dass wir rumschleimen, oder dass ich auch noch den Zucker reintue und umrühre. Bemuttern tue ich nicht.

Um zum Anfang zurückzukommen: Wichtig ist, dass ihr euch als ein Team seht, das ein Ziel verfolgt. Und dafür kann man dann auch mal "repräsentieren".

Es geht aber nicht darum, dass du der Meinung bist, die Bewirtung ist nicht dein Job, v.a. nicht bei Mitarbeitern/Kollegen?

nein, nein, darum geht es nicht.
Ich habe auch kein Problem mit der Bewirtung von Gästen (extern ja eh schon immer), das gehört mit zu meinem Job.

Mein Chef hat sich nur ein paar Gedanken um seinen eigenen Job und dessen Ausführung gemacht, wo von seiner Seite einiges schief gelaufen bzw. in die falschen Bahnen gelaufen ist. Wir haben heute morgen zusammen gesessen und überlegt, wie ich ihn darin unterstützen kann, wieder in ein normaleres Fahrwasser zu kommen. Klingt jetzt bestimmt total blöd und uneffektiv, aber die Details, die das ganze logisch machen, kann ich hier nicht breittreten.
Um mehr Ruhe in seine Termine zu bekommen, will er eben auch intern jetzt mit ein paar "Plauderminuten" beginnen, was natürlich leichter bei einer Tasse Kaffee fällt.

Grundsätzlich wünscht er sich aber eh von mir, dass ich mich "breiter mache", will heißen: noch mehr präsent sein, noch mehr als erster Ansprechpartner für Kollegen und Geschäftspartner in Erscheinung treten als bisher. Werde ich schon schaffen ...


murmel, uma, ich werd's versuchen. Ist wohl eine Einstellungssache, sich dabei nicht als "Störenfried" zu fühlen.

'Mütterlich' muß man nicht veranlagt sein.
Wenn der Service stimmt, die jeweilige Verhandlung auch besser läuft.

helmine, Service ist gar nicht so einfach ... ich bin ja da eher Marke Holzklotz *seufz*

Ich hatte da nie Probleme mit - mein Chef und ich hatten Gäste

Ich glaube, da liegt mitunter der Kasus knaxus: Ich muss mich erst wieder daran gewöhnen, dass Chef und ich ein Team sind. In den letzten Monaten haben wir ja eher gegeneinander als miteinander gearbeitet - sch...

kann auch fast nichts mehr schief gehen, solange auch die Untertasse gerade gehalten wird.

Um zum Anfang zurückzukommen: Wichtig ist, dass ihr euch als ein Team seht, das ein Ziel verfolgt. Und dafür kann man dann auch mal "repräsentieren".

Das hat sich jetzt überschnitten

Genau so ist es!

Nele, wenn du üben willst, können wir das gern tun. Ich muss ja noch in Tübingen das Café buchen. Ich kann ja angeben, dass wir unsere eigene Bedienung mitbringen.

*händeklatsch* Au ja!

Meint ihr, Nele lernt vom Prosecco-Schleppen was fürs Büro?
Ich wär zu gern dabei.

Nele, zum "Breitmachen" gehört halt auch ein bisschen auf die Leute zugehen. Breit lächeln, mit jedem bekanntmachen, der da herum spaziert, Ansprechpartner für alle spielen (wenn Sie mal nicht weiter wissen, fragen Sie mich) usw. Wenn ich das kann, dann kannst du das schon lange.

Und wenn du mehr in die behandelten Themen einbezogen bist, kannst du interne und externe Ansprechpartner auch ganz anders "behandeln", sprich: Dringliches vorziehen oder dazwischenschieben, Bitten um Rückrufe platzieren usw.

Ich sehe darin auch keine Mütterlichkeit, sondern Gastfreundschaft und Höflichkeit.

Um Wartezeiten zu verkürzen biete ich schon mal Getränke und Zeitung an.
Sonst übernimmt das Chef selbst. Zu Beginn des Gespräches betrete ich das Büro, Chef fragt dann die Gäste nach ihren Wünschen. Ich verschwinde und komme mit Kaffee wieder.
Ich stehe da nicht im Vordergrund sondern bin ganz still, lächelnd und leise die Fee im Hintergrund - so sehe ich das und Chef und Besucher glaub ich auch.

Chef hat von seinem Büro auch eine Tür in unsere Küche und holt sich und bei Gesprächen mit Mitarbeitern (meistens) die Getränke selbst. Die Geste von Oberboss einen Kaffee serviert zu bekommen... das kommt bei den Mitarbeitern gut an. Da die Küche nur von Chef und mir benutzt wird kann auch nebenher gequatscht werden.

Da ich mit "bedienen" groß geworden bin hat mir das nie was ausgemacht.

War mir schwer fällt ist der Smalltalk mit Externen weil Chef mal wieder nicht pünktlich da ist...

Genau, Nele, wir lassen dich mal üben.

Wir haben einen schon etwas älteren Besucher, ca. alle 2 Monate, der bestellt bei mir bei der Begrüßung schon immer den SKK (Super-Kiesel-Kaffee). Ok, Kiesel heiße ich ja nicht wirklich aber ihr könnt euch das ja denken.
Außerdem haben wir immer Ritter-Sport-Minis zum Kaffee. Ich kenne bei einigen Besuchern mittlerweile die Vorlieben bzw. Abneigungen, Mandel-Allergie usw. Die bekommen von mir natürlich alle ihre Lieblingssorten (Chef natürlich auch immer). 5 Tassen Kaffee mit unterschiedlichen Schokosorten muss man dann am Tisch aber auch problemlos vom Tablett an den Mann bringen können.
Sowas wird bei uns nicht "ausgesprochen" aber meist doch mit einem Lächeln honoriert und solche Gesten zählen für mich einfach auch zur Gastfreundschaft.

Genau, Nele, wir lassen dich mal üben.

Heißt das jetzt, du kommst definitiv? Dann sind wir nämlich 9.