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Hilfe, hab ein Brett vorm Kopp - könnt ihr bitte drüber lesen, irgendwie klingt das nicht schön ...

Sehr geehrte Damen und Herren,

Das XYZ Meeting steht an, gern würde ich den Termin mit Ihnen abstimmen.

Geplant ist nachmittags zu starten und am nächsten Morgen weiter zu machen. Bitte prüfen Sie, ob Sie entsprechend am XXX Zeit haben. Agenda und weitere organisatorische Punkte werden Ihnen dann zeitnah mitgeteilt.

Bitte geben Sie mir eine kurze Rückmeldung, ob Sie am XXX verfügbar sind.

Freundliche Grüße
Ich

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Liebe Grüße
uma

Ich würde es so formulieren:

Betreff: Abstimmung des nächsten XYZ-Meetings

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir planen das nächste XYZ-Meeting am 1. und 2. Juni. Am ersten Tag wollen wir erst um 14:00 Uhr/am Nachmittag starten.

Bitte geben Sie mir eine kurze Rückmeldung bis zum 30.05.2011, ob Sie diesen Termin einrichten können.

Die Agenda und weitere organisatorische Punkte werden wir Ihnen rechtzeitig zusenden.

Freundliche Grüße

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_ K ä f e r

Danke - manchmal ist es so einfach ...

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Liebe Grüße
uma

Jau. Aber das kennen wir doch alle. Auf einmal will es nicht gelingen, obwohl es keine große Sache ist. Dafür sind wir doch füreinander da.

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_ K ä f e r

Es ist halt das Einfache, das so schwer zu machen ist. Oder wie olle Göthe schon wusste: Es ist schwerer einen kurzen Brief zu schreiben als einen langen.

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Liebe Grüße
Kiki

Kiki, so ist es.
Es fehlt nur noch im Satz die Angabe mit dem Meetingende am nächsten Tag, aber das schreibe ich dann so rein.

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Liebe Grüße
uma