Online-Registrierungs-Portal - was erwarte ich

Hallo ihr Lieben,

wir haben ja Ende Juni einen neuen Lieferantentag geplant, der etwas größer wird als der letzte und deshalb möchten wir das Teilnehmermanagement nicht mehr selbst machen.

Wir haben einen Anbieter, den uns der Veranstalter empfohlen hat und er hat auch nach einem längeren Telefonat mit mir ein Angebot gemacht. Jetzt möchte mein Chef sagen, was WIR wollen und daraufhin soll er noch ein modifiziertes Angebot machen (d.h. ich hangele mich jetzt an dem Angebot entlang und schreibe auf, was mir noch so dazu einfällt). Er ist momentan gar nicht gut drauf, geht mir auf den Keks und ich mach halt.

Da mir die Ideen ausgegangen sind: was würdet ihr von einem Teilnehmer-Management mit Online-Registrierung erwarten?

Der Lieferantentag soll folgendermaßen laufen:

Registrierung (7 - 8:15 Uhr) mit Welcome Kaffee
Einlass ab 8:15 Uhr
Start: 8:30
Präsentationen
Kaffeepause vormittag
Präsentationen
Lunch
"Marktstände mit Interaktion"
kurzes Wrap-up
2 Stunden Pause (geplant: Biergarten, Führung Nürburgring, Yoga, TaiChi)
Dinner

Danke!
Knutschi

Einladungen verschicken
Zusagen mit Kategorien (nur Präsentationen, mit Rahmenprogramm, mit Übernachtung, mit Parkplatz, mit Fahrer etc.)
Erstellen der Teilnehmerlisten
Erstellen der Namensschilder
Personalisierung von Unterlagen ggf.
Versand von Unterlagen, Agenda, Teilnehmerlisten etc. (z. B. per Abruf aus dem Portal)
Einlasskontrolle

Das fällt mir so auf Anhieb ein.

Allerdings mach ich das immer noch selbst für die 1-2 Veranstaltungen im Jahr, ich habe aber auch nur ca. 100 Teilnehmer. Wir hatten ein Angebot für diese Dienstleistungen eingeholt und das bewegte sich im mittleren vierstelligen Bereich. Das hätte sich nicht gelohnt und ich habe mich freiwillig bereit erklärt, das lieber weiter mit persönlichem Fleiß zu erledigen.

Bei Kiki ist schon alles dabei, was mir eingefallen ist.

Allerdings mach ich das immer noch selbst für die 1-2 Veranstaltungen im Jahr, ich habe aber auch nur ca. 100 Teilnehmer. Wir hatten ein Angebot für diese Dienstleistungen eingeholt und das bewegte sich im mittleren vierstelligen Bereich.

Das wäre jetzt meine Frage gewesen, Danke für die Antwort!

Wir haben jetzt 400 Teilnehmer, davon 300 extern... da wollte ich davon absehen

Vielen Dank schonmal

Aber auch da wäre es wirtschaftlich sinnvoller, eine 450-Euro-Aushilfe oder einen Praktikanten damit zu beschäftigen.

Aber auch da wäre es wirtschaftlich sinnvoller, eine 450-Euro-Aushilfe oder einen Praktikanten damit zu beschäftigen.

Ob das an der Stelle professionell angegangen wird, bezweifle ich. Das müsste dann schon zufällig passen ...

wer erstellt die Einladung?
wer erstellt den Verteiler?
wer versendet?

wer erstellt das Programm und stellt alles Online und zum Download bereit?

wer ist für das Rahmenprogramm zuständig? Übernimmt die Koordinationen, das ganze drumherum, welcher Caterer wird genommen, wer holt die Angebote ein?- wer kommt wie wohin und wieder zurück - die Anmeldung für das Rahmenprogramm? Anmeldung für das Dinenr? Auch da gilt - wer übernimmt die Bezahlerei und die Kontrolle über die Abrechnungen?

Wer ist für die Präsentationen zuständig - wie erhalten die Referenten die Infos zur Präsentation? Wer sorgt am Tag der Veranstaltung, dass die Präsentationen auch laufen?

Wie erfolgt die Online- Registrierung? Ich hab hier z.B. ein Registrierungsportal - da muss man mehr als genau absprechen, was man drinstehen haben will UND wer das verwaltet!! Aus der Online Registrierung heraus werden die Namenschilder erstellt - wer macht das? d.h. wer bestückt die Namenschilder? Wer übernimmt die Kontrolle ob die Namen korrekt sind?
Wie findet die Ausgabe der Namenschilder statt

Wer erstellt die Teilnehmerlisten? Wer erstellt dieTagungsunterlagen, packt sie zusammen und bringt sie zu euch? Wer sorgt für Kleinkram für die Teilnehmer?

Wer übernimmt den Schriftverkehr mit den Machern der Marktstände, wer bestimmt wer welchen Standplatz erhält? Zahlen die euch was dafür, dass sie da stehen dürfen? Wer überwacht den Auf- und Abbau, wer ist für die am Tag der Veranstaltung Ansprechpartner?

Das wäre so auf die Schnelle das was mir dazu einfallen würde

Wer bucht die Hotels oder noch besser, wer stellt eine Liste mit Hotels in Netz - aber wer handelt Konditionen aus?

Ganz wichtig wer verwaltet die Gebühren, wer schreibt Rechnungen, wer überprüft und schickt evtl. Mahnungen, Stornos usw.? Das finde ich bei 400 Teilnehmern wichtig!! Optimal - ihr erhebt keine Gebühren...schmunzel