Outlookfrage

Jetzt ist es soweit: ab dem 01.01. muss ich alle Termine von allen im Outlook verwalten. Als Mail-Programm ist mir alles vertraut, aber mit der Kalenderfunktion komm ich nicht zurecht. Meine Frage: ich hab den Kalender von 9 Kollegen zu verwalten und möchte für alle (wenns geht) gleichzeitige Termine eintragen. Z. B. am 31.01 von 9.00 bis 10.00 Uhr Teambesprechung. Ich hab mal bisschen rumprobiert, bin mir aber nicht sicher, ob ich alles richtig gemacht habe und auf Probe was wegschicken, iss ja blöd, dann versammelt sich die Mannschaft und nix iss. Ach so, ich arbeite mit Outlook 2003 und Windows XP. Bitte um Hüüüülfe

Das machst Du am besten über eine Besprechungsanfrage entweder aus Deinem oder aus Chefins Kalender. Dann hat jeder den Termin im Kalender, und Verschiebungen sind auch kein Problem mehr.
Allerdings musst Du Deine Kollegen dazu erziehen, die Termine auch zu bestätigen bzw. abzusagen.

Hallo Bika,

wenn Du mehrere einladen möchtest machst Du den Kalender auf, klickst auf neu, dort trägst Du Thema & Ort der Besprechung ein, dann gehst Du auf den Tab Teilnehmer einladen udn trägst die Betreffenden ein (oder über Reiter Terminplanung, dort gibt es unten einen Reiter mit weitere einladen, draufklicken, die benötigten Mitarbeiter eintragen)

Probier ich gleich mal aus, danke

Kann ich auch Termine für alle festlegen, ohne dass die gleich ein Mailanfrage bekommen? Ich möchte alle festen Besprechungen für das ganze Jahr eintragen (für alle verbindlich), das wären unmengen von Mails, die ich rausschicken würde. Meine Chefin hat gerade schon reklamiert

nein, da schickst du jedes Mal eine Mail. Ist nicht zu ändern. Es muss ja auch jedes Mal zu oder abgesagt werden.

und noch geschickter wäre es, wenn du einen serientermin aussendest - dann geht nur eine mail raus. bitte aber fiktives enddatum der serie angeben, sonst kann's passieren, dass outlook konflikte mit sich selbst hat...

Okay, dann ist es halt so.
Dotty, die Termine sind in etwa alle 6 Wochen, aber nicht immer genau, da kann ich die Serienoption wohl vergessen. Trotzdem danke

Serientermin funktioniert dann leider nicht

Und der Termin trägt sich nur ein, wenn du über eine Besprechungsanfrage gehst

und unbedingt aufpassen: Wenn man einen Termin versandt hat - und fügt z.B. zwei neue Teilnehmer zu - leitet dann weiter - bekommen alle anderen eine Absage. Sieht man nicht - merkt man also erst, wenns zu spät ist....und die Leute nicht kommen

und unbedingt aufpassen: Wenn man einen Termin versandt hat - und fügt z.B. zwei neue Teilnehmer zu - leitet dann weiter - bekommen alle anderen eine Absage. Sieht man nicht - merkt man also erst, wenns zu spät ist....und die Leute nicht kommen

Das hatte ich noch nie ...
Absagen gehen doch dann nur an diejenigen, die man wieder aus dem Verteiler löscht

Britta hat geschrieben:
und unbedingt aufpassen: Wenn man einen Termin versandt hat - und fügt z.B. zwei neue Teilnehmer zu - leitet dann weiter - bekommen alle anderen eine Absage. Sieht man nicht - merkt man also erst, wenns zu spät ist....und die Leute nicht kommen

Bist du sicher? das wär ja mehr als doof

also normalerweise ist das nicht so. Wenn man Leute wegnimmt oder dazunimmt dann werden nur die aktualisierten Personen informiert. Allerdings nur zu 99%, weil 1% macht MEIN Outlook komsische Sachen.

Wenn Bika Zugriff auf diese ganzen Kalender hat, kann sie ja Termine eintragen, ohne Anfragen zu verschicken. Mit Copy & Paste müsste man da doch Aufwand sparen können.

Bika, wenn du die entsprechenden Rechte hast, kannst du die Termine auch bei jedem deiner Kollegen selbst eintragen. Die Rechte müssen dir aber von deinen Kollegen zugewiesen werden.
Besprechungsanfragen finde ich aber persönlich besser. Wenn sich mal ein Termin verschiebt, kriegen das gleich alle mit und du musst nicht daran denken, bei jedem den Termin manuell im Kalender zu ändern.

Edit: Brösli, sorry, hat sich überschnitten.

Zuletzt geändert von Corinna am Mi 15. Dez 2010, 10:31, insgesamt 1-mal geändert.

Brösli, und wenn sich dann Termine verschieben, muss Bika nochmal in jedemn Kalender manuell eingreifen ... nee, das würde ich nicht machen.