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Ein herzliches Hallo an alle!

Habe mal eine Frage, bin seit 3 Jahren in der Firma und hab bis jetzt die Auftragsanlage und CRM Verwaltung gemacht.
Seit Mittwoch werde ich darauf vorbereitet Assistentin der Geschäftsleitung zu werden, mit praktisch null Ahnung.

Kurse wie Excel, richtige Formulierung beim schreiben von Geschäftsbriefen, das wird mir alles bezahlt.

Mein eigentliches Problem jetzt momentan ist, wie organisiere ich meine Arbeiten am besten, wie lege ich es richtig ab damit ich auch alles gleich wieder finde, es ist momentan ein totales Chaos, weil ich noch nichts so richtig organisiert habe, kann mir da vielleicht wer kleine hilfreiche Tips geben?

Danke schon mal und noch schönen Abend aus Schlüßlberg

zuerst einmal: servus aus graz!

zuerst solltest du mal mit deinem chef klären, inwieweit und wie du ihn wobei unterstützen sollst und wie er sich die zusammenarbeit vorstellt. bist du in einer kleineren firma oder ist das ein größeres unternehmen?

- sollst du aller unterlagen fix-fertig (vorgekaut ) vorbereiten und präsentationen für ihn machen? oder will er nur div. zettelchen und one pager?
- wie läuft bei ihm bzw. bei deiner vorgängerin (falls vorhanden) das terminmanagement?
- wie organisiert ist dein chef selbst? (ich mein jetzt chaotisch oder nicht *g*)
verwendet er einen blackberry, outlook, mail oder ist er von der alten schule mit papierkalender?
- willst du die ablage in papierform oder elektronisch? (habt ihr irgendwelche dazugehörigen (gesetzlichen) vorgaben/normen/standards?)
- welche besprechungen sind serientermine, für welche besprechungen muss (ev. von dir) ein protokoll erstellt werden?
gibt es von solchen besprechungen bereits protokolle? (damit du dich in alles einlesen kannst und schon mal in die themen reinschnuppern kannst.)
- macht dein chef dienstreisen? wie läuft die organisation dieser reisen ab?
- gibt es kundenbesuche, die du organisieren musst?
- bei den unterlagen: sind das viele kleine vorgänge oder nur einige, dafür größere projekte? wie wurden die sachen bisher sortiert?

das sind nur ein paar punkte, die mir so auf die schnelle einfallen. am besten ist, du holst dir so viele informationen vom chef, seinen direkten mitarbeitern, seiner bisherigen assistentin, etc. - und von uns.

lg dotty

ps: darf ich fragen, welches crm-system ihr benutzt? ich wurde nämlich vor einiger zeit mit der administration unseres crm-systems "beglückt".

Willkommen hier bei uns. Mein Tipp ist:

Hast du es eilig, gehe langsam. Sprich: Schau dir alles in Ruhe an. Überlege dir in Ruhe, auch nach der Arbeit, wie du dich organisierst, wie war es bisher, kommst du damit klar, findest du dich zurecht oder ist es nur Chaos. Ich habe bei meinen diversen Stellen auch anfangs nicht gewusst, wie, was, wo und überhaupt. Ich habe so manches von mir angefangene System optimiert, umgeschmissen und verändert. Das kommt mit der Zeit. Denn erst mit der Zeit merkt man, wie der Hase läuft, worauf es ankommt.

Begonnen habe ich meistens damit, dass ich mir Projektordner angelegt habe. Mit den Unterkategorien, die sich ergeben haben. Z.B.

SV allgemein
Anfragen
Rückmails
Drucker und Übersetzter (also was ich an die jeweiligen verschickt habe).

Das hing sehr von den jeweiligen Projekten ab.

Ich hatte auch den Ordner Presseberichte 2009. Darunter waren die Ordner nach den jeweiligen Presseberichten aufgelistet, und darunter manchmal noch Unterordner, war aber meist nicht nötig.

Meist habe ich neu strukturiert, wenn ich gesehen habe, ich verliere den Überblick. Die Routine, wie von Anfang an richtig die Ordner anlegen, kommt mit der Zeit.

Wichtig ist auch, sich anfangs nicht verrückt zu machen. Du steigst neu ein, und es braucht einfach seine Zeit, bis du durchblickst. Radfahren lernt man auch nicht in dem Augenblick, in dem man sich auf's Rad setzt.

Und du hast immer noch uns, die dir gerne helfen.

Also erstmal herzlich willkommen und Glückwunsch zum neuen Job!
Zusätzlich zum schon Gesagten: Alles aufschreiben! Todo-Listen machen und abstreichen, was erledigt ist.
Vielleicht hilft dir ein kleines 2-Tages-Seminar, z. B. Chefentlastung (hat mir damals viel gebracht, war damals auch Quereinsteigerin in Sekretariat, hatte vorher schon ganz viel gemacht, und saß wie du im Chaos, weil ich noch nie einen Chef 1:1 betreut hatte). So nach und nach habe ich mein System gefunden. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Und frag ruhig immer wieder hier, da wirst du geholfen.

