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Chef und ich streiten uns jetzt seit Monaten nicht nur mit unseren hauseigenen Telefontechnikern, sondern auch schon mit denen von Siemens herum, was eine sinnvolle Chef-Sekretärinnen-Telefonschaltung können sollte. Siemens sagt, das, was Chef und ich wollen, ginge mit keiner Telefonanlage.
Das kann ich aber nicht glauben und dachte, ich frage mal Euch.

Unsere Wünsche:

Standard-Rufumleitung (RU) Chef zu Sekretärin (alle Anrufe an die Durchwahl vom Chef gehen automatisch zur Sekki),

1. wobei Chef trotzdem an seinem Apparat sieht, wer ihn anruft, und Gespräch ggf. selbst übernehmen kann
2. RU kann von beiden aktiviert/deaktiviert werden und wird jeweils angezeigt
3. Anzeige der für Chef angenommen und (bei RU) entgangenen Anrufe werden auf Ruflisten der Sekretärin angezeigt.
4. Anrufe für Chef gehen auf die ggf. eingeschaltete Mailbox Sekretärin

Punkt 1-3 geht laut Siemens, aber nicht in Kombination mit Punkt 4. Siemens sagt, wenn die Chefdurchwahl angerufen wird, ist das ja kein Anruf für die Sekretärin und geht deshalb nicht auf deren Mailbox. Was für ein Quatsch ...

Damit auch meine Mailbox anspringt, wenn ich mal nicht am Platz bin, hat mir Siemens jetzt eine Zusatztaste eingerichtet, die allerdings die normale RU überschreibt, so dass mein Chef nicht mehr sieht, wer anruft. Und nervig ist es auch, an das Einschalten dieser Funktion zu denken, wenn ich nur mal kurz das Büro verlasse.

Und was total doof ist: Entgangene Anrufe werden nicht nur bei mir angezeigt, sondern auch beim Chef. Der weiß dann nie, ob ich da schon dran bin oder nicht ...

Wie ist denn das bei Euch?

Das geht bei mir im Prinzip alles, unsere Anlage ist schon etwas älter (das Telefon auf dem Tisch ist von Alcatel und ca. 15 Jahre alt, ich nehme an, die Telefonanlage auch). Außerdem haben wir eine Software, die mit Lotus Notes gekoppelt ist (Sametime), welche für die Anruferlisten sorgt und es auch ermöglicht, direkt durch Anklicken am Bildschirm Nummern wählen zu lassen.
Mein Anrufbeantworter ist so geschaltet, dass er nach 5 Mal Klingeln drangeht, und zwar an alle Anrufe, die bei mir auflaufen, egal, wer sie zu mir umgeleitet hat.
Allerdings kann mein Chef nicht sehen, wer bei mir anruft, wenn zu mir umgeleitet ist. Dafür bin ich ja da. Aber es genügt ein Tastendruck, um mich auf "abwesend" zu stellen, sowohl auf meinem als auch auf seinem Apparat. Außerdem kann ich makeln, also wenn Chef aus dem Auto anruft (z. B.), kann ich ihn mit einem anderen internen oder externen Gesprächspartner verbinden oder eine Dreier-Konferenz schalten.

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Liebe Grüße
Kiki

Bei unserer - recht alten - Telefonanlage funktionieren die vier von Dir angesprochenen Punkte problemlos, allerdings wird zwischen RUL und Partnergruppe unterschieden. Meine Chefs und ich sind in einer Partnergruppe zusammengefasst, und alle eingehenden Anrufe landen bei mir bzw. auf meinem AB. Die Chefs können anhand von Symbolen auf dem Display sehen, wem welcher Anruf gilt und ihn direkt aufpicken, wenn sie möchten.

Wenn ich nicht da bin und keine Vertretung habe, wird die Partnerumleitung ausgeschaltet und jeder empfängt seine Anrufe direkt bzw. kann sie dann per RUL auch auf sein Handy weiterleiten.

