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Es ist zwar noch eine Weile hin, aber die große Fachtagung für 2012 wirft ihre Schatten voraus. Für mich ist es das erste Mal, dass ich sowas organisieren muss - hab aber keinen blassen Schimmer, was genau auf mich zukommt. Die Arbeitskreise haben schon begonnen, außer mir ist aber leider niemand dabei, der von Büroorga irgend eine Ahnung hat. Ich werde euch also demnächst mit Fragen löchern. Bin aber natürlich für jede Anregung und Tipps dankbar, die auch jetzt schon von euch kommen. Und hier gleich mein erster Fragblock

Aaaaalso:
Anmeldemodus: Postkarte oder via Internet? Die Vorteile vom Internet: die TN könnten sich auch gleich in die angebotenen Workshops selbst eintragen, aber sind die Leute so diszipliniert Einladungen verschicken muss ich ja eh, also lieber mit beiliegender Karte zum Ausfüllen und zurück schicken? Und wäre eine Excel-Liste sinnvoll, wo ich die Namen bei den ausgesuchten Workshops eintragen kann?

Gebühr: es werden mehrere Teilnehmer von den gleichen Firmen kommen. Wie kriege ich bei denen den Überblick für wen wurde das Geld überwiesen und für wen nicht? Der Kollege, der das letzte Mal verantwortlich war, hatte die größten Schwierigkeiten genau dies festzustellen, weil die Firmen Gesamtbeträge überwiesen hatten ohne Zuordnung.

Die anderen Fragen hebe ich mir erst mal auf, kommen aber noch

Anmeldung: vorbereitetes Fax/Antwortkarte oder halt E-Mail

Gebühr: brauchen die keine Rechnung ? dann siehst du doch anhand der Nr. wer bezahlt hat

Bisher wurden keine Rechnungen verschickt. Auf der Einladung stand der Betrag und die TN sollten dann eigentlich beim Einlass ihr Überweisungsformular vorzeigen..... eigentlich.
Der Kollege wollte dann nur abhaken, aber wie gesagt, es wurde sehr chaotisch und das will ich vermeiden

Ich würde das auch per Rechnung machen - wenn möglich dann unter Angabe der Namen, da hast du dann den Überblick.

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)

Mein Tipp: wann immer dir was zur Orga einfällt, schreibe es auf einen Zettel auf. Irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo du dann anfängst zu sortieren.

Was die Bezahlung angeht, so kann ich mir auch nur Rechnungen vorstellen, anhand deren du dann nachvollziehen kannst, für wen gezahlt wurde.

Falls ihr beim Einlass vermeiden wollt, dass sich jemand reinschmuggelt, der nicht bezahlt hat, kannst du entweder Namensschilder für die Leute bereit legen, die gezahlt haben oder nach Zahlung Eintrittskarten verschicken. Und zwar solche, die in Folie eingeschweißt sind mit Namen und Firma (ggf. die Workshops auf der Rückseite, zu denen sich die Leute angemeldet haben), die man sich um den Hals hängt. Die kannst du vorab verschicken.

Anmeldung: Ich hatte neulich die Wahl zwischen beiliegender Karte (Post oder Fax) oder via Internet. Ev. kannst du den Leuten diese Auswahlmöglichkeiten lassen. Falls du kanalisieren willst, dann eher nur per Post oder Fax.

Ob Liste in Excel oder Word ist egal. In Excel kannst du pro Workshop einen Reiter aufmachen. Ich überlege schon dauernd, ob man so verknüpfen kann, dass man sich auf "Knopfdruck" anzeigen lassen kann, wer von welcher Firma da ist. Dann macht eher eine große Datei Sinn, bei der du je nach Bedarf die Sortierkriterien auf Workshopteilnehmer und Firmenmitarbeiter einstellst.

Je eher du dir Gedanken machst, desto weniger Stress ist es. Und du wirst vermutlich immer mal wieder umorganisieren, weil sich manches erst als praktikabel oder umständlich erweist, wenn man mitten drin ist.

Viel Spaß, ich beneide dich .

erwartest du im heutigen Zeitalter wirklich, dass es noch Menschen gibt die mit einem Überweisungsformular vor dir stehen?

