Beschränkung Posteingang - Mails auslagern?

Hallo!

Bei uns ist der Posteingang beschränkt und mein Posteingang ist täglich überfüllt. (Nicht nur meins.)

Jetzt suche ich nach einer Lösung. Ich habe im Posteingang verschiedene Unterordner in die ich Mails verschiebe. Die Mails werden nicht für die Ewigkeit gespeichert, einfach 1 oder 2 Monate bis das Thema/Termin erledigt ist. Ich bin ja oft nur "Durchlaufstation" und muss die Mails nicht speichern aber ihr wisst ja wenn Chef was braucht...

Ich kann mir ein paralleles Ordnersystem anlegen und die Mails reinziehen.

Habt ihr eine bessere Idee oder wie macht ihr das?

Ich selbst bekomme zum Glück nicht soo viele Mails als das mein Postfach voll wäre bzw. ist es vielleicht einfach größer. Für bestimmte Bereiche habe ich Unterordner und verschiebe dahin, aber nicht allzu viele. Der Rest wird irgendwann gelöscht.

Ich habe das so gelöst:

1. Ich lege mir pro Monat einen Papierkorb an
#Papierkorb 01
#Papierkorb 02
....

Dinge, die ich definitiv in ein paar Monaten nicht mehr brauche wie Einladungen zu Meetings, Meetingzusagen, Flugbuchungen etc. kommen in diese Ordner. Z. B. fand ein Flug im April statt. Ich lege die betreffenden Emails in den April, Mai oder Juni Ordner (ist abhängig von div. Punkten). Ist der April rum, lösche ich irgendwann den April-Ordner. Bisher brauchte ich noch nie eine Info, die ich dort entsorgt habe.

Projekte speichere ich in Projektordnern im Outlook. ist das Projekt erledigt, wird die Datei als PST-Datei ausgelagert und im Netzwerk im entsprechenden Ordner abgespeichert.
Beispiel: Das Leasingfahrzeug XY-Z 123 wird zurückgegeben. Nachdem alles abgeschlossen ist, exportiere ich den Ordner als PST-Datei in den entsprechenden Ordner in meinem Netzwerklaufwerk.

Brauche ich irgendwann mal wieder was, lade ich die PST-Datei wieder rein.

Wir haben ein AddIn, das heißt Mail2Disk. Damit kann ich mir die Mails archivieren, und sie ganz normal in meine Ordnerstruktur abspeichern.
Wenn ich sie wieder aufrufe, haben sie wieder Mailformat.

Bei uns ist systemseitig eingestellt, dass alle Mails, die älter als x Monate (wahlweise 3 oder 12) sind, automatisch ins Archiv verschoben werden.

200 MB darf ich aktuell im Postfach haben. Das klingt viel, aber ich erhalte täglich zwischen 40 und 80 Mails, davon einige mit Plänen, Bilder, pdfs. Dann schicke ich die korrigierte Fassung wieder zurück, usw. Wenn das Ding dann verschickt ist oder veröffentlicht wurde ist das Thema für mich erledigt und kann gelöscht werden.
Die Autoarchivierung habe ich auch, aber da ist der Platz auch eingeschränkt. Und ich habe das Problem ja täglich.

Abgeschlossene Projekte kann ich auch komplett auslagern, wir haben dafür ein "Dokumentengrab".

Neddi, ich kann die Mails auch in meiner Ordnerstruktur ablegen und das Format bleibt mit Anhang usw. erhalten. Deshalb ja meine Idee das so zu speichern.
Ich dachte nur es gibt vielleicht auch eine noch einfachere Lösung.

200 MB ... das ist viel zu wenig. Denn es zählt ja nicht nur der Posteingang, sondern die Gesendeten und Gelöschten Objekte. Vielleicht solltet Ihr generell mal über die Speicherkapazität nachdenken?
Wir haben hier 2GB zur Verfügung.

Meine Rede...
Aber die Götter...

Ich weiß, dass da alles dazu zählt, auch Kalender und Kontakte.

Ist vielleicht ganz gut, wenn ich mal andere Zahlen bekomme. Was habt ihr sonst zur Verfügung?

Keine Ahnung, Kiesel. Bei mir war noch nie was voll.

Archivieren, ausmisten, Papierkorb leeren. Und das dann täglich...
Da das ja ein generelles Problem ist, solltet Ihr vielleicht mal mehr Platz dafür vom Admin einrichten lassen. Klar, das kostet, aber das tägliche Gehampel kostet auch, nämlich Zeit!

Zur Not kannst Du die Anhänge etc. als Datei in einem Verzeichnis abspeichern und in der Mail löschen.

Ne, Venus, dafür habe ich keine Zeit. Ich meine Anhänge extra speichern und so. Dann ziehe ich mir die Mail komplett woanders hin.

Ich lösche täglich, aber alles will ich nicht gleich löschen.

Egal wo das Limit ist - man kriegt es immer voll!

Bei mir sind es 250 MB, und an die Grenze komme ich auch oft.
Vorher hatte ich max. 70 MB, damit konnte ich auch leben - jetzt natürlich nicht mehr

Wichtig ist, dass man sich halt auch bei den Gesendeten mal diszipliniert und dort aufräumt.
Oder im Kalender die 1000 Anhänge, die in vergangenen Terminen stecken, einfach mal rauslöscht. Denn im Protokoll sind die ja auch wieder drin.

Die Gelöschten werden bei mir bei jedem Schließen von Outlook gelöscht.

Neddi, kann man die Anhänge an die Termine nur löschen, indem man die einzelnen Termine anklickt? Wäre auch bei mir eine Option.

Ich hab's bisher nur so gemacht, Ellen.
Kann mir auch eigentlich nicht vorstellen, dass es auch anders geht.

Wenn man in Outlook Mails einfach so in die normale elektronische Ablage ziehen kann, dann ist doch alles bestens. In Lotus Notes geht das nämlich nicht. Klar kann man die Anhänge lösen und separat abspeichern, aber den dazugehörigen Mailtext müsste man dann erst noch in pdf umwandeln und separat abspeichern. Das ist ein Riesenaufwand, den ich nur mit ganz wichtigen Sachen betreibe.

Bei meinem Chef lasse ich alles im Eingang stehen (der Versuch, mit einer Ordnerstruktur zu arbeiten, ist gescheitert). Er hat über 5.000 MB Plattenplatz für seine E-Mails, reicht gerade so.

Ich habe mir eine Ordnerstruktur gemacht, wohin ich alle Mails verschiebe. Im Eingang bleiben nur die kurzfristig zu bearbeitenden Mails stehen, die meisten wandle ich in Aufgaben um und lasse sie mir rechtzeitig wiedervorlegen. Das Archiv hat diesselbe Ordnerstruktur (passt sich automatisch an), so dass ich auch ältere Mails wiederfinde.