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Hallo allerseits

Ich habe da ein ziemlich kompliziertes Problem (oder soll ich sagen mehrere komplizierte Probleme...?) im Excel. Bei dem File handelt sich um eine Übersicht, wer in einer Firma welche(n) Schlüssel im Besitz hat.

Konkret soll folgendes "Endprodukt" erreicht werden:

1. Ein Anwender sollte mit möglichst wenig Aufwand und ohne besondere Excel-Kenntnisse eine Übersicht drucken können, wer über welchen Schlüssel verfügt.
2. Dabei sollen bei den Sicherheitsschlüsseln auch die individuellen Kennnummern der Schlüssel aufgelistet werden (diese stehen jeweils rechts der Spalte, in der die Anzahl der jeweiligen Schlüssel steht, über die der Mitarbeiter verfügt).

Der Aufbau der Liste sieht folgendermassen aus (s. auch beigefügte Grafik):
Spalte A: Kennnummer der Person
Spalte B: Namen der Person
Spalte C: Totale Anzahl aller Schlüssel im Besitz einer Person
Spalte D: Totale Anzahl aller Sicherheitsschlüssel im Besitz einer Person (die haben alle eine Nummer, die unbedingt ausgegeben werden muss)
Spalte E: Totale Anzahl aller sonstigen Schlüssel im Besitz einer Person
Spalten F bis AO (und andere weiter rechts): Sicherheitsschlüssel; in der linken Spalte steht jeweils die Anzahl der Schlüssel dieser Art, rechts davon welche Nummern die Schlüssel haben. In der ersten Zeile der jeweils linken Spalte steht die Funktion des Schlüssels (also welche Türen er öffnet), darunter die Bezeichnung des Schlüssels (die unbedingt ausgegeben werden müssen).
Spalten AQ bis HT95: weitere Schlüssel, die grösstenteils keine Sicherheitsschlüssel sind. Es muss keine individuelle Kennnummer ausgegeben werden, nur für welche Türnummer der Schlüssel passt und wo sich diese Tür befindet (s. blaue Zellen in der beigefügten Grafik).

Nochmal zu den konkreten Aufgaben (also, wie das Tabellenblatt mit den Quittungen schliesslich etwa aussehen sollte):
Generell: Durch Eingabe der Kennnummer (in der Schlüsselliste im Word-Dok im Anhang in Spalte 1) muss die richtige Zeile ausgelesen, von links nach rechts durchsucht, leere Zellen übersprungen und (ab der zweiten Zeile der Schlüsselquittung), der vorhergehende Schlüssel ignoriert werden.
1. In der ersten Spalte stehen die Anzahl der Schlüssel des jeweiligen Typs (Beispiel gemäss Word-Dokument: in der Brandschutzreserve hat es 1 Schlüssel des Typs RP5049/200).
2. In der zweiten Spalte sollte - falls es ein Haupteingangsschlüssel ist und nur dann - stehen, welche individuelle Kennnummer er hat. Dabei muss man es schaffen, dass die Zeile, die durch die Kennnummer identifiziert wird, von links nach rechts durchgesucht wird, leere Zellen ignoriert werden und (ab der zweiten Zeile der Schlüsselquittung), der vorhergehende Schlüssel ignoriert wird (Beispiel gemäss Word-Dokument: in der Brandschutzreserve hat es 1 Schlüssel des Typs RP5049/200, Kennnummer 3 (steht links neben der Anzahl der Schlüssel im gepunkteten Feld, unterhalb von "Schlüsselnummer")).
2. In der dritten (und vierten) Spalte sollte dann der Schlüsseltyp und die Funktion stehen. Diese beiden Angaben stehen über der Anzahl der Schlüssel in der 1. und der zweiten Zeile der eigentlichen Tabelle (also nicht Zeile 1, sondern Zeilen 7 und 8; Beispiel gemäss Word-Dok: in der Brandschutzreserve hat es 1 Schlüssel des Typs RP5049/200, er öffnet Haupteingang / Warenlift aussen / Gittertüre / 2.03 Eingang rechts / 2.04 Eingang links / 2.15 Seiteneingang Warenumschlag).

Wahrscheinlich wird es nötig sein, ein „Hilfsblatt“ dafür zu erstellen, in dem nur Berechnungen ausgeführt werden. Das ist in Ordnung, solange dort alles quasi im Hintergrund abläuft und man keine Eingaben in dieses Blatt machen muss. Auch ein Makro wäre für mich eine Lösung. Beachten sollte man dabei, dass es immer wieder passieren kann, dass ein Schlüssel und/oder ein Schlüsselinhaber dazu kommt oder gelöscht wird.

Falls Ihr weitere Infos braucht könnt Ihr gerne nachfragen.

Gruss und schon mal vielen herzlichen Dank! Wer das schafft ist mein(e) Retterin
Marc

Das würd ich eher mit Access machen. Da hast Du viel mehr Möglichkeiten.

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Zauberhafte Grüße
Marada
Wir Frauen sind Engel. Aber wenn man uns die Flügel bricht, dann brauchen wir einen Besen, um fliegen zu können.

Hallo Marada

Danke für den Tipp. Allerdings kann ich diesen Vorschlag höchstens weiterleiten, da ich nicht mal weiss, ob die Firma Zugang zum Programm Access hat (ich war dort als Freiwilliger und möchte jetzt einfach noch diese eine Aufgabe lösen; dann bin ich fertig mit meinen Vorhaben).

Freundliche Grüsse
Marc

Access ist Teil von MS Office - wer Excel hat, hat auch Access.

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Zauberhafte Grüße
Marada
Wir Frauen sind Engel. Aber wenn man uns die Flügel bricht, dann brauchen wir einen Besen, um fliegen zu können.

@marada: Das ist wohl wahr, aber nicht überall gibt es jemanden, der auch mit Access umgehen kann ..... hier können es die allerwenigsten.

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Viele Grüße
Iris

Humor ist der Knopf, der verhindert, dass uns der Kragen platzt.
J. Ringelnatz

Ich habe mal bei meinem Rechner nachgeschaut: Ich habe Access nicht, deshalb kann ich leider nicht ausprobieren, ob ich im Access weiterkomme...

Auf jeden Fall nochmal danke für den Tipp und freundliche Grüsse
Marc

Wenn man noch nie mit Access gearbeitet hat, wäre das auch nicht mal eben so erledigt. Sicher kriegt man das auch in Excel hin, wenn man ein bisschen Gehirnschmalz und mehrere verknüpfte Tabellenblätter verwendet. Aber wichtig ist der Grundsatz: Jeder Datensatz eine Zeile. Daten, die zusammengehören, nicht auf mehrere Zeilen verteilen.

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Liebe Grüße
Kiki