Officeboard

Hallo,

ich habe die Reiseorganisation für einen anderen Bereich übernommen, d. h . ich habe ein paar Leute mehr dazubekommen. Jetzt muss ich mir Gedanken machen, wie ich die Papierflut für mich organisiere.

Keine Sorge, ich fange nicht an, die Buchungsbestätigungen auszudrucken, die bekommen die Leute von mir elektronisch weitergeleitet und damit ist es für mich erledigt.
Aber ich bekomme vorab unterschriebene Reiseanträge bzw. möchte mir noch Notizen machen, was für die Reise schon gemacht wurde (Reservierungen, Kostenübernahmen, worauf warte ich noch?).

Folgende Möglichkeiten sind mir bisher eingefallen:
[*]Ich lege die Reisen zum Termin in die Wiedervorlage. Ich habe ein Hängemappensystem mit Tagen und Monaten. So ganz zufrieden stellt mich das aber nicht.
[*]Separate Mappe (habe ich auch für andere "Projekte") und Ablage nach Namen/Fachbereich
[*]Separate Mappe und Ablage nach Datum (ähnlich wie Option 1, nur dass es etwas übersichtlicher bleibt)

Was meint Ihr oder was fällt Euch noch ein?

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Blumen lassen einen Teil ihres Duftes in der Hand desjenigen,
der sie verschenkt.

Chinesisches Sprichwort

Das sind schon gute Ideen, Bibi.

Ich habe mir ein Formblatt gemacht, das ich zu jedem Reisevorgang lege, der in Blattform von mir bearbeitet wird. Darauf wird abgehakt.
Die Unterlagen sind mir - wie soll ich sagen - in meiner WV zu weit weg. Ich brauche sie nah bei mir, im näheren Arbeitsumfeld, nämlich auf meinem Schreibtisch. Dort liegen sie griffbereit in einem Postkörbchen.

Sie kommen dann rüber, wenn die Reisekostenabrechnung gemacht ist, vorher nicht.

Manchmal habe ich die Unterlagen auch papierlos im System, z. B. Outlook. Dann kategorisiere ich, z. B. blau für Flugbuchungen, gelb für Hotelreservierungen, rot für to do.
Ich komme gut zurecht mit diesem System.

Ich arbeite mit Mappei. Weiße Schilder für Reisen, darauf steht der Ort und das Datum (und ggf. die Person, die reist, falls jemand anders als mein Chef). Die Mappen stehen in der Wiedervorlagekiste bei dem Tag, wo als nächstes was daran gemacht werden muss (Ticket ausstellen, Reiseplan schreiben, Reisemappe packen usw.). In Outlook lege ich für jede Reise einen Unterordner an und schiebe alle Mails, die damit zusammenhängen, hinein.

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Liebe Grüße
Kiki

also die Unterlagen (Mails vom Reisebüro - Flug, Hotel, Mietwagen) für die Kollegen hab ich ALLE in nur einem Outlook-Ordner (ich find die immer wieder)

Reisekosten/-planung machen die Kollegen selber (das mache ich nur für meinen Chef und - nur - für ihn hab ich auch alle Reiseunterlagen in der WV)

ansonsten find ich die Idee mit dem Formblatt von Sugar gut - sowas mag ich auch

Danke für Euren Input.

Das mit dem Formblatt werde ich auch machen. Das ist übersichtlich.

Ich habe auch alle Unterlagen in einem Lotus-Notes-Ordner, ich bin bei Mails nicht so der große Sortierer und finde dennoch alles sehr schnell
Reisekosten muss ich für alle machen, da wir mit einem webbasierten Programm arbeiten und nur ausgewählte Personen den Zugang bzw. die Lizenz bekommen haben. Bisher hatte ich kaum Arbeit damit, meine Abteilung reist nicht viel, daher bin ich gespannt, wie sich das jetzt für mich mit den anderen ändert.

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Blumen lassen einen Teil ihres Duftes in der Hand desjenigen,
der sie verschenkt.

Chinesisches Sprichwort

Ich handhabe es wie Hannah, allerdings hält sich die Reiseorganisation bei mir in Grenzen.
Gilt es eine bestimmte Frist einzuhalten, lege ich eine Aufgabe mit Erinnerung an.
Bei größerem Organisationsaufwand verwende ich auch eine Checkliste.



OT: Wie verhält es sich eigentlich mit Reisegenehmigungen durch Vorgesetzte und/oder GL? Gibt es dafür eine gesetzliche/versicherungstechnische Vorschrift und Aufbewahrungsfrist?

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_ K ä f e r

Nein, dafür sind nur die hausinternen Richtlinien ausschlaggebend. Bei uns muss man einen genehmigten Reiseantrag mit der Abrechnung archivieren. Aber steuerlich/gesetzlich muss man nur die Abrechnungsunterlagen in einer vom Finanzamt abgesegneten Form 10 Jahre aufbewahren. Das kann inzwischen auch elektronisch sein. Frag mal deine Steuerabteilung, die wissen das.

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Liebe Grüße
Kiki

Bei uns läuft das alles - bis auf die Reisekostenabrechnung - ausschließlich elektronisch ab. Ich habe seit Jahren keine Reisepläne mehr ausgedruckt. Buchungen kommen vom Reisebüro über Outlook (inkl. der Termineinträge), für Reiseanträge gibt‘s einen Workflow, der mit dem Personalverwaltungssystem gekoppelt ist. Die RKA machen die Reisenden selbst mit einer Wordvorlage. Das wird dann vom Vorgesetzten unterschrieben und mitsamt den Belegen an die Personalverrechnung geschickt. Ich scanne die Unterlagen nur für meine Ablage ein. Im System wird der dann als erledigt angezeigt, sobald er von der HR abgerechnet wurde.

Wenn ich eine Liste für due Orga brauche, mache ich das alles über MS OneNote. Das ist mittlerweile zum Großteil mein Mitschreibbuch geworden.