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Liebe Grüße
Kiki

Noch ein Tipp, fällt mir gerade so ein:

Ich hatte einen DIN A5 Block, in dem ich alles notiert habe. Wenn was erledigt war, habe ich es durchgestrichen. Waren Vorder- und Rückseite des Blattes komplett abgehakt, habe ich die äußere Ecke abschnitten. So sah ich immer, was noch offen war, anhand der nicht abgeschnittenen Ecken. Manchmal habe ich die Dinge neu notiert. Denn manches ist nicht so wichtig gewesen, sollte aber doch abgearbeitet werden - irgendwann .

Vieles ist oben schon gesagt. Ich schreibe auch Punkte die ich machen muss auf und hake sie ab oder eben auch im Kalender eintragen mit Erinnerung - dann geht nix verloren.
Vorab mal die Vorgänger(in) fragen, wie beschrieben den Chef fragen was er genau wie will und auch alles festhalten. So nach und nach kommt das schon und wenns brennt hier anfragen. Ist schwierig was zu sagen wenn wir nicht genau wissen was du machst/machen musst.
Die Idee mit dem Chefentlastungsseminar ist gut - mach da ruhig mal 1-2 verschiedene, das hilft dir auf alle Fälle.

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)

Als umweltbewusste Sekki schreibe ich keine Zettel. Rückrufe werden per Email erbeten, To-doListe läuft über Outlook-Aufgaben, Termine über Outlook Kalender, kurze Notizen über die 'Notiz-Funktion'

Es hat einen Moment gedauert, alle umzustellen und auch die E-Mail Anlagen Verschickerei abzustellen. Zu bearbeitende Dateien werden (nur noch) auf Serverplätzen abgelegt und der Dateipfad mit Aufgabenstellung bekannt gegeben.

Aber es wird immer den 'Einen' geben, der ein E-Mail ausdruckt oder eine Tabelle verschickt. *seufz*

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Helmine
Stromausfall ist die Gelegenheit mit Ihrem Fön zu baden. (Rainald Grebe)

Helmine, alle Achtung, davon kann ich hier nur träumen ... hier wird jede Mail gedruckt, und wehe wenn nicht

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Liebe Grüße
uma

Helmine, ich gehöre ja auch zur Ökofraktion, aber die Papierflut konnte ich noch nicht konsequent eindämmen, auch bei mir nicht. Von Flyern oder Broschüren und zum Korrekturlesen brauch ich immer noch reales Papier.

Silvia, gutes Gelingen!

Unser GF hier, 49 Jahre alt, will jedes Mail mit Anhang ausgedruckt haben. Ca. 10-40 pro Tag!!

Total gaga.

Männer haben E-Mail erfunden, um a) effizienter zu arbeiten, b)schneller Post zu haben und c) um den Traum des papierlosen Büros zu verwirklichen - und sabotieren ihre eigene Erfindung.

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Helmine
Stromausfall ist die Gelegenheit mit Ihrem Fön zu baden. (Rainald Grebe)

Helmine, ich glaube nicht, dass ein Chef, mit dem man zusammen in einer Besprechung sitzt, erfreut ist, wenn man nach jedem besprochenen Punkt raus zum PC läuft und das Ergebnis notiert. Dazu brauche ich einen Block. Ebenfalls ist es schneller für mich, wenn jemand anruft und ich einfach den Block greife, darauf notiere was nötig ist anstatt ihn/sie bitte einen Moment zu warten, bis ich das passende Programm aufgerufen habe.

Was Ablage angeht, bin ich bei dir: Ich versuche alles so weit wie möglich nur noch elektronisch abzulegen. Und die Kollegen, die unbedingt einen Ausdruck wollten, durften das selber machen.

Zum Korrektur lesen brauche ich auch was ausgedrucktes.

Doch es ist schon so, wie ihr schreibt: Viel überflüssiges Papier wird generiert - und bevorzugt von Männern .

Die moderne Sekki tippt auf einem Laptop das Protokoll gleich mit
Wenn ein Großkunde zu uns zum auditieren kommt, hat er oft eine nette Dame dabei, die 1:1 mittippt, was im Audit gesagt wird.

So schnell möchte ich mal tippen können *seufz*

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Helmine
Stromausfall ist die Gelegenheit mit Ihrem Fön zu baden. (Rainald Grebe)

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Aber wenn du kurz Rücksprache hast tippst du ja kein Protokoll - da musst du ja kurze Notizen machen für Erledigungen - außerdem hab ich kein Laptop und mein Chef will auch alle Mails ausgedruckt haben.

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Solange es Haare gibt, liegen sich die Menschen in denselben. Heinz Erhardt

Liebe Grüße Sandrinchen (Quarkschneggle)