Bei mir sind die von fast alle von dir genannten Punkte eingerichtet. Bis auf das, dass Chef die Anrufer sieht. Das wäre aber sicher möglich, da ich z. B. in der Gruppenschaltung auch sehe welche Anrufe bei den Gruppenmitgliedern eingehen und kann den Anruf auch übernehmen.
Und ich kann die RU glaube ich nicht deaktivieren, wüsste aber auch nicht warum.

Chef hat noch eine Privatleitung über die ihn z. B. seine Frau auch abends (wenn ich mal vor ihm das Büro verlasse... ) erreichen kann. Außer seiner Familie hat aber niemand die Nummer, auch intern ist sie nicht bekannt.

Nordlicht, Kieselstein, welche Anlage habt Ihr? Also welcher Anbieter?

früher war alles besser so ist das auch bei unseren hochmodernen Cisco-Anlagen ... chaotisch

Ich bin im Moment nicht im Büro und kann mich gerade nicht erinnern... Ich meine aber Siemens. Ich musste mich auch mal direkt mit denen auseinandersetzen weil unsere Servicefirma nicht fähig war.

oh, so eine Cisco haben wir auch Hannah, ich fand die Siemens bei meiner alten Firma besser.

Ich meine, sie ist von Avaya, aber mittlerweile gibt es nicht mal mehr Ersatzteile dafür (bei uns waren neulich die Mailboxen "weg" - bis wir DAS gemerkt haben, hüstel) und wir zittern uns so über die Runden. Eine neue Anlage ist vom Mutterkonzern nicht genehmigt worden, weil man unternehmensweit vereinheitlichen will (VOIP). Da auf uns ein 6-stelliger Betrag entfallen würde, wird die Entscheidung natürlich noch ein wenig geschoben ...

bei unserer neuen siemens-anlage funktioniert auch nur 1 bis 3. außerdem funktionieren, seit wir die anlage bekommen haben, überhaupt keine Anrufbeantworter mehr (bei allen Telefonen!) und die anzeige der gebuchten Rückrufe geht auch nicht.
aber die herren von der siemens sind dermaßen schmerzfrei, dass es nicht wirklich zu glauben ist....

Ich glaube, genau das ist die Krux ... Siemens hat hier völlig am Bedarf vorbei weiterentwickelt. Die alten Anlagen konnten das alles noch ...

Ok, dann müssen wir jetzt mit diesem Konstrukt leben ...seufz*


Neue Frage:
Da jetzt auch die Anrufe für Chef auf MEINE Mailbox gehen, brauche ich einen anderen Text.
Normalerweise hatte ich - außerhalb der Urlaubszeiten - folgende Ansage:
"Firma ABC, Nele Sonnenschein, Guten Tag. Im Moment bin ich nicht am Platz. Sie können mir aber gerne nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen; ich rufe Sie dann so bald wie möglich zurück."

Damit Anrufer für Cheffe nicht annehmen, sie hätten sich verwählt, muss da noch der Hinweis auf ihn rein. Gegen die Formulierung nach der Begrüßung "Das Büro von Max Mustermann ist momentan nicht besetzt" sträubt sich in mir alles. Ich bin ja kein Büro ...

Wie macht Ihr das?

Das Sekretariat von Max Mustermann ist momentan nicht besetzt...

Da seine Anrufe immer, auch im Vertretungsfall, auf meiner Mailbox landen ist es anders nicht möglich. Zumindest hatte ich noch keine bessere Idee.

wir alle hier


ach ja und ein Band hab ich nicht an

aber das Satz...ich bin nicht am Platz ist auch nicht so prickelnd

Wir sagen hier: Das Sekretariat von Max Mustermänneken ist nicht besetzt. Gern können Sie UNS eine Nachricht hinterlassen.


Die Anrufer lösen das, indem sie sagen: Hallo Frau Sekretariat - oder Sehr geehrter Herr Mustermänneken

Manche sagen: Hallo Frau Sekretariat, richten Sie bitte Herrn Mustermänneken aus....

Und wenn man weiß, dass DU das Sekretariat bist

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Mut zum Egoismus führt zu mehr Gelassenheit

Wissen das externe Anrufer?