Hilfe, hab ein Brett vorm Kopp - könnt ihr bitte drüber lesen, irgendwie klingt das nicht schön ...
Sehr geehrte Damen und Herren,
Das XYZ Meeting steht an, gern würde ich den Termin mit Ihnen abstimmen.
Geplant ist nachmittags zu starten und am nächsten Morgen weiter zu machen. Bitte prüfen Sie, ob Sie entsprechend am XXX Zeit haben. Agenda und weitere organisatorische Punkte werden Ihnen dann zeitnah mitgeteilt.
Bitte geben Sie mir eine kurze Rückmeldung, ob Sie am XXX verfügbar sind.
Es ist halt das Einfache, das so schwer zu machen ist. Oder wie olle Göthe schon wusste: Es ist schwerer einen kurzen Brief zu schreiben als einen langen.