Wie viel Personen erwartet ihr denn ungefähr?

Vielleicht könnt ihr zweigleisig fahren. Jetzt bald die erste Ankündigung per Mail. Allerspätestens 3 Monate vorher den Flyer und wenn nicht genügend Anmeldungen kommen, noch mal 6 Wochen vorher eine Erinnerungsmail versenden.

Sobald die Teilnehmer sich anmelden, hast du doch eine Liste? Sobald Geld eingeht - kannst du die vergleichen und es ist doch egal, wie die Firma überweist. Wenn du 5 Leute von einer Firma hast und die überweisen den Gesamtbetrag - stimmt alles

Schwierig wird es doch erst, wenn die Firmen kleckerweise bezahlen.

Was ich jetzt schon bedenken würde: Extra Konto eröffnen. Überlegen, ob die Teilnehmer die vor Ort bezahlen werden (und das passiert leider immer wieder) per EC Karte bezahlen können, dann musst du ein Gerät beantragen (möglichst früh, die Geräte sind immer schnell weg)

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Mut zum Egoismus führt zu mehr Gelassenheit

Einladungen nur per i-net sind sehr problematisch. Ich habe gerade selbst gemerkt, dass viele zwar die Einladung lesen, für sich vormerken aber nicht antworten, ob sie kommen!

Anmeldung per Überweisung?
Nur wer bezahlt hat, ist auch wirklich angemeldet.

Bei den Großveranstaltungen, an denen Kollegen bzw. Chef teilnehmen, kommt im Normalfall eine Rechnung nach Anmeldung - bei elektronischer Anmeldung direkt mit der Anmeldebestätigung. Die Teilnehmer bekommen dann eine Karte mit Namen, wenn sie sich vor Ort auf der Liste eingetragen haben.

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Dagmar

I haven't lost my mind; it's backed up on tape somewhere!

Aber so eine Großveranstaltung wird auch nicht von einer Person, die das noch nie vorher gemacht hat, organisiert.

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Liebe Grüße
Kiki

Doch, bei uns schon Nee, ganz alleine nicht, aber alle anderen die mithelfen, haben noch viel weniger Ahnung. Diese Tagung findet zum 3. Mal statt:
Das 1. Mal - vollkommen chaotisch (da hat leider auch unsere "liebenswerte Kollegin" mit organisiert und alles vermasselt, was ging). Ich war da GsD nicht involviert, weil andere Abteilung und anderer Ort.
Das 2. Mal - zwei Therapeuten haben versucht alles besser zu machen, war leider nicht so sehr viel besser
Das 3. Mal - jetzt glauben alle, ich könnte das gut, weil ich sehr strukturiert und ordentlich sei und dazu noch eine Sekretärin. Aber leider fehlt mit die Erfahrung und ich hab nur euch zum Fragen - heul. Ich versuche ja jetzt schon, die Fehler der Vergangenheit zu analysieren und von Anfang an alles in geordnete Bahnen zu lenken. Viele eurer Tipps hab ich mir schon notiert, danke dafür

Es werden so an die 150 bis 200 TN erwartet

wir helfen Dir da durch!!!!! - wäre doch gelacht, wenn geballte Frauenpower das nicht auf die Reihe bekommt

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Dagmar

I haven't lost my mind; it's backed up on tape somewhere!

Klar, dafür sind wir doch da:

Das ist ja noch eine ganz überschaubare Anzahl

Was z.B. so früh noch überlegt werden kann: Teilnehmerausweise - wie sollen die aussehen?

Wir haben in meinem privaten Veranstaltungsbereich (Teilnehmer zw. 500 - 5000) Ausweise, die mit auf dem Anschreiben geklebt sind + dazu eine Plastikhülle. Vor Ort gibt es dann die Bändchen mit Logo.

Bei unseren Veranstaltungen sind wir aber auch in der Lage zu sagen: Ausweis vergessen? Pech gehabt - es wird kein neuer ausgestellt - d.h. die Leute laufen dann eben ohne rum - oder bekommen gegen 5,- Euro einen neuen. Es gibt erfahrungsgemäß nur wenige, die ihre Ausweise vergessen.

