Officeboard

Ich habe in Word eine Adressdatei (für Zweckform-Etiketten) - wie schubs ich die denn so durch die Gegend, dass daraus eine Excel Datei wird??

Ich brauch die, weil wir endlich KOSTENGÜNSTIG eine Excel Datei an unsere Druckerei geben können, damit die Briefumschläge beschriftet werden - + Absenderstempel.

Wenn ich bis 50 Stück ausdrucken muss - ist das kein Problem - danach wird es definitiv so zu teuer.

ich hab jetzt 1500 - da würde sich das lohnen - ausser ich sitze zwei Stunden daran, die Word-Datei in Excel zu übertragen. Ich suche was, sozusagen mit drei Mausklicks zum Erfolg

Geht das??

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Wie vorsintflutlich ist das denn?

Lass es den Dienstleister machen.

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Liebe Grüße
Kiki

Das kommt auch darauf an, wie deine Druckerei arbeitet.

Wollen die quasi eine Datenbank, d. h. Anrede in Spalte A, Name in Spalte B, Straße/Postfach in Spalte C, PLZ in Spalte D und Ort in Spalte E?

Oder wollen die einfach die Spalten und Zeilen so angeordnet haben, dass sie beim Ausdruck auf die Adressetiketten passen?

Ich vermute mal die erste Version, und da wirst du wohl etwas mehr Arbeit reinstecken müssen, wenn ich das richtig verstehe.

Was möchtest Du mit den Umschlägen machen? Sind die für Serienbriefe?

Ganz einfach, Britta. Die Wordtabelle kopieren und in Excel einfügen.

ellen - wenn das so einfach ginge

Die Druckerei will eine fertige Excel Datei.

Kiki - was meinst du mit vorsintflutlich? und welchen Dienstleister?

Ja - es geht um Serienbriefe - wie gesagt - kleine Auflagen Briefumschläge kann ich hier bedrucken - ich hatte aber nicht vor, 1500 Etiketten zu bedrucken - jemand (zum Glück nicht ich) muss die auf die Briefumschläge kleben und sogar noch stempeln

Diese Flyer werden per Post versandt - meistens versenden wir per Mail. Mein Chef mag das aber nicht so gern und WILL das dieses Mal halt so.

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Britta, wie soll die Excel-Datei denn aussehen?
Und wie sieht die Word-Tabelle aus?
Und von welcher Office-Version reden wir?

Die Excel Tabelle sieht so aus, wie für einen Serienbrief

Anrede usw.

Die WordTabelle ist für Zweckform Etiketten angelegt worden. Ist eine Datei, die hier wohl seit 100 Jahren einfach immer erweitert wurde.

Office 2007

Da hier vorhin so Kommentare wie *vorsintflutlich* - und lass das doch den Dienstleister machen gefallen sind: Wie geht ihr denn bei solchen Versandaktionen vor? Nur noch per Mail? Bedruckt ihre solche Mengen an Briefumschlägen selber?

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Da ich solche Mailings noch nie nicht machen musste, kann ich dazu nichts sagen.

Ich probiere hier gerade rum, komme aber auch auf keinen grünen Zweig ... ich geb aber noch nicht auf

Britta, wenn du in Word eine Tabelle hast, dann kannst du die 1:1 in Excel kopieren. Jede in Word angelegte Spalte wird auch in Excel übernommen.

Ist in der Wordtabelle jedes Feld (Anrede, Name, Straße, PLZ + Stadt) eine eigene Spalte? Wenn nein, dann lässt sich diese Tabelle allerdings wirklich nicht einfach so in Excel kopieren.

Ellen, die Word-Tabelle ist eine Etiketten-Tabelle (eine Tabellenzellen ist ein Etikett). Wenn man die nach Excel kopiert, hat man wieder schöne Etiketten, aber keine Datentabelle, wie die Druckerei sie fordert.

Britta, ich muss die Segel streichen. Hast Du die Adressen evtl. zusätzlich in Outlook? Dann wäre es easy.

Okay, dann geht das nicht.

nele - nein. Wie gesagt, das ist so eine Datei, wo jede Sekretärin ihren Senf dazu getan hat

Ich setz da jetzt jemanden dran. Dann muss halt gute alte Handarbeit her

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Versuch mal, die Tabelle in Word zu ändern, so dass nicht mehr eine Adresse pro Feld da steht, sondern nur noch eine pro Zeile:
Alles markieren, Tabelle in Text umwandeln, Trennzeichen Tab.
Im Idealfall hast Du jetzt eine Adresse pro Zeile, mit Tabs zwischen den Angaben, und am Ende eine Absatzmarke.
Dann wieder alles markieren, in Tabelle umwandeln, dann müsstest Du eine halbwegs ordentliche Tabelle haben, die Du nach Excel schubsen kannst.
Ich würde sie vorher (also noch in Word) nochmal durchsehen und gucken, ob alles in der jeweils richtige Spalte steht - in Word ist das leichter zu verschieben als in Excel.

Wenn Du magst, schick mir die Datei und ich probier's aus.

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Zauberhafte Grüße
Marada
Wir Frauen sind Engel. Aber wenn man uns die Flügel bricht, dann brauchen wir einen Besen, um fliegen zu können.

Britta, eine solche Datei hab ich vorgefunden, als ich meinen letzten Job (1994) angetreten habe. Damit wurden auch Flyer, Einladungen usw. verschickt. Innerhalb des ersten halben Jahres hab ich für die Anschaffung eines Adressverwaltungsprogramms gesorgt, und in liebevoller Handarbeit (Maradas Methode funktionierte nicht wirklich, weil jede Adresse unterscheidlich viele Zeilen hatte) ca. 1000 Adressen in die Adressverwaltung rüberkopiert. Wir hatten im Laufe der Zeit beim großen Verteiler ca. 10.000 Adressen, das haben wir dreimal im Jahr gemacht. Ich habe einen Tag lang Etiketten und die dazugehörigen Listen, Kistenzettel usw. gedruckt und in Klarsichthüllen vorsortiert, dann haben wir mit 7-10 Leuten einen ganzen Tag lang geklebt und getütet. Heutzutage wird soetwas von einem Dienstleister gemacht, aber für die Portooptimierung (Infopost) braucht der natürlich eine nach Postleitzahlen sortierbare Datei. Mein Vorschlag wäre gewesen, auch die Übernahme der Daten von Word nach Excel von einem externen Dienstleister machen zu lassen, wenn die internen Kapazitäten nicht reichen.

Wenn du konkrete Fragen dazu hast, darfst du dich gern bei mir melden.

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Liebe Grüße
Kiki