Vertretung Sekretariat

"Aus gegebenem Anlass..."

Wie ist das euch? Ihr habt teilweise ja gar keine Vertretung, wie läuft das dann? Hat Chef dann immer gleichzeitig frei?
Wer macht Post? Wer empfängt seine Kunden? Wer hat das Telefon?

Die wenigen Dinge, die in meinem Urlaub anfallen delegiere ich an die Kollegin, die ich vertrete, wenn sie frei hat (Zentrale). Post bekommen die Chefs direkt, meine bleibt entweder liegen oder macht die Dame aus der Perso auf. Telefon geht an die Zentrale. Und wenn irgendetwas wichtiges kommen sollte, liegt eine genaue Anweisung bereit. Und zur Not bin ich tel. erreichbar.

Ich werde in verschiedenen Bereichen vertreten - Post, Termine und Kleinigkeiten die sein müssen, der Rest bleibt liegen bis ich wieder komme. Besucher etc. macht dann meine Kollegin vom Empfang vorne. Bei Dingen die sie während des Urlaubs wissen muss schreibe ich vorher noch E-Mails ws zu beachten oder tun ist.

Wir haben mal ein Sekretariats-Handbuch erstellt, da steht alles soweit drin, so dass die 'Empfangsdame' und ich uns gegenseitig vertreten können.

Sie macht normalerweise Post, Tel-Zentrale und so. Das muss natürlich weiterlaufen.

Meine Aufgaben sind eher komplexer, und ich mache vor dem Urlaub dann eine Liste mit den Dingen, die anfallen und erledigt werden müssen. Bei Krankheit bin ich telefonisch erreichbar, falls was zu klären ist.

Ob man gleichzeitig mit Chef frei nimmt, kommt auf den Chef an. Ich hatte mal einen sehr aktiven, der wollte während seiner Abwesenheit unbedingt jemanden da sitzen haben, der seine Telefonate annimmt und ihm telefonisch Bericht erstattet, was so angefallen ist. Und das war eine Menge...
Mein jetziger stellt dann einfach sein Telefon auf sein Handy um - es klingelt eh nur selten.

*seufz*

Ich habe ja auch keine Vertretung.

Für die Zeit meines Urlaubs kriegt mein Chef seine eigene WV-Mappe auf den Schreibtisch - da hab ich ihm mündchesmaß alles haarklein (und auch doppelt ) reingepackt

Er hat viele Reisen (die hab ich aber schon vorbereitet), er muss Beiträge pünktlich abgeben usw.

Post holt ein Kollege
E-Mails - tja, Abwesenheitsassistent und dann melden die sich bei meinem Chef
Ansprechpartner (viel Presse) haben eh direkt Tel.-Nr. von meinem Chef bzw. mailen ihn an
er stellt sein Telefon in der Zeit aufs Handy
Kunden empfängt er selbst - er ist auch in der Lage einen Kaffee zu holen - Schlüssel findet sich unter "K" in meiner A-Z WV


Urlauben plane wir - wie wir wollen (ich achte nur darauf, dass es nicht in eine Veranstaltung oder so fällt)

wobei auch das ist dieses Jahr leider der Fall (wurde verschoben) - Pech, muss mal gucken, wer sich kümmert - keine Ahnung (ich bin weg)

Ich hab den Luxus, eine Vertretung zu haben. Und dazu noch eine echt gute.
Darüber bin ich sehr froh.

Habe im neuen Job auch eine Vertretung, wie gut sie ist kann ich noch nicht wirklich beurteilen - aber Luxus wie Bibi sagt. Früher war es eher so wie bei Hannah - und es funktionierte.

jaaa - geht alles - was halt schön ist, er und die Kollegen freuen sich jetzt noch viiiiieeeelll mehr, wenn man wieder aus dem Urlaub zurück ist

Oh je, ich weiß nicht wie das bei uns umsetzbar sein soll...
Da muss ich mich wohl entscheiden, ob ich für eine vernünftige Vertretung kämpfe oder mich mit Urlaub nach Chef richte...

Kannst du einen Azubi als Vertretung bekommen?
Kannst du deine Arbeit in kleine Portionen auf- und verteilen? Z. B. eine Kollegin macht die Telefonate und Termine, die nächste die Eingangspost, die andere die Schreibarbeiten etc. Vielleicht segnet Chef das ab, wenn du ihm konkrete Vorschläge machst.
Wie sieht es aud mit einer Vertretung von außen? Bei uns im IHK-Blatt inseriert immer wieder eine "Mietsekretärin".
www.moneypenny-office.de. Auch das kann eine Lösung sein.

Sich nach Chefs Urlaub zu richten - willst du das wirklich?

Das nach Chef richten möchte ich auch nicht und nur mal im Notfall - ist man schon sehr angehängt. Wie ging es denn bisher??

Sich nach dem Chef richten zu müssen, ist einfach nur Mist. Ich spreche da ja aus Erfahrung Urlaubsplanung verursacht mir immer Magenschmerzen, da ich zwischen zwei Stühlen sitze: Auf der einen Seite der Chef, auf der anderen mein Mann ...

Mittlerweile hat Chef aber kapiert, dass ich weder Lust noch das Geld habe, IMMER zu Ferienzeiten Urlaub zu machen. Und da mein Mann bis spätestens Ende Oktober seine Urlaubsplanung für das Folgejahr abgeben muss, Cheffes Frau sich bis dahin aber nicht auf definitive Urlaubszeiten festlegen kann ... tja, Pech gehabt

Ich habe vor Jahren einen Job abgelehnt, weil die Urlaube an die Chefurlaube gekoppelt waren und Chef maximal eine Woche am Stück nahm. Immerhin war er so ehrlich und hat das gleich im Gespräch gesagt.

Kieselstein, mir ist noch was eingefallen. Eine Freundin hat nachdem ihre Tochter langsam flügge wurde sowie später nach ihrem Rentenbeginn Urlaubsvertretungen in einer Arztpraxis gemacht. Sie war sozusagen der externe Notnagel . Vielleicht könnt ihr dahingehend jemanden finden.

Extern kostet immer Geld, das wird oft nicht akzeptiert.

Ich hatte hier jahrelang keine Vertretung,
dann mal eine Kollegin, die zumindest das Telefon und die Termine gemacht hat.
Jetzt arrangiere ich mich so mit zwei Kolleginnen, dass ich auf sie die Telefone umstellen kann. Die Kollegen sind eigentlich alle recht pflegeleicht, meine Chefin kann vieles selbst.

Und: Sie ist immer total happy, wenn ich wieder da bin! *zu-Hannah-wink*

ich hatte auch mal eine Dame von der ZA - nette junge Frau - war auch halbwegs OK

ABER: für mich war das vorher viel zu viel Mehrarbeit, die ich vor meinem Urlaub nicht gebrauchen kann - und hier hatte ich noch Glück, die Dame war schon mal im Unternehmen unterwegs - sie kannte es also ein wenig

- eine ganz unbedarfte - nein Danke, da hätte ich keine Lust zu gehabt - dann lieber ohne