Mappei oder Classei

ich nutze eine Hängeregistratur mit Hängetaschen als WV (1-31)

Mappei wüsste ich jetzt nicht, wo da der Vorteil ist - das ist doch ähnlich oder?

wobei bei uns auch immer mehr Papier verschwindet (bis es ganz weg ist, werden aber noch Jaaaaaaaaahre vergehen )

Vorteil von Mappei: Ich habe für jeden Vorgang eine Mappe mit Reiter (farblich sortiert nach Themen, Stichwort nach Alphabet - alle A hintereinander links, alle Z hintereinander rechts), die stehen in der Wiedervorlagekiste beim Datum, an dem als nächstes was daran zu tun ist. Aber oft braucht man ja die Unterlagen zwischendurch, um etwas zu ergänzen, eine Info nachzuschlagen o.ä. Dann finde ich sie sofort und muss nicht die ganze Wiedervorlagemappe (oder alle Hängemappen) danach durchforsten. Die Kisten passen in eine normale Hängeregistratur hinein, können aber auch frei auf dem Schreibtisch oder im Schrank stehen.

ok, ich hab in der Art wohl keine "Vorgänge" (bzw. find die bei mir sofort unter dem Datum oder mit Stichwort als Mail)

bzw. wahrscheinlich eine andere Arbeitsweise/benötige es nicht

kiki - d.h. du sortierst täglich die Mappen nach Datum?

Hängemappen sind doch auch beschriftet?

Ich hab in dem Mappei Video gesehen, dass es Platz spart? Das ist mir nicht ganz klar. Ich pack in meine Hängemappe alles was zum Vorgang gehört - was ist bei Mappei anders?

Und...mich interessiert, woher die Zeitersparnis kommt - zum normalen Hängemappensystem.

Wenn ich hier was neues anschaffe - brauch ich Argumente

Britta, du hast für jeden Vorgang, der nur ein paar Wochen "lebt", eine Hängemappe? Bei mir sind immer je ca. 20 externe (mit Reisen verbundene) und interne Meetings "pending", dazu wiederkehrende Aufgaben wie Bestellungen, Personaldatenpflege, diverse EDV- und Personalthemen.
Auf der Internetseite von Mappei ist das ganz gut erklärt: https://www.mappei.de/grundlagen/die-mappei-methode/
Platz spart man vor allem im Schrank, wenn man die Papierablage komplett in Mappei macht, weil die Kisten nicht so hoch sind wie Ordner und deshalb auf 3 Ordnerhöhen 4 Reihen Kisten passen. Also ein Einlegeboden mehr. Im Zeitalter papierarmer Büros lohnt sich aber die Umstellung auf ein neues Papiersystem eher nicht mehr. Aber für die tägliche Arbeit brauch ich es nach wie vor. Das meiste geht in den Schredder, sobald die Orga erledigt ist und die Originalbelege (z. B. in der Reisekostenabrechnung) abgeheftet sind.

ok, mein "Mappei" ist dann halt eine feste Sichthülle

Aaaalso, bei mir gibt es für die WV ein Hängeregister mit Beschriftung 1 - 31 für jeden Tag. WV für mich und für meinen Chef, wir nutzen es zusammen, das klappt wunderbar.

Mein Schreibtisch ist relativ groß, was super ist. Aber ich mag überhaupt keine Unordnung am Arbeitsplatz und benötige relativ viel Freiraum um mich herum.
In meinem "äußeren" Arbeitsbereich stehen verschiedene Postkörbchen mit Dingen, die ich benötige. Natürlich arbeite ich auch mit Sichthüllen. Im Prinzip stecke ich fast alles in Sichthüllen
Arbeiten, die ich nicht an einem Tag abschließen kann oder laufende Projekte, also einfach Arbeitsvorgänge, nach denen ich mehrfach täglich greife, möchte ich nicht in meiner Schublade, sondern auf meinem Schreibtisch haben. Dazu gehören beispielsweise meine SAP-Arbeitshilfen, Reiseplanungen, Unterlagen zu Terminplanungen, oder, oder, oder....

Natürlich könnte ich sehr viele Dinge direkt am PC nachschlagen, aber ich möchte das bewusst nicht, weil es mich oft nervt und anstrengt, andauernd nur auf den Bildschirm zu glotzen. Wir versuchen sowieso, möglichst wenig auszudrucken und ich stelle fest, dass wir bei Weitem nicht mehr so viele Drucke haben wie früher. Aber ganz lässt es sich nicht vermeiden. Da mein Ziel nicht das papierlose Büro ist, passt es. Mappei wird mir glaube ich eine gute Hilfe sein, mich zu organisieren.
Dankek für Eure Rückmeldungen.

Hannah,
so wie du arbeite ich auch. Mir erschließt sich das Mappei System auch nicht so ganz.
Ich komme mit den Leitzhängeregistern super zurecht.

Sugar, wie du deine Arbeitsweise beschreibst klappt doch alles - wo und wofür brauchst du jetzt plötzlich Kisten mit Hängeregister?

Ich arbeite wie Sugar. Es gibt verschiedenfarbige Hüllen. Gelb = Besuch, blau = externer Termin, grün = interner Termin.

In einer roten Aktenmappe stecken all die Vorgänge, zu denen ich auf eine Antwort warte. Die wandert nach Sichtung in den kommenden Tag.

Es gibt Vorgänge, die ich immer wieder mal raushole, aber nicht genau weiß, ich welchem Monat ich sie abgelegt habe (ich habe noch Hänger von Jan. - Dez.). Z. B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug oder Personalgespräche. Auf dieser Mappen habe ich oben ein kleines Post-It geklebt, das rausschaut. Suche ich also den Vorgang Weihnachtsfeier, dann schaue ich in den Monatshängern nach und finde den Vorgang sofort. Und wenn ich mal z. B. nach einer Reise schaue, die noch kommt, schaue ich nach blauen Hüllen, soviele sind das nicht.

Da ich keine sehr umfangreiche WV habe (2 Schübe im Schrank), reicht mir das System gut. Kann mir gut vorstellen, dass bei umfangreicherer WV Mappei hilfreich ist.

Arbeiten, die ich nicht an einem Tag abschließen kann oder laufende Projekte, also einfach Arbeitsvorgänge, nach denen ich mehrfach täglich greife, möchte ich nicht in meiner Schublade, sondern auf meinem Schreibtisch haben.

Ist bei uns sowas von nicht erlaubt!
Der Arbeitsplatz muss am Ende des Tages komplett aufgeräumt werden. Alles wandert in abschließbare Schränke und Schubladen! Wir wurden auch schon angehalten, nicht mehr als einen Vorgang auf dem Tisch zu haben. Für mich völliger Quatsch. Wer überlegt sich sowas nur immer?

Ja, aber wenn man alle Vorgänge in Mappen in einer Kiste stehen hat, dann ist diese Kiste zum Feierabend mit einem Handgriff im Schrank versenkt und alles ist aufgeräumt. So mache ich das auch.

Mappei werde ich nicht als WV nutzen, sondern für laufende Vorgänge. Britta, woher weißt Du denn, dass alles bei mir klappt??

Noch ein Tipp: Die Acrylglas-Ordnungsboxen sind nicht nur teuer, sondern auch noch unpraktisch, weil sie scharfe Kanten haben und sich nicht so leicht wegräumen lassen. Ich habe die alle wieder abgeschafft. Besser sind die Standard-Ordnungsboxen aus durchscheinendem Kunststoff, sie sind gut zu händeln, sehen besser aus als die Gitterboxen und passen auch in die Hängeregistratur. Und sie halten ewig.

Aber wenn du die laufenden Vorgänge in Mappei hast, dann macht es Sinn, auch die Wiedervorlage darauf umzustellen. Bei mir ist der Umfang ungefähr so: Eine Kiste laufendes, eine Kiste aktueller Monat, eine Kiste aktuelles Jahr. 2 Kisten Anleitungen, Dokumentationen etc., 1 Kiste langfristige Reisevorbereitungen (wenn ich das nächste mal in Hamburg bin ...) = genau eine Schublade voll.

Vor vielen Jahren habe ich das Mappei-System empfohlen bekommen, fand es auch überzeugend. Allerdings war das bei meiner damaligen Stelle aus Kostengründen absolut indiskutabel. Ich habe mir dann im DIY-Verfahren mein Billig-Mappei aus Hängemappen gezimmert - und das im Lauf der Jahre bei allen anderen Stellen genauso wiederholt. Bei mir funktioniert es prächtig! Und wenn ich mal unvorhergesehen ausfalle, kann ich meinen Kolleg*innen ganz genau sagen, wo sie hingreifen müssen....