Mein Chef hat dieser Tage für eine Tagung seinen Ausweis schon zugesandt bekommen, der war in einer kleinen Mappe mit Gutscheinkarten für das Mittagessen und einem kleinen faltbaren Stadtplan. Fand ich extrem ansprechend - besonders das Anschreiben war nett formuliert - ist aber eine Kostenfrage.
Du kannst z.B. bei diversen Firmen schon mal nach Mustern Ausschau halten. Muster kostenlos anfordern.

Wird es Gutscheine geben für Kaffee und Essen? Bei unseren Tagungen hier im Büro müssen wir das machen. Es kommen teilweise viele nicht angemeldete Leute dazu (soll auch so sein), die sich nur einen oder zwei Vorträge anhören. Dafür erhalten sie keine Verpflegung und keinen Tagungsband.

Auch so eine Frage: Es wird Vorträge geben - da muss ja langsam angefangen werden, die Vortragenden einzuladen? Den Rahmen abstecken, in welcher Form der Vortrag läuft (dafür sollte jemand anderes verantwortlich gemacht werden - das wird zu viel für eine Person). Werden die Vorträge anschließend veröffentlicht - wenn ja, wie. Wenn nein, wie reagiert man auf Anfragen einzelner Personen die gern den einen oder anderen Vortrag in schriftlicher Form hätten

Du könntest vor allem schon mal so langsam anfangen den finanziellen Rahmen abzustecken.

Was wollt ihr für Werbung ausgeben (Flyer, Fotograf vor Ort usw.), wie hoch soll die Teilnehmergebühr sein, wie viel für das Catering (auch da könntest du dich schon mal umhören und sondieren)

Du kennst den Tagungsort? Schau dich doch schon mal zwanglos um. Überleg, wie du den Ablauf organisieren möchtest, bei Ankunft der Teilnehmer. Gibt es W-Lan Anschlüsse für die Pausen, damit die Herrschaften mal schnell surfen können? (solche Dinge unbedingt mit in die Kostenplanung aufnehmen)

Überleg, wer dir im Tagungsbüro helfen würde. Das müssen Leute sein, die a) gut strukturiert arbeiten können, eine schnelle Auffassungsgabe habe, ein bisschen englisch sprechen können und möglichst früh in den Ablauf eingebunden sein sollten. Vor allen Dingen, mit den Leuten reden und sie dann auch auf den Termin festnageln. In der Regel sind die ersten Stunden in einem Tagungsbüro und vor und nach dem Mittagessen sehr stressig. Teilweise kommen plötzlich 20 - 30 Leute gleichzeitig an und müssen abgefertigt werden.

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Mut zum Egoismus führt zu mehr Gelassenheit

Als ich letztes Jahr die Halleneinweihungsfeier organisierte, suchte ich im Internet nach Checklisten und habe verschiedene gefunden, diese ausgedruckt und mir all die Punkte markiert, die mir für meine Veranstaltung wichtig waren. Daraus habe ich dann meine Checkliste erstellt.

Du könntest vorab auch eine Art Mindmapping machen. D.h. die Veranstaltung in einzelne Blöcke aufteilen. Z. B. Catering, Vorträge, Einladungen/Anmeldungen. Jeder Block kommt auf ein eigenes Blatt. Dazu notierst du diverse Punkte. Beim Catering z.B.
Was, Budget, Verantwortlicher. Was geklärt ist, kannst du streichen bzw. abhaken.

Wenn du merkst, das wird alles zuviel, kannst du dir z. B. einen Helfer für's Catering holen und ihm das Catering-Blatt übergeben. Er sieht, was schon erledigt ist, was noch zu tun ist.

was macht ihr da? Rundgänge, Vorträge? Dann brauchst du getackte Rundgänge mit Führungspersonen. Wenn nein, brauchst du Zimmer. Wo und was essen die? Du brauchst Angebote von Caterer vielleicht auch Zelt. Dazu Personen die dir an dem betreffenden Tag helfen. Mach regelmäßige Besprechungen. Wir fangen bei solchen Dingen immer mindestens schon 1-1,5 Jahre früher an.