Britta, das kommt die Veranstaltung und auf das Publikum an: Kostet es was? Wie begehrt ist die Veranstaltung? Wie aktuell/modisch das Thema? Starreferent? Habt Ihr Stammgäste? Ist der Zeitpunkt gut gewählt? Wenn du sehr unsicher bist: Schick die ersten 500 raus, gib einen frühen Anmeldezeitpunkt an (oder Frühbucherrabatt) und je nach Rücklauf schickst du noch mal Einladungen raus.
Mehr würde mir jetzt auch nicht einfallen - ausser vielleicht Anzeigen vorab schalten und warten wie die Resonanz ist. Dann Adressen sammeln und dann erst Briefe verschicken mit